Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Защита прав потребителей - Как написать служебку на покупку инструмента

Как написать служебку на покупку инструмента

Служебная записка о необходимости приобретения оборудования

Содержание — Организация бизнеса — Кадры — Документы — Как написать служебную записку на приобретение оборудования Желая наладить систему коммуникации между подразделениями, наниматели должны позаботиться о существующем внутри предприятия документообороте. Так, кадровый отдел должен иметь образцы документов и предоставлять их в случае, если сотруднику требуется донести информацию до коллеги или начальника. Одной из таких бумаг стала служебная записка о замене вышедших из строя или устаревших основных средств.

Работникам и нанимателям следует знать, как написать служебную записку на приобретение оборудования.Под служебной запиской понимается специализированный документ, служащий средством внутренних деловых переписок между представителями одной или внешних – между несколькими компаниями.Основной задачей служебной записки является донесение информации от одного сотрудника другому.

Так, члены коллектива вправе оформлять служебные записки в условиях, когда им что-либо требуется.

Например, дополнительное или новое оборудование.Помимо этого, записка также может содержать факты и предложения по совершенствованию производственного процесса.Преимуществом использования служебных записок является факт наличия документального доказательства освещения той или иной проблемной рабочей ситуации. Также записка может стать доказательной базой в суде, если наниматель превысит свои полномочия относительно тех подчиненных, которые доносили до него сведения. Несмотря на то, что законодательство не предусматривает обязательного использования служебных записок и их регистрации, большинство предприятий, тем не менее, проводят регистрацию подобных бумаг в соответствующих журналах.

Они также являются дополнительным доказательством подачи документа.

В данном регистре также возможно отметить срочный характер записки, что повысит вероятность оперативного разрешения проблемы. Форма записок и журнала законодательством не регламентируется.

Поэтому на практике наниматели нередко закрепляют особенности и нюансы составления рассматриваемой документации в локальных нормативах.Если же местные акты не содержат информации о заполнении данных бумаг, субъект должен опираться на общие правила составления официальных документов.Служебная записка может составляться как от руки, так и в печатном виде. Основным требованием остается наличие подписи составителя, проставленной от руки.Записка на приобретение оборудования уместна в тех условиях, когда конкретный материальный ресурс структурного подразделения больше не отвечает требованиям (срок его эксплуатации подходит к концу или он вышел из строя).Ответственность за наличие и техническое состояние указанного ресурса в подразделении должен нести управленец отдела или компании.Так, например, если сотрудник замечает, что его спецодежда больше не защищает его на должном уровне ввиду физического износа, он вправе запросить у непосредственного нанимателя покупку новой.Зачастую ко всем служебным запискам предъявляются одинаковые требования в части оформления и порядка предоставления управленцу.В частности, к подобным требованиям относится следующее:

  1. в случае, когда подобная практика актуальна для конкретного предприятия, в таблице также необходимо указывать дополнительные сведения, например, артикул;
  2. помимо прочего, обязательными реквизитами являются ФИО и должности начальника подразделения и составителя.
  3. если запрос на приобретение какого-либо оборудования носит массовый характер, то перечень требуемых атрибутов уместно приводить в табличном виде;
  4. в таблице должны содержаться не только названия всех запрашиваемых материалов, но также и единица измерения, а также объем требуемой поставки;
  5. оформление записки происходит в вольном формате. Для этого можно использовать обычный лист А4. Впрочем, возможны ситуации, в которых локальный норматив фиксирует необходимость оформления записки на фирменном бланке (это характерно для бумаг внешней направленности). Прежде чем писать, субъект должен удостовериться в факте наличия локальной регламентации;

В основном тексте служебной записки также уместно обозначить и обосновать необходимость приобретения нового оборудования или материалов. В случае наличия, также можно приложить документальное доказательство подобной потребности.Текст бумаги должен быть лаконичным и четким, не должен содержать в себе ошибки и лирические отступления.

Форма речи должна быть деловой, не содержать длинных предложений, а также несвойственных деловому стилю оборотов.Служебные записки на закупку различных товаров и материалов для предриятия могут отличаться в зависимости от предметов запроса, касаясь:

  • Покупки спецодежды. В данном случае требуется обозначить конкретное количество элементов одежды для приобретения, а также привести достаточные аргументы, которые бы оправдывали необходимость закупки.
  • Закупка канцтоваров. Данный вид записки является наиболее распространенным. Нередко кадры опускают необходимость ее составления. Однако, подобное нежелательно, ведь совокупные траты на подобные нужды значительны.
  • Приобретение мебели. Важно указать, для какого отдела она требуется, а также, по возможности, привести доказательства об износе имеющихся мебельных элементов (по факту инвентаризации).
  • Закупка оргтехники и/или телефонов. Важно обозначить, какой именно отдел нуждается в данном оборудовании, а также в каком состоянии находится текущая техника. Кроме того, марка оргтехники также имеет важное значение и должна указываться.

На практике служебная записка о необходимости приобретения оборудования выглядит следующим образом:Пример 1.Руководителю ООО «Караван верблюдов» Целик Нине Павловнеот начальника информационного подразделенияВладимирова Антона ДмитриевичаСЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 20о приобретении мебелиПрошу Вас закупить офисные столы в количестве 4 шт. для информационного подразделения ООО «Караван верблюдов». В данный момент в информационном отделе имеются два стола, которые практически износились: на одном имеется трещина поперек столешницы, второй вручную собран сотрудником информационного отдела, и не является устойчивым.

Копию результатов инвентаризации прилагаю.С уважением,Владимиров А.Д. Владимиров А.Д.14.02.2019г.Пример 2.Руководителю ООО «Точка безубыточности»Кацу Юрию Эдуардовичуот начальника производственного подразделенияСветлакова Федора ВалентиновичаСЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 12о приобретении оборудованияПрошу Вас закупить новый токарный станок в количестве 1 шт. для производственного подразделения ООО «Точка безубыточности».

В данный момент в производственном отделе имеется шесть токарных станков, чего остро не хватает для исполнения того объема производственного задания, которое было постановлено перед работниками в начале месяца.С уважением,Светлаков Ф.В. Светлаков Ф.В.13.02.2019г.Скачать образец служебной записки на приобретение оборудования.Таким образом, служебная записка является удобным инструментом донесения до начальника просьбы о приобретении нового оборудования.

Работникам необходимо грамотно составить запрос, после чего наниматель должен исполнить свои обязательства в соответствии с Уставом фирмы. (8 голос., 4,50 из 5) Загрузка…Источник: https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/kak-napisat-sluzhebnuyu-zapisku-na-priobretenie-oborudovaniya.html— Организация бизнеса — Кадры — Документы — Как написать служебную записку на приобретение оборудованияЖелая наладить систему коммуникации между подразделениями, наниматели должны позаботиться о существующем внутри предприятия документообороте.Так, кадровый отдел должен иметь образцы документов и предоставлять их в случае, если сотруднику требуется донести информацию до коллеги или начальника. Одной из таких бумаг стала служебная записка о замене вышедших из строя или устаревших основных средств.Работникам и нанимателям следует знать, как написать служебную записку на приобретение оборудования.Что такое служебная записка и когда она составляется?

В случае того, если сотрудник не выполняет свои обязанности или делает это очень хорошо составляется служебная записка (как и при заключении сделок оформление , являющееся, по сути, опциональной мерой).

В ней главным образом указывается должности и ФИО работника, а также вид наказания или поощрения, после чего соответствующая запись появляется в характеристике на работника, образец которой можно найти по .Но есть и много других случаев.

Например, на приобретение материалов, принтера материальных ценностей канцтоваров и других расходных товаров, на изменение сменного графика, на увольнение из МВД или машиниста по собственному желанию, о введении новой штатной единицы, на премию, об отсутствии на рабочем месте, на списание средств на покупку оборудования или на ремонт помещения, о переводе на другую должность, на выдачу денег подотчет, на обучение, о просьбе выполнения поручения, о штрафе сотрудника, невыполняющего свои обязанности (в последнем случае может потребоваться оформление о возбуждении исполнительного производства, если суд вынес соответствующий вердикт).Если следовать примеру и образцу написания, то в шапке записывается, кому именно она адресована.
Например, на приобретение материалов, принтера материальных ценностей канцтоваров и других расходных товаров, на изменение сменного графика, на увольнение из МВД или машиниста по собственному желанию, о введении новой штатной единицы, на премию, об отсутствии на рабочем месте, на списание средств на покупку оборудования или на ремонт помещения, о переводе на другую должность, на выдачу денег подотчет, на обучение, о просьбе выполнения поручения, о штрафе сотрудника, невыполняющего свои обязанности (в последнем случае может потребоваться оформление о возбуждении исполнительного производства, если суд вынес соответствующий вердикт).Если следовать примеру и образцу написания, то в шапке записывается, кому именно она адресована.

Далее идет наименования (в данном случае два слова — «Служебная записка»). Дата составления и номер — два следующих обязательных поля.

В заголовке к тексту говорится о предмете такого рапорта (он может являться даже одним из важных производственных объектов, указанных в формы Т-3 образца 2018 года). В тексте описывается ситуация и делаются по ней выводы. В конце ставится подпись, а также должность составителя.Если вас интересует, как правильно писать такой акт, то следуйте вышеописанном алгоритму.

Однако при невыполнении должностных обязательств, есть несколько особенностей, в соответствии с которыми пишется этот документ. Так что при нарушениях в работе о стороны сотрудника в заголовке ставится запись «О невыполнении должностных обязанностей». Далее максимально подробно описывается ситуация и предложение по наказанию(выговор, штраф, увольнение).Оспорить наказание, связанное с должностными обязанностями вправе каждый сотрудник.

Однако, чтобы доказать необоснованность обвинений, важно грамотно подойти к данному вопросу.

Получить всю необходимую информацию можно у правоведа из вашего города.

ДеталиДля многих рабочих ситуаций у руководителя должны быть подготовлены бланки.

По ним оформление и составление текста будет вестись проще. Если говорить о командировке, за которую предполагается доплата и увеличения объема зарплаты за текущий месяц, то в таком письме самое важное — указать точное количество дней, которые вы пробыли в указанном месте.

Если вы ехали на собственной машине, то составить акт необходимо по другому шаблону с обязательным упоминанием этого факта.Руководство в таком виде дает задание по ситуации. Составлять конкретные акты необходимо по правилам, после чего следует их исполнение.

Именно такая система должна работать в каждом локальном подразделении.Ст 162 с с последними правками 2018 годаВ таком документе, адресованном на начальника, пишутся слова «довожу до вашего сведения» (упоминаются достижения и заслуги работника).

В ней речь идет о поощрении работника.Например, директор издания обязательно должен совершать оформление дисциплинарного денежного поощрения, если сотрудники ведут удачную переписку с клиентами.Если вы считаете, что достигли прогресса в выполнении своих обязанностей и заслуживаете за это повышение оклада, то составьте таким образом служебную записку. Она пишется на руководителя, там уточняется, за что именно начальник должен пойти на такой шаг в отношении вас.Если возникла необходимость выхода в выходной день определенного сотрудника, то очень точно эта необходимость описывается в обращении.

А уже далее по желанию начальника следует ответ о согласии или несогласии, ведь за этот день директору нужно будет выделить средства на возмещение сотруднику.Повышение заработного оклада в таком случае — обязательство директора.Так как в командировке зачастую присутствуют затраты, то все они должны возмещены.

Поэтому сотрудник, который побывал там, должен написать акт с точным описанием всех затрат, которые были им сделаны.

Особенно важно это, если вы ездили в нее на личном автомобиле. Заполнять его нужно строго по законодательству.Если вы выполняете больше работ, чем полагается вам по должности, то за это также обязательно должно быть вознаграждение. Составляется рапорт по вышеприведенному алгоритму, где указывается, что именно вы делаете, после чего пишется просьба о доплате.Чтобы правильно оформить такие документы, согласно требованиям и правилам ТК РФ (Трудовой кодекс), его нужно скачать.
Составляется рапорт по вышеприведенному алгоритму, где указывается, что именно вы делаете, после чего пишется просьба о доплате.Чтобы правильно оформить такие документы, согласно требованиям и правилам ТК РФ (Трудовой кодекс), его нужно скачать.

Все основные документы во всех случаях вносятся в журнал регистрации.

Как вы поняли писаться они должны по ГОСТу и их есть несколько видов.Вышестоящий руководитель подразделения или отдела рассматривает докладные и составляет приказы и положения. Важным основанием для принятия решения являются объяснительные. Если хотя бы один деловой документ пишется по ненадлежащему формату, то это причина для того, чтобы вопрос откладывался.Это предусмотрено для того, чтобы в каждом внутреннем структурном отделе была дисциплина, чтобы все выполнялось строго правильно по инструкции.

Наличие этого факт — большой плюс для компании.Похожее Образец заполнения заявления на РВП нового образца 2016 года, заявление на квоту на РВПРазрешение на временное проживание значится как основной доку… К основным документам, которые необходимо написать самому, при желании попасть в компанию, в которой хочешь работать – резюме и сопроводительное письм…После рождения ребенка у новоиспеченных родителей появляется много приятных хлопот, одна из них – оформление свидетельства о рождении малыша. Свидетел…Торговые организации для осуществления товарных операций используют в своей работе бланк – Товарно-транспортная накладная (ТТН), форма 1-Т. Накладная…В любой организации возникает ситуация, когда сотрудникам нужно оповестить руководство о возникших проблемах, пояснить возникшие обстоятельства или предложить пути решения рабочих вопросов.

Для этого и используют этот документ.

В статье мы подробно разберем, как правильно написать служебную записку, образец вы сможете скачать бесплатно.Они бывают:

  • Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
  • Докладные. Она пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
  • Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.

Причиной создания является инициатива сотрудников, но может быть устное или письменное указание руководителя.Давайте разберемся, как написать служебную записку, образец составим для бюджетной организации. В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу.

Они пишутся в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.Форма служебной записки (образец) должна содержать необходимые реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации.

Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика.

Рекомендуем прочесть:  Модно ли мне вернуть деньги за очки

Служебная записка «Довожу до вашего сведения…» не отвечает требуемым высоким этическим нормам. Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например:

«Вчера, 15.08.2018, было сорвано занятие в учебном классе из-за…»

.Часто возникает вопрос, если в учреждении принят электронный документооборот, как писать служебную записку, образец ее оформления тот же, и чем он отличается от бумажного?

Оформление в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте можно запросить уведомление о том, что он прочитан адресатом.Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов:

  • Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.
  • Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.
  • Сотрудник создает служебку.
  • Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами, например со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
  • Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, при этом отдает поручения, если они необходимы.

Если директор не написал отказ, только его положительная резолюция является основанием для принятия каких-либо мер или выполнения работ.Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора составляет служебку на имя руководителя учреждения.

Ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования. При прочтении директор может поставить свою резолюцию о том, что надо составить список лиц для доступа, или отдаст распоряжение подготовить временные пропуска.

Мы рассказали, как пишется служебная записка, пример для бюджетников приводим ниже.Источник: https://tmzs.ru/sluzhebnaya-zapiska-o-zakupke-oborudovaniya-kak-napisat-sluzhebnuyu-zapisku/Достижение цели в командной работе зачастую сопровождается конфликтами, столкновениями мнений, выходом за рамки формальных правил.Зачастую подобные конфликты в дальнейшем своём продолжении имеет как положительное, так и отрицательное влияние как на процесс производства, так и на саму организацию.Имея множество вариантов развития производственных конфликтов, все же для менеджеров и управленцев важно в ситуации конфликта не упустить время и не поддаться эмоциям, сохранить управляемость коллективом, и в то же время правильно отреагировать и прогнозировать дальнейшее развитие ситуации.Нужно правильно и грамотно оформить участвующим в конфликте сторонам свои мысли, обосновать претензии и донести до компетентных структур в форме докладной записки.

[3]Наиболее полным было бы определение понятия «докладная записка» как документа произвольной формы информационного или справочного содержания, адресованного руководству, другим структурным подразделениям или организациям с сообщением проблемного вопроса, кратким его описанием, выводами и прогнозами развития ситуации, а также предложениями автора по разрешению возникшей проблемы.И, хотя в законодательстве четко не определены требования к порядку составления «докладной записки», это ни в коем случае не означает, что такой документ не может быть составлен.Вместе с тем следует четко понимать что:

  1. «докладная записка», как документ, должна иметь четко определенного адресата, то есть должностное лицо, которому оно адресовано, кто по своим функциональным обязанностям и должностным инструкциям уполномочен рассматривать и принимать решение по данному вопросу.
  2. «докладная записка» является документом, имеющим определенную юридическую силу, то есть написавший должностную записку сотрудник несет ответственность за правдивость и объективность изложенных в ней фактов, берет на себя обязательство участвовать в рассмотрении изложенных в записке фактов, давать необходимые пояснения. В то же время администрация несет ответственность за обязательное рассмотрение изложенных в документе фактов и обстоятельств, и принятия взвешенного, юридически правильного решения.

Докладные записки, адресованные руководству предприятия, или руководителям других структурных подразделений организации называются внутренними. В них, как правило, поднимаются вопросы, связанные с производственными проблемами предприятия.Внутренняя докладная записка составляется на простом листе А-4, или же на формальном бланке подразделения предприятия.Такая записка должна обязательно иметь:

  1. наименование структурного подразделения предприятия;
  2. название документа – «Докладная записка»;
  3. дату составления (в случае круглосуточной работы и время);
  1. заголовок к тексту – позволяет быстро сориентироваться в ситуации, описываемой в записке, раскрывающей ей содержание;
  2. подпись составителя докладной записки, указание занимаемой должности, фамилии и инициалов разборчиво;
  3. текст обращения – четкое, логическое изложение проблемы, с последующими выводами и предложениями по дальнейшим действиям;
  4. адресат – обязательное указание конкретного лица, кому она адресована;

Внешняя докладная записка является документом, направляемым за пределы организации, в главный офис, и оформляется на официальном бланке организации.Документ составляется от имени руководителя предприятия, подписывается им и проходит регистрацию в соответствии с правилами регистрации корреспонденции, ему присваивается регистрационный номер.Внешняя докладная записка имеет такие же, как и внутренняя докладная, основные формально обязательные элементы, но с учетом того что такой документ направляется в другую организацию дополнительно вводятся :

  1. указание исполнителя документа, телефон;
  2. регистрационный номер, индекс;
  3. адресат – лицо к кому обращается;
  4. подпись руководителя предприятия (организации) или лица уполномоченного на ведение переписки от имени предприятия;
  5. место составления документа;

Анализ основных производственных ситуаций показывает, что докладные записки по цели составления могут быть:

  1. отчетные – для таких записок характерно четкое изложение результатов работы, исследования, выполнения различных распоряжений и указаний руководства.
  2. инициативные – целью такого документа является побуждение администрации к принятию решений, в составлении, как правило, излагаются 2-3 факта, с кратким анализом влияния на ситуацию, делаются выводы и составляются предложения и рекомендации.
  3. информационные – такие документы информируют руководство о различных деталях и ситуациях, как правило, такие докладные составляются систематически и носят аналитический характер.

Однако это правило не должно ущемлять права остальных сотрудников и работников предприятия обращаться к руководству.Составляя докладную записку, следует помнить, что в таких документах следует употреблять общепринятую деловую лексику, не использовать разговорные обороты и профессиональный сленг. Даже о самых неприятных моментах следует сообщать сдержанно, без эмоций.Не следует слишком подробно расписывать ситуацию, в докладной записке достаточно лишь кратко описать проблему.

Как правило, такой документ составляется на одном листе А-4.В написании докладной записки руководствуются следующими правилами:

  1. в заключительной части делаются выводы и предложения;
  2. текст разбивается на вводную, основную и заключительную части.
  3. в основной части проводится анализ сложившейся ситуации;
  4. в вводной части излагаются факты, описываются события, побудившие автора к созданию документа;

Рассмотрение докладной записки соответствующим руководителем влечет наложение соответствующей визы и принятия конкретного решения – издания приказа, внесения изменения в правила, утверждение плана мероприятий.Заместителю директора по транспортуДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА [2]О премировании сотрудников по результатам обслуживания автотранспортаВ соответствии с Планом обслуживания автотранспортной группы пассажирских и грузовых перевозок проведено обслуживание 24 единиц автомобилей предприятия(100% от запланированного объема).Грамотная организация обслуживания автотранспорта в секторе грузовых перевозок, позволила существенно сократить время обслуживания и простоя транспорта.Кроме того, руководителем сектора Петровым С.М. за счет внутренних резервов и сил сектора организованы и проведены работы по ремонту гаражных стоянок и уборке территории парка машин.В связи с вышеизложенным, прошу Вас рассмотреть вопрос о премировании работников сектора грузовых перевозок премией в размере 20% оклада по итогам полугодия.Прошу снятия наложенного 13.04.2014 на водителя Носова В.А.

взыскания за систематическое опоздание из рейса.Главный механик службы автотранспорта (подпись) Дейс Р.С.Для решения различных производственных и организационных вопросов существует внутренняя служебная переписка. В процессе ведения документации составляются различные служебные записки.Это могут быть также объяснительные записки, докладные, распоряжение и т. д. В большинстве случаев эти внутренние документы очень близки за характером написания, только в зависимости от конечной цели и причины написания носят различный организационно-правовой характер.Если служебная записка имеет конкретное назначение или фиксирует расходы финансовых средств, то она в обязательном порядке прилагается до общей бухгалтерской отчетности (на основании конкретного факта бухгалтерия фиксирует и совершает расходно-приходные операции).Служебные записки различного характера помогают оперативно решать различные текущие вопросы и является подтверждающим документом конкретных фактов.Согласно законодательной базе (ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации» Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов») служебная записка должна иметь:

  • указание на кого направлен документ (должностное лицо, структурное подразделение или конкретную организацию);
  • сам текст;
  • название адресата (конкретно кому направлен документ);
  • название документа (в данном случае указывается «Служебная записка»);
  • номер регистрации служебной записки;
  • дата и подпись, кто составлял служебную записку (обязательно нужно указывать должность);
  • дату написания;
  • заголовок к тексту (пример: «О покупке канцтоваров для отделения», «О дисциплинарном взыскании» и т.д);

При написании служебной записки нужно придерживаться следующих правил:

  1. правильное указание всех реквизитов;
  2. строго придерживаться официального стиля написания;
  3. составлять документ в правильной последовательности;

Служебную записку могут составлять как простые рабочие, так и руководящий состав организации. Это документ, который регулирует связь объектов при горизонтальном управлении.Основные цели написания служебных записок — это решение текущих организационных проблем, связанных с хозяйственным управление, материально-технической базой, информационным обеспечением, дисциплинарном взысканием и т.

д.Зачастую ведущие организации используют систему электронного документооборота для фиксации различных данных и фактов: программисты разрабатывают специальную программу, работки организации регистрируются благодаря логину и паролю (их предоставляет отдел кадров) и, зайдя в определенный раздел программы по документообороту, сотрудник выбирает раздел «Служебная записка» и уже заполняет недостающие поля.Удобство применения электронного документооборота оценили многие компании, так как:

  1. экономия на бумаге и аренде хранилищ и т. д;
  2. автоматически присваивается номер документа (его карточка);
  3. для поиска конкретного документа достаточно знать минимальный набор информации;
  4. все документы хранятся в электронном архиве (в основном по годам);

Но многие организации до сих пор пользуются бумажными носителями при написании служебных записок.В отделе кадров зачастую находятся уже готовые примеры служебных записок для различных целей и сотруднику только нужно обратиться к ответственному кадровику и указать причину написания его служебной записки.После написания служебной записки, она регистрируется ответственными сотрудниками, далее поступает на рассмотрение ответственным лицам (которые отмечают факт прочтения и ставят соответствующие пометки) и после всего этого она отправляется адресату.

Адресат уже ставит свою резолюцию («Согласовано», «Отклонено», «Рассмотрено», «Исполнено» и т.д. В зависимости от цели написания служебной записки и конечного результата действия после обращения сотрудником компании).Директору ООО «Росток» Самелюк Анатолию Петровичу менеджера отдела продаж ООО «Росток» Кузнецовой Оксаны Ивановны ( можно указать паспортные данные, адрес проживания или рабочий адрес, табельный номер сотрудника, что присваивается при приеме на работу) от 25 декабря 2014 г.№ 31 от 25.12.2014 (регистрационный номер)Служебная запискаИсточник: https://bibirev.ru/sluzhebnaya-zapiska-ob-obespechenii-sohrannosti-oborudovaniya-kak-pishetsya-sluzhebnaya-zapiska-primery-i-p/Практически каждому сотруднику в той или иной организации приходится хотя бы иногда сталкиваться со служебными записками. В случаях необходимости оповещения отделений внутри компании о необходимости закупить новое оборудование, выполнить ремонт или диагностику старого, либо же списать уже отработавшее свое составляется служебная записка.

Что представляет этот документ, как его написать и правильно зарегистрировать, мы и рассмотрим в этой статье.Дорогие читатели!

Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !Она представляет собой внутренний документ, служащий для общения сотрудников фирмы между собой и передачи необходимой информации, касающейся технологического процесса.

При этом статусы сотрудников (или отделов организации) должны быть равнозначны между собой.Если же документ подобного содержания подается вышестоящему руководству, то он уже считается не служебной запиской, а докладной. Служебные записки, в отличии от докладных, служат для связи между различными отделами организации или ее отдельными сотрудниками по горизонтали. Таким образом, составлять записки может любой работник или начальник подразделения.

Записки, как правило, предназначаются для информирования соответствующих лиц о различных технических или организационных моментах, выполнить которые необходимо в ближайшее время.Такие служебные записки, как правило, составляются лицами, работающими на данном оборудовании либо несущими за него ответственность.

В качестве их получателя чаще всего выступают ремонтные бригады, в зоне ответственности которых находится вышедшая из строя техника.Ниже указывается короткий заголовок, в данном случае «О выходе из строя оборудования». После него идет весь основной текст, рассказывающий о случившемся (например:

«во время начала рабочей смены не удалось запустить станок, самостоятельно причину установить не удалось…»

и так далее).В конце текста обязательно указывается просьба, которую необходимо выполнить или на что обратить внимание (например: «прошу выслать ремонтную бригаду в цех…») Заканчивается служебная записка ФИО работника, ее составившего, а также его подписью.Более детально о том, когда нужна служебная записка о неисправности, на приобретение или замену компьютера и как ее составить по образцу, узнайте в этом материале.При оформлении такой записки следует придерживаться общего правила их заполнения. Вся шапка записки берется как и в предыдущем примере – с указанием ФИО и должностей ее составителя и получателя, с проставление даты и заголовком (в данном случае следует указать «О покупке нового оборудования»).Само основное содержание должно быть примерно следующего характера: «довожу до Вашего сведения то, что в цехе (отделе) число компьютеров (станков либо другого оборудования), является недостаточным для нормальной работы всех сотрудников.

По этой причине прошу рассмотреть вопрос приобретения компьютеров (станков) в количестве 2 штук».Если же новая техника приобретается взамен окончательно вышедшей из строя и не поддающейся ремонту, то тогда и в записке следует отразить эту причину.

В конце записки обязательно ставятся фамилия, инициалы и подпись лица, ее заполнившего.Подробнее о том, как написать служебную записку на приобретение, читайте тут.В случае, если служебная записка подается на списание отработавшей свое техники, то она должна выглядеть следующим образом. Вступление делается точно таким же, как и во всех записках.

Заголовок должен содержать фразу «О списании техники».Основной же текст, если списанию подлежат две и более единицы, удобнее всего будет составить в виде таблицы.

Она должна в обязательном порядке содержать наименование оборудования, его инвентарный или серийный номер, а также его балансовую стоимость.Кроме этого, в таких документах кроме лица, подающего записку, ставит свою подпись и лицо, материально ответственное за данное оборудование.Подробнее о правильном оформлении служебной записки на списание материальных ценностей, основных средств и прочего узнайте тут.Служебные записки подлежат регистрации внутри компании.

Чаще всего для этих целей служит специальный журнал регистрации записок. Он содержит в себе такую информацию: порядковый номер записки, дату, данные о лице, подавшем ее, а также о получателе.

Кроме этого, коротко может быть указано и то, по какому вопросу она была направлена.Начальнику ремонтного отдела Егорову Е. Е.О ремонте оборудования (компьютера)Довожу до Вашего сведения то, что начиная с 17 июля сего года и по настоящий момент один из компьютеров, закрепленный за менеджером Васильевым П.Л.

в отделе продаж, находится в нерабочем состоянии.

Прошу Вас принять срочные меры по его ремонту или замене.Источник: https://lawsexp.com/juridicheskie-sovety/sluzhebnaja-zapiska-o-neobhodimosti-priobretenija.html Поделиться: ЗаписиРубрики

  1. (2 593)

Рубрики

  1. (2 593)

ПопулярноеКонтактыг. Москва Бишинова улица д.568 (800)-457-32-43 © Copyright 2021, Тут юрист.

Все права защищены.

Служебная записка от работника: цели и образец

Служебную записку составляет работник на имя своего непосредственного руководителя или на имя начальника другого подразделения. Она позволяет в короткое время:

  1. уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме;
  2. побудить руководителя принять решение или издать распоряжение.
  3. внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником;

Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть не бездействовал. Рассмотрим основные виды служебных писем:

  1. о запросе информации;
  2. о направлении в служебную поездку или командировку;
  3. о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей;
  4. о премировании сотрудников.

Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма).

Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте. В служебной записке могут содержаться любые вопросы, касающиеся рабочих моментов. Главное правило, которого необходимо придерживаться при составлении, — краткость.

В документе должна четко излагаться суть проблемы, а также пути ее решения. Как правило, текст не должен занимать более 6-7 строк.

Унифицированной формы для бумаги нет, используется произвольная. Несмотря на это, при написании следует учитывать положения ГОСТ Р 7.0.97-2016, которые требуют наличия следующих реквизитов:

  1. описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется записка: «Довожу до вашего сведения.», далее текст должен содержать конкретную просьбу;
  2. вносится дата его составления и номер;
  3. ниже указывается должность и Ф.И.О. составителя, подпись с расшифровкой.
  4. бумага должна содержать шапку. В ней указывается, кому документ адресован (должность и Ф.И.О. сотрудника в дательном падеже);
  5. далее указывается наименование документа;

Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит служебную записку и ознакомится с ней лично.

На многих предприятиях принят электронный документооборот.

Поэтому служебная записка, пример написания которой был выше, может быть оформлена в электронном виде. В этом случае она пересылается на корпоративную почту предприятия.

Дальнейшей сортировкой и пересылкой писем адресатам занимается секретарь. Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников.

В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя.

Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки. Нередко при решении рабочих вопросов возникает необходимость передать важную информацию руководителю. Иногда обстоятельства требуют, чтобы объяснение ситуации, предостережение от ошибок были изложены именно в письменном виде.

При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ. Его составление часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта.

Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть примеры. Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ. Служебная записка о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника.

Она составляется непосредственным руководителем сотрудника на имя директора организации. В документе указываются заслуги трудящегося, просьба о поощрении, данные работника и составителя.

После рассмотрения и принятия положительного решения директор издает приказ о премировании. Если во время работы возникли обстоятельства, из-за которых сотрудник не мог в полной мере выполнять свою трудовую функцию, используется объяснительная.

В ней указываются причины. Служебная записка используется, если сотруднику нужно обратиться к руководителю с просьбой о выделении денежных средств на рабочие нужды. В этом случае в документе излагаются факты производственной необходимости в приобретении материалов.

Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, служебные записки необходимо хранить в архиве предприятия не менее пяти лет.

При необходимости директор организации имеет право продлить срок хранения. Срок хранения бумаг, оформленных в электронном виде, может быть определен уставом компании. : Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера».

Все для бухгалтера.

  1. © 2001–2020, Клерк.Ру.

18+

Как написать служебную записку: примеры и образцы

Мотрой Алена Автор PPT.RU 29 апреля 2021 Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении следует придерживаться определенных правил.

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют.
Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Потребность в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события.

Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия.

При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее. Написать такое письмо вправе любой сотрудник. Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

  1. кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  2. требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  3. были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  4. необходимо отправить кого-то в командировку;
  5. любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.
  6. появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  7. необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;

В целом, что такое служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста.

Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме. Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации.

Перечислим наиболее распространенные виды:

  1. сообщение о направлении в командировку;
  2. предложение о дополнительном премировании;
  3. сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
  4. запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  5. информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, существуют многочисленные виды и образцы служебных записок, в них содержится любая информация, касающаяся рабочих моментов. Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных шаблонов письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства.

Хотя унифицированная форма служебной записки законом не установлена, она обязана соответствовать требованиям . То есть в ней должны присутствовать следующие реквизиты:

  1. дата, подпись и обязательно должность автора.
  2. наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
  3. текст — что необходимо сообщить руководству;
  4. название документа;

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания.

Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым.

Но их разрешается разместить на листе и по-другому. На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта — правильные. Есть и третий вариант.

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели. Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество).

Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается образец служебной записки: довожу до вашего сведения, это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма. Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют. Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов. Непосредственный начальник вправе ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

Непосредственный начальник вправе ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения. Директору ООО «Домострой» Семину И.Г. от начальника отдела продаж ООО «Домострой» Настиной И.А.

Служебная записка 05.04.2019 № 4 г. Санкт-Петербург Об увеличении премиального вознаграждения Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2021 года более, чем в два раза.

В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А. Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины.

Перед вами пример написания служебной записки, из которого видно: непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры. В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте в статье «».

В пакет документов включают и представленный ниже документ. С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Все, кто вернулся из-за рубежа или контактировал с лицом, которое потенциально заражено коронавирусом, обязаны соблюдать режим самоизоляции. Чтобы нахождение дома не расценивалось как прогул — о вынужденном затворничестве следует предупредить работодателя.

Здесь пригодится служебная записка о необходимости самоизоляции сотрудника, ее составляют и отправляют в электронном виде.

В связи с распространением коронавирусной инфекции многие организации переходят или уже перешли на удаленный формат работы.

Если руководитель пока не стремится к этому — сотрудником оформляется служебная записка на удаленную работу с просьбой перевести его на более безопасный режим.

Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя это допустимо.

Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ. Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет.

Следовательно, обязательно надо изучить не только образец, как написать служебную записку от руки, но сказать пару слов об электронных докладных.

Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы.

Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату.

Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении. Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения.

В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — ) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия. Срок хранения отдельных документов продлевается, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия.

Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде. Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.

БУХГАЛТЕРУ: ЛЕНТА КАДРОВИКУ: СТАТЬИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях.

Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного! Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя! Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2021 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования .

Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт. Ошибка на сайте Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+