Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Бухгалтерский учет - Какие документы хранить в распечатаном виде по бухгалтерии

Какие документы хранить в распечатаном виде по бухгалтерии

Какие документы хранить в распечатаном виде по бухгалтерии

Электронные документы: нужна ли их распечатка?

Добавить в «Нужное» Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 4 сентября 2015 г.М.Ю. Гриня, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению Документооборот активно переходит в виртуальную сферу. Все больше документов организации составляются электронно.

Нужно ли их распечатывать, например по завершении отчетного (налогового) периода, или можно оставлять в электронном виде?

Электронный документ признается равнозначным документу на бумажном носителе, когда:

  1. используется усиленная квалифицированная электронная подпись, ; . Правда, в очередной раз касаясь темы электронных документов, Минфин указал, что усиленная подпись может быть и неквалифицированной. Однако в этом случае все-таки рекомендуем оговорить применение усиленной неквалифицированной подписи соглашением сторон.
  2. документы составляются в рамках соглашения между участниками электронного взаимодействия, при этом применяется усиленная электронная подпись (квалифицированная или неквалифицированная), установленная соглашением, ; ; ;

Подробнее о мнении Минфина относительно ЭЦП можно узнать: 2015, № 12, с.

4 То есть наличие электронной подписи — обязательное требование для электронного документа. Если вы обмениваетесь с контрагентом документами, например, по электронной почте или составляете первичные документы с помощью пользовательских программ (Word, Excel и т. п.), то есть без использования электронной подписи, то такие документы нужно обязательно распечатывать и подписывать.
п.), то есть без использования электронной подписи, то такие документы нужно обязательно распечатывать и подписывать.

Без живой подписи на бумаге они не могут быть приняты к учету. Первичные учетные документы, составленные в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, нужно распечатывать; ; :

  1. по требованию госорганов и других лиц, которым в силу законодательства организация обязана представить бумажный первичный учетный документ;
  2. если в силу договора организация должна представить контрагенту документ на бумаге;
  3. когда применяемые форматы не позволяют передать документ электронно. Например, накладные (форма № ТОРГ-12) и акты приемки-сдачи работ (услуг), составленные по утвержденным форматам, в инспекцию могут быть представлены в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Но если документы составляются по своим форматам, то передать их электронно в инспекцию по ТКC невозможно.

Налоговые декларации (расчеты), представляемые в электронном формате по телекоммуникационным каналам связи, так и хранятся виртуально. Налоговый кодекс не содержит требований об изготовлении бумажных копий электронной отчетности.

НДС-документы, составленные в электронном виде, распечатывать по окончании квартала или года не требуется. В налоговую инспекцию они могут быть представлены в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, . Речь идет:

  1. о счетах-фактурах, выставленных или полученных в электронном виде по утвержденным форматам; ; ;
  2. о журналах учета счетов-фактур, книгах покупок и продаж, а также о дополнительных листах к ним, составленных в электронном виде по утвержденным форматам; , , .

*** Таким образом, само по себе окончание отчетного (налогового) периода не является основанием для распечатывания электронных документов, подписанных ЭЦП, в частности налоговых деклараций (расчетов), счетов-фактур, первичных документов, а также иных бумаг, составленных в виде электронного документа, подписанного электронной печатью.

Такие документы можно продолжать хранить в электронном виде и распечатывать только по требованию и при необходимости.

Понравилась ли вам статья?

  1. Нужно больше примеров
  2. Статья появилась слишком поздно
  3. Аргументы неубедительны
  4. Почему оценка снижена?
  5. Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  6. Ничего нового не нашел
  7. Другое
  8. Нет ответа по поставленные вопросы
  9. Слишком много слов
  10. Тема не актуальна
  11. Есть ошибки

Поставить оценку

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

  1. я подписчик электронного журнала
  2. хочу читать статьи бесплатно и попробовать все возможности подписчика
  3. я не подписчик, но хочу им стать
  • , № 13, № 13
  • , № 16, № 16
  • , № 17
  • , № 3, № 3
  • , № 4
  • , № 18
  • , № 13
  • , № 10
  • , № 9
  • , № 23
  • , № 17
  • , № 3
  • , № 12
  • , № 24
  • , № 2
  • , № 19
  • , № 1
  • , № 4

Специфика хранения бухгалтерской документации

Анонсы 9 ноября 2021 Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ».

Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

12 октября 2021 Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ».

Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца. 27 апреля 2017

Экономические субъекты должны обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения, безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

Определяем порядок и сроки хранения бухгалтерских документов. Первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения о ней подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года ( (далее — Закон № 402-ФЗ)).
Первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения о ней подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года ( (далее — Закон № 402-ФЗ)). Сроки хранения электронных документов (регистров) устанавливают в том же порядке, что и для документации, формируемой на бумажных носителях: экономические субъекты должны хранить документы учетной политики, стандарты и другие документы, связанные с организацией и ведением бухучета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз ().

При определении конкретных сроков хранения отдельных бухгалтерских документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв.

(далее — Перечень)) (см. таблицу ниже). Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (). Сроки хранения некоторых бухгалтерских документов

Необходимо также учитывать, что установлен четырехлетний срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов ().

При этом специальные нормы (, ) обязывают плательщиков соответственно налога на прибыль организаций и налога, уплачиваемого в связи с применением УСН с объектом налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего периода его погашения (, ).
При этом специальные нормы (, ) обязывают плательщиков соответственно налога на прибыль организаций и налога, уплачиваемого в связи с применением УСН с объектом налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего периода его погашения (, ).

Некоторые расходы для целей налогообложения прибыли учитываются в течение длительного периода, например амортизация основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА), или имеют отложенный характер (учитываются не в периоде их несения, а на момент реализации активов ()). Амортизация представляет собой равномерный учет в течение сроков использования ОС и НМА расходов, формирующих их первоначальную стоимость (, ).

Расходы должны быть документально подтверждены (). В связи с этим Минфин России разъясняет, что четырехлетний срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества (), должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учета расходов на приобретение такого имущества) (, ).

То есть для целей налогового учета хранить первичные документы, подтверждающие формирование первоначальной стоимости по амортизируемым ОС и НМА, надо как минимум четыре года после их полной амортизации.

При этом специалисты финансового ведомства также отмечают, что согласно Перечню документы об определении амортизации ОС хранят постоянно. Течение четырехлетнего срока () начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (; ).

Это необходимо учитывать и при включении в состав расходов:

  1. убытков, поименованных в и , определяемых на дату реализации имущества и имущественных прав ().
  2. убытков в виде сумм безнадежных долгов (; , ) (первичные документы, подтверждающие их возникновение, должны быть в наличии на дату учета убытка);

На момент реализации также учитывают расходы в виде:

  1. стоимости материально-производственных запасов, прочего имущества в виде излишков, выявленных в ходе инвентаризации, и (или) имущества, полученного безвозмездно, и (или) имущества, полученного при демонтаже или разборке выводимых из эксплуатации ОС, ремонте, модернизации, реконструкции, техническом перевооружении либо частичной ликвидации ОС (, );
  2. цены приобретения имущественных прав и расходов, связанных с их приобретением ();
  3. стоимости приобретения покупных товаров.
  4. цены приобретения (создания) прочего имущества, таких, например, как земельные участки, материальные ценности ( НК РФ);

Вышеизложенное необходимо учитывать при определении сроков хранения документов, подтверждающих затраты на приобретение (создание) ОС и НМА, прочего имущества, имущественных прав, покупных товаров.

Отложенный характер имеют также расходы на приобретение ценных бумаг, так как датой осуществления расходов на приобретение ценных бумаг признают дату их реализации или иного выбытия (). Поэтому документы, подтверждающие расходы на приобретение ценных бумаг, необходимо хранить в течение сроков, определяемых с учетом положений этой нормы (, ). При определении сроков хранения документов необходимо также учитывать, что плательщики страховых взносов обязаны обеспечивать в течение шести лет сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов (; ).

На практике обособить бухгалтерские документы, которые могут храниться четыре, пять или шесть лет, не всегда возможно. Поэтому в бухгалтерии желательно применять в отношении всех документов минимальный срок хранения, равный шести годам (если более длительные сроки не установлены Перечнем). Экономические субъекты должны обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения, безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений ( (далее — Закон № 125-ФЗ); ).

Хранение документов бухгалтерского учета организует руководитель субъекта ().

Порядок хранения первичных документов устанавливают самостоятельно.

Юридические лица вправе (но не обязаны) создать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов (; (далее — Правила)), а могут передать документы на хранение государственным и муниципальным архивам, заключив с ними соответствующие возмездные договоры (, ).

ВАЖНО При организации хранения документов бухгалтерского и налогового учета необходимо руководствоваться Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв.

приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105) в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее, и Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв.

приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). В архиве организации должны храниться документы Архивного фонда РФ (), документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения (п. 2.3 Правил). Указанная часть документального фонда составляет архивный фонд организации.

Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранят в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения после обязательного проведения экспертизы ценностей документов () уничтожают. В исключительных случаях по решению руководителя организации дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передают в архив организации по описям дел, документов или по номенклатуре дел ().

Таким образом, архивные документы организации изначально формируют во всех ее структурных подразделениях (в делопроизводстве), а затем после проведения экспертизы ценностей документов передают в архив организации на хранение либо .

В каждом структурном подразделении организации схожие по содержанию документы и относящиеся к одному вопросу деятельности организации группируют в дела (единицы хранения) (, , ). Законченные делопроизводством дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в архив организации и подлежат оформлению и описанию ().

В зависимости от сроков хранения проводят полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.
Оформление дел на бумажном носителе предусматривает:

  1. подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранят в закрытых твердых папках или в коробках) ();
  2. нумерацию листов дела ();
  3. составление листа-заверителя дела (, );
  4. оформление обложки дела (, ).
  5. составление внутренней описи документов дела (, );

Дела передают в архив организации по описям, составленным в структурных подразделениях.

Только завершенные делопроизводством дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу подлежат полному оформлению (подшивка или переплет, нумерация листов дела, составление листа-заверителя дела и т.д.) перед передачей в архив организации ().

В отношении дел, содержащих документы временных (менее 10 лет) сроков хранения, такого порядка Правила не устанавливают. Такие дела в архив не передают (), их хранят в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения уничтожают в установленном порядке. Исключением являются только случаи, когда по решению руководителя организации дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив организации и подлежат полному оформлению.

Тогда дела сроком хранения до 10 лет передают в архив после окончания календарного года, в котором они были заведены. Таким образом, в общем случае основным требованием к делам, содержащим документы, срок хранения для которых установлен менее 10 лет, является их группировка и оформление в соответствии с порядком ().

Согласно данному порядку в дело помещают документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату. То есть все дела независимо от сроков хранения документов в них должны иметь заголовок. При формировании дела необходимо соблюдать следующие требования:

  1. документы постоянного и временного хранения группировать в отдельные дела (документы временного хранения — отдельно в дела сроком хранения более 10 лет и дела сроком хранения до 10 лет включительно);
  2. включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
  3. группировать в дело документы одного календарного года.

Исключение составляют переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируют в течение всего периода работы лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируют за период созыва; документы образовательных организаций, которые формируют за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность, в пределах театрального сезона; дела фильмов, рукописей, истории болезней.

Приказы по личному составу группируют в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения.

Документы в личных делах располагают в хронологическом порядке по мере поступления; лицевые счета по заработной плате работников группируют в отдельные дела и располагают в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств. Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 сантиметров.

Документы, не передаваемые в архив организации (сроком хранения до 10 лет включительно), могут быть сгруппированы в хронологическом порядке и скреплены, например, в папках-скоросшивателях. При этом на папке должен быть заголовок дела.

Наталья Вахромова, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Источник: Теги: , , © ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года.

Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года. ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г.

Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, . 8-800-200-88-88 (бесплатный междугородный звонок) Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб.

3136), . Реклама на портале. Если вы заметили опечатку в тексте,выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Ваш архив бухгалтерских документов – нерушимые правила

Важное 21 августа 2015 г. 12:59 Марина Ризванова, генеральный директор аудиторско-консалтинговой группы «Уральский союз» Журнал «» № 8/2015 План семинара: Самое большое количество бумаг скапливается в бухгалтерии. И порой архив становится объемным настолько, что новые документы просто негде складывать.

Нужно решить, от каких бумаг можно избавиться, а какие придется хранить еще какое-то время.

Ведь если уничтожить документы раньше срока, нечем будет оправдать затраты. При проверке налоговики снимут расходы и вычеты по НДС, доначислят налоги, штрафы и пени. Поэтому отсчитывать срок хранения надо безукоризненно.

Есть три нормативных документа, которые регулируют сроки хранения бумаг: – Налоговый кодекс; – ; – перечень, утвержденный . Он достаточно большой, но бухгалтеру нужны для работы только три раздела: «Учет и отчетность», «Трудовые отношения» и «Кадровое обеспечение».

Если вы заглянете в кодекс, закон и приказ Минкультуры, то увидите, что каждый из них утверждает разный срок хранения одних и тех же бумаг.

В Законе о бухучете сказано, что компания должна хранить первичные документы, регистры и отчетность в течение того срока, который указан в приказе Министерства культуры, но не менее пяти лет (). За точку отсчета при этом нужно брать не дату составления документа, а 1 января следующего года.

Так написано в раздела I перечня из приказа Министерства культуры. Получается, что хранить бухгалтерские документы (первичку, финансовую отчетность и регистры) нужно как минимум в течение пяти лет.

Но этот срок может быть и больше, если этого требует перечень из приказа Минкультуры (см. таблицу ниже. – Примеч. ред.).

Документы Срок хранения Бухгалтерская (финансовая) отчетность: – годовая; – квартальная Постоянно;* не менее пяти лет (или постоянно*, если компания не сдает годовую отчетность) Учетная политика и документы к ней (план счетов, формы первичных учетных документов и проч.) Не менее пяти лет после года, в котором учетную политику использовали в последний раз для составления отчета Регистры (Главная книга, оборотные ведомости, карточки счетов и проч.) Не менее пяти лет Карточки учета основных средств Не менее пяти лет после ликвидации объекта Книги покупок и продаж, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур Не менее четырех лет с даты последней записи Документы (акты, справки) о приеме выполненных работ по договорам на работы, которые относятся к профильной деятельности компании В течение пяти лет после истечения срока действия договора Счета-фактуры Не менее четырех лет Отчетность в ФСС Годовые расчеты – постоянно*, а квартальные – в течение шести лет** Отчетность в Пенсионный фонд Минимум шесть лет**, а если у организации нет лицевых счетов и ведомостей начисления зарплаты, то не менее 75 лет Индивидуальные сведения в ПФР на работников Не менее 75 лет Декларации по всем налогам Не менее пяти лет Сведения о доходах физлиц Не менее пяти лет, а если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты – не менее 75 лет Реестр сведений о доходах физлиц Не менее 75 лет Отчетность в статистику: – годовая; – полугодовая и квартальная; – единовременная; – месячная; Постоянно;* пять лет или постоянно* при отсутствии годовых; постоянно*; год или постоянно* при отсутствии иной отчетности Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах Не менее пяти лет Договоры, соглашения и дополнительные документы к ним В течение пяти лет после окончания срока действия (если иное не указано в отдельных статьях ) Доверенности на получение денег и ТМЦ Не менее пяти лет Трудовые договоры и личные карточки работников В течение 75 лет Документы на выдачу зарплаты, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат Не менее пяти лет, а при отсутствии лицевых счетов – не менее 75 Табели, журналы учета рабочего времени Не менее пяти лет (не менее 75 лет при опасных, тяжелых и вредных условиях труда) * В течение всего периода работы компании. ** Перечень требует хранить отчеты пять лет.

Но согласно Закону о страховых взносах компании должны обеспечивать сохранность данных в течение шести лет ().

Поэтому срок хранения отчетности нужно продлить еще на год – с пяти до шести лет. Сохранность документов налогового учета нужно обеспечить строго в течение четырех лет.

Об этом сказано в НК РФ. При этом четыре года нужно отсчитать со следующего дня после окончания налогового периода (года или квартала), в котором компания использовала этот документ. К примеру, у вас на руках комплект от поставщика – счет-фактура и .

Дата выписки документов – 10 августа 2015 года.

Товарную накладную нужно хранить в течение пяти лет. Ведь она является первичным документом.

Вы используете ее не только в налоговом, но и в бухгалтерском учете.

Отсчет начинается с 1 января 2016 года. Поэтому хранить документ нужно до 1 января 2021 года. Срок хранения счета-фактуры – четыре года.

Ведь он не является первичным документом (). Поэтому на него минимальный пятилетний срок из Закона о бухучете не распространяется.

Задача счета-фактуры исключительно налоговая – подтвердить право на вычеты по НДС. К тому же срок хранения в четыре года установлен и в перечне Минкультуры (). Отсчет четырех лет по счету-фактуре начните со следующего дня после окончания того квартала, в котором НДС по документу взяли к вычету.

Допустим, вычет счета-фактуры вы заявили в III квартале, тогда точка отсчета – 1 октября 2015 года. Получается, что компания может уничтожить документ только после 1 октября 2021 года.

Итак, мы выяснили, что первичные документы нужно хранить как минимум в течение пяти лет. Именно такое требование установлено в Законе о бухучете.

В то же время срок хранения документов налогового учета – четыре года. Однако в некоторых случаях инспекторы будут вправе запросить документы и за пределами четырех лет (см. таблицу ниже. – Примеч. ред.).

Остановлюсь на этом подробнее. Документы Срок хранения Пример По убыткам, которые компания переносит на будущее В течение всего срока переноса убытка плюс еще четыре года после того, как компания списала его полностью В 2013 году компания получила убыток. А в 2014 и 2015 годах она полностью учла его в расходах.

В этом случае документы, которые подтверждают убыток, нужно хранить до конца 2021 года По списанной дебиторской или кредиторской задолженности Четыре года с того момента, как безнадежный долг списали в доходы или расходы Компания учла безнадежную дебиторскую задолженность в расходах 2014 года.

Организация будет хранить документы, подтверждающие долг, до конца 2018 года По основным средствам В течение четырех лет после того, как: – компания закончит амортизировать объект; – реализует его; – полностью спишет убыток от его продажи Компания купила основное средство.

Бухгалтер отнес его к третьей амортизационной группе и установил равный четырем годам. Именно столько компания будет начислять износ по объекту.

Тогда документы, подтверждающие первоначальную стоимость ОС, нужно хранить в течение восьми лет По ошибкам в расчете налога Компания должна сохранить документы, которые подтверждают расчет налога в том периоде, в котором допущена неточность. Срок – четыре года после окончания периода, в котором компания ошибку исправила Поставщик опоздал с документами. Из-за этого акт на услуги, датированный 31 декабря 2013 года, компания получила лишь в марте 2015-го и в этот же момент учла расходы.

Документы, которые подтверждают расходы за 2013 год (за тот период, в котором допущена ошибка), компания должна хранить до конца 2021 года Нестандартные сроки хранения документов будут у компаний, которые переносят убытки на будущее. Напомню, что организации, которые платят налог на прибыль, могут уменьшать базу текущего периода на старые убытки.

Переносить убытки можно в течение 10 лет с того момента, когда компания их получила. Однако если организация использует такую возможность, то у нее обязательно должны быть бумаги, подтверждающие старый убыток: отчеты, регистры и первичка. Документы по убытку нужно хранить в течение всего срока переноса и плюс еще четыре года (, НК РФ).

Для компании, которую инспекторы уже проверили, исключений нет.

Такие сроки должна соблюдать и она (). Дольше стандартного срока нужно хранить документы по списанной безнадежной дебиторке.

А именно в течение четырех лет после того, как задолженность учли в расходах.

Кстати, это же относится и к безнадежной кредиторской задолженности. Документы по ней (накладные, платежки, акты сверки и другие бумаги, подтверждающие долг) можно уничтожить только через четыре года после того, как компания учла долг в доходах.

Компаниям – владельцам основных средств тоже важно позаботиться о сохранности документов.

Бумаги на покупку и ввод в эксплуатацию ОС нужно хранить четыре года с того момента, как объект самортизировали до конца (). То же относится и к документам по реконструкции и модернизации ОС.

Ведь в результате этих мероприятий увеличивается первоначальная стоимость объекта и, соответственно, амортизация. Допустим, вы продали основное средство. Тогда бумаги по объекту нужно хранить в течение четырех лет после продажи или списания убытка по сделке.

Они необходимы, чтобы подтвердить остаточную стоимость ОС, которую вы учли в расходах.

Наверняка знакомая ситуация – поставщик с опозданием принес документы, и из-за этого вы не учили расходы в том квартале, в котором нужно. Не беда. Такие бумаги можно провести и в текущем периоде. Ведь ошибку в расчете налога можно исправить в текущем отчете, если из-за этого налог переплатили ().

Но для этого у вас обязательно должны быть бумаги, которые подтверждают расходы в том периоде, в котором изначально нужно учесть документы.

Их сохранность важно обеспечить еще в течение четырех лет после того, как вы исправили ошибку в текущем отчете (см.

пример в таблице выше. – Примеч. ред.). – Можно ли хранить документы в электронном виде? Например, отчеты. Или их обязательно нужно распечатывать?

– Можете не распечатывать отчеты и хранить их в электронном виде.

Так же вы вправе поступить и с первичными документами, регистрами бухгалтерского и налогового учета (, ). Но Минфин настаивает на том, что хранить документы в таком формате можно лишь при условии, что они заверены электронной цифровой подписью ().

Компания решает сама, где ей хранить документы.

На практике большинство организаций размещают документы в офисе.

Если архив слишком объемный, то выделяют под него отдельное помещение.

А когда офисные площади не позволяют, то документы передают на хранение в архивную компанию.

Но если ваша организация является акционерным (публичным) обществом, то важно учесть, что часть документов можно хранить только по адресу исполнительного органа ().

Если компания ликвидируется и у нее нет правопреемника, то документы, срок хранения которых еще не истек, нужно передать в архив. Для этого ликвидационная комиссия и муниципальный архив должны заключить между собой соответствующий договор ( ст.

23 Федерального закона об архивном деле от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ. – Примеч. ред.). Если этого не сделать, то членам ликвидационной комиссии выпишут штраф по КоАП РФ.

Иногда компания теряет документы до того момента, как истечет срок их хранения. Из-за отсутствия первички инспекторы могут выписать штраф по НК РФ (за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения).

При этом, если документов нет только за один налоговый период, сумма санкций – 10 тыс. руб., а если за несколько – 30 тыс. руб. Кроме того, проверяющие могут выяснить, что из-за отсутствия бумаг компания занизила базу по налогу.

Тогда организацию ждет штраф в 20 процентов от суммы недоимки, но не менее 40 тыс.

руб. Если компания не отправит документы по требованию, инспекторы могут оштрафовать на 200 руб. за каждый документ (). Возможно, сумма не окажется существенной.

Но тут важно другое. Есть риск, что контролеры включат в план выездных проверок компанию, которая не отправила им бумаги.

Потеря документов может привести к неприятным налоговым последствиям, поэтому бумаги лучше восстановить. Для этого используйте следующий алгоритм.

Сначала руководитель назначает комиссию, которая будет расследовать причины утраты документов.

По результатам расследования она составляет акт.

В нем комиссия сообщает, какие документы были утрачены и по какой причине.

На следующем этапе запросите копию документов у контрагента или изготовьте ее сами.

Например, если потеряны бумаги по сделке, по которой ваша компания была поставщиком. Важно, чтобы копия, которую изготовит для вас поставщик, была оформлена по правилам . Иначе инспекторы могут отказать в расходах или вычете НДС.

О лекторе Марина Викторовна Ризванова – к. э. н. Окончила Всероссийский заочный финансово-экономический институт по специальности « и аудит». Успешно руководила аудиторскими проверками в крупных компаниях из сферы ЖКХ, транспорта, торговли и др.

Имеет диплом АССА по МСФО, единый аттестат аудитора и диплом победителя конкурса «Публикация „Главбух“».

Когда поставщик будет заверять копию, то ниже реквизита «Подпись» он должен написать «Верно». А после указать свою должность, поставить дату, подпись и ее расшифровку (). Допустим, документы восстановить не получилось.

Например, поставщик, бумаг от которого не хватает, уже ликвидирован. Тогда составьте акт о том, что документы восстановить невозможно, и укажите причину. Если вы утратили бумаги по причине пожара, аварии системы отопления или других похожих обстоятельств, а инспекторы выписали штраф, то попробуйте обратиться к судьям.

Они часто соглашаются, что компания, которая лишилась бумаг из-зафорс-мажора, штрафы платить не должна.

Подкрепите свою позицию постановлениями , . Документы с истекшим сроком хранения вы вправе уничтожить. Например, их можно измельчить с помощью шредера или разорвать руками.

Но этот факт нужно обязательно зафиксировать по правилам. Скажу сразу, что у приказов и актов, о которых пойдет речь дальше, нет унифицированных бланков, формы их произвольные. Сначала руководитель издает приказ о создании экспертной комиссии.

А она проводит инвентаризацию старых бумаг. По результатам инвентаризации члены комиссии составляют акт об отборе документов на уничтожение. В акте вовсе не обязательно указывать реквизиты каждого документа.

Да и порой это просто невозможно из-за колоссальных объемов. Однородные бумаги запишите под общим названием. Например, так:

«Полученные счета-фактуры за период с 1 января по 31 декабря 2010 года – 10 коробок»

.

И только после того, как бумаги отобраны, их можно ликвидировать. Если компания делает это собственными силами, то оформите акт об уничтожении документов.

Конспект подготовила Альбина Кашипова Место проведения: г.

Москва Тема:

«Бухгалтерский архив: как хранить, восстанавливать и уничтожать документы»

Длительность: 4 часа Стоимость: 8000 рублей Компания-организатор: , тел.

(495) 232-08-75

Сколько нужно хранить документы по зарплате с 2021 года

Автор: Актуально на 14 февраля 2021 Время для прочтения: 4 минуты Прочитано: Сохранить статью Содержание С 18 февраля 2021 года действует , который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Среди прочего, он установил новые сроки хранения документов по заработной плате.

В этом материале приводим их все в таблице. Также смотрите: Их определяет упомянутого приказа.

Вот ключевые изменения по документам зарплаты с 18.02.2020:

  1. документы о получении з/п теперь нужно хранить 6 лет, а не 5 (это когда у работников есть лицевые счета);
  2. лицевые счета работников: 75 лет – документы, по которым делопроизводство закончено до конца 2002 г. (так было и раньше); 50 лет – если оно закончено после 01.01.2003 (это нововведение).
  3. реестры сведений о доходах физлиц вместо 75 лет нужно хранить всего 5 лет;

Далее в таблице показаны все документы по зарплаты и соответствующие обязательные нормативные сроки их хранения с уточнениями Росархива.

ВИД ДОКУМЕНТА СРОК ХРАНЕНИЯ ПРИМЕЧАНИЕ Утвержденные фонды заработной платы: – а) по месту утверждения; Постоянно б) в других организациях До минования надобности Положения об оплате труда и премировании работников: (1) После замены новыми а) по месту утверждения; Постоянно б) в других организациях 5 лет (1) Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат 6 лет (1) (1) При отсутствии лицевых счетов – 50/75 лет Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате 50/75 лет ЭПК – Переписка о выплате заработной платы 5 лет – Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи 5 лет – Исполнительные листы (исполнительные документы) по удержаниям из заработной платы 5 лет (1) (1) После исполнения Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате дополнительных отпусков, предоставляемых работникам, совмещающим работу с получением образования 5 лет – Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг 50/75 лет – Журналы, базы данных учета депонированной заработной платы 5 лет – Пояснение: срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что указанные документы после истечения установленного срока их хранения могут быть отобраны на постоянное хранение. 20.02.2021 22.06.2017 22.04.2021 19.08.2019 05.12.2019 17.02.2021 Подписывайтесь на новости: Подписаться на рассылку © 2013—2021 – «Бухгуру» ГлавнаяПолезноеО нас Разместить объявление[contact-form-7 404 "Not Found"] Scroll Up

Первичные документы в электронном виде

В Письме Минфина РФ от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314 финансисты дают конкретный ответ на простой вопрос: можно ли хранить первичные документы, документы бухгалтерского и налогового учета только в электронном виде?

Они не против этого. Разберемся, сможет ли налогоплательщик на практике воспользоваться данным разрешением.Как только начинается предпринимательская деятельность, появляется огромное количество документов, число которых растет в геометрической прогрессии.Согласно ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 129-ФЗ ) все хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами, которые являются первичными учетными документами для ведения бухгалтерского учета. Данный закон допускает возможность их составления на бумажных и машинных носителях информации, а также устанавливает порядок их хранения.

На практике возникает ряд проблем, связанных с организацией документооборота: огромное количество документов, удобство пользования ими и сроки их хранения.Вообще, к вопросу сохранности документов, к сожалению, многие организации относятся достаточно халатно. Сроки хранения документов самые разные, п.

6.5 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете[1] они определяются согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения[2]. Например, приказы об учетной политике должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз, а лицевые счета работников – 75 лет.

Поэтому встает вопрос о сохранности документов.

Но здесь необходимо различать понятия документ и информация. Информацию о начислениях, удержаниях, доходах, расходах и т. д. можно хранить в электронном виде на современных носителях, но она будет являться документом только при выполнении определенных условий.

Первичный документ, существующий в единственной форме – электронном файле, нельзя признать оформленным надлежащим образом первичным документом. Что же такое документ? В соответствии с п.

2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированной форме, в случае отсутствия таковой они должны содержать обязательные реквизиты, одним из которых являются личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления. При этом особые требования предъявляются к лицам, имеющим право подписи первичных документов:–они утверждаются руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером;–документы, связанные с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.В соответствии с данными требованиями первичные документы должны быть либо в бумажном варианте, либо электронный документ необходимо заверить электронными цифровыми подписями (ЭЦП), третьего не дано.

Порядок работы с электронными документами регулируется Федеральным законом от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»[3] (далее – Закон № 1-ФЗ ).

Данный закон обеспечивает правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при одновременном соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе:–сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;–подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;–электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи (п.

1 ст. 4 Закона № 1-ФЗ ). Сегодня на практике электронные документы с ЭЦП достаточно широко применяются при сдаче отчетности через Интернет в налоговые органы и работе с банками – по операциям с расчетными счетами.Что касается налогового учета, то согласно ст.

248, 252, 313 и 314 НК РФ необходимо подтверждение первичными документами как доходов, так и расходов организации. Подтверждением данных налогового учета являются:–первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);–аналитические регистры налогового учета;–расчет налоговой базы.Регистры налогового учета ведутся в виде специальных форм на бумажных носителях, в электронном виде и (или) любых машинных носителях.

Данный порядок устанавливается в приказе по учетной политике организации для целей налогообложения. При хранении регистров налогового учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов в течение четырех лет.

По мнению финансистов, представленному в Письме от 18.10.2005 № 03-03-04/2/83 , течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.

При этом уничтожение документов по истечении указанного срока хранения является правом, а не обязанностью организации. Требование налоговых органов о наличии первичных документов для подтверждения факта совершения хозяйственной операции подлежит безусловному исполнению налогоплательщиком в пределах срока хранения таких документов.

Минфин и ранее не имел ничего против ведения учета, а также хранения первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета только в электронном виде (Письмо от 19.05.2006 № 02-14-13/1297 ). Но при этом надо соблюдать порядок, установленный Законом № 129-ФЗ , а также Законом № 1-ФЗ .

Как это сделать на практике, разъяснений не дается.

Обеспечить всех работников ЭЦП просто нереально, по крайней мере, в настоящий момент. Первичный документ тем и отличается, что на нем стоят личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, а также тех, кто участвует в этой операции. И когда слышишь о том, что кассу распечатывают раз в год или складской учет ведут полностью в электронном виде, не распечатывая приходные и расходные ордера, то это говорит об отсутствии учета на предприятии в принципе.

Поэтому разрешение Минфина вести учет первичных документов только в электронном виде, конечно, приятно, но реализовать его на практике не представляется возможным. Другое дело, что вести сегодня учет на предприятии вручную, как это было еще 15 лет назад, – анахронизм.

Но бухгалтерская, налоговая и другая производственная информация в электронном виде должна быть защищена от несанкционированного доступа, внесения исправлений.

Важным является создание резервных копий, чтобы иметь возможность восстановления информации в случае сбоев в работе оборудования. На практике часто пренебрегают резервным копированием, что может обернуться серьезными проблемами.

При этом рекомендуется резервную копию сохранять не только на жестком диске, на котором располагается сама информационная база.

При наличии другого компьютера в локальной сети рекомендуется сохранять архивную копию на жестком диске другого компьютера. Также можно использовать флешки и компакт-диски.Налоговое законодательство предусматривает ответственность за отсутствие первичных документов в ст. 120 НК РФ: штрафы от 5 000 руб.

до 10% суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб. Кроме этой статьи, есть еще ст. 126 НК РФ, предусматривающая штраф 50 руб.

за каждый непредставленный документ, необходимый для осуществления налогового контроля.Нарушение сроков и порядка хранения документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2000 до 3000 руб.

(ст. 15.11 КоАП РФ).Арбитражный суд также считает правомерным привлечение общества к налоговой ответственности за совершение налогового правонарушения, предусмотренного п.

2 ст. 120 НК РФ. В ходе выездной налоговой проверки на требования инспекции о представлении документов не были представлены регистры бухгалтерского и налогового учета, а также другие документы, подтверждающие достоверность совершения хозяйственных операций (Постановление Девятого ААС от 06.06.2008 № 09АП-5496/2008-АК ).Суд исходил из того, что хотя п. 7 ст. 9 Закона № 129-ФЗ предусматривается возможность составления первичных и сводных учетных документов на машинных носителях информации, но законодательно возможность хранения первичных учетных документов исключительно в электронном виде не предусмотрена.

[1] Утверждено Минфином СССР 29.07.1983 № 105.[2] Утвержден Росархивом РФ 06.10.2000 в ред.

Решения от 27.10.2003.[3] Действует в ред.

Федерального закона от 08.11.2007 № 258-ФЗ.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+