Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Трудовое право - Когда заводят трудовую книжку на работника

Когда заводят трудовую книжку на работника

Когда заводят трудовую книжку на работника

Правила оформления трудовой книжки

16 Марта 2020 в 09:28 необходимо знать каждому сотруднику отдела кадров. Это поможет не допустить ошибок при заполнении документа и избежать недоразумений при подсчете стажа. О том, как правильно ее оформить, в том числе впервые, расскажем в этом материале. Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Согласно , ей отведены следующие функции:

  1. она отражает информацию о стаже и опыте человека с момента его первого трудоустройства до выхода на пенсию;
  2. содержит сведения о наличии награждений за добросовестную работу
  3. позволяет узнать, почему человек уволился с предыдущего места работы;

Вносить записи в нее может только специалист отдела кадров.

Титульный лист заполняется в присутствии владельца документа. В подтверждение правильности внесенных данных он ставит свою подпись.

Итак, чтобы завести данный документ, нужно трудоустроиться. Согласно , работник может быть принят на предприятие с 18 лет, но на некоторые должности разрешается прием и несовершеннолетних сотрудников с 14 лет.

Для этого требуется письменное разрешение родителей подростка и органов опеки и попечительства.

Текст разрешения может звучать так: “Орган опеки и попечительства дает согласие на заключение трудового договора между (ФИО несовершеннолетнего гражданина, дата рождения, паспортные данные) для выполнения обязанностей (указывается должность, наименование работодателя) в свободное от образовательного процесса время не более 2,5 ч. в день и не более 12 ч. в неделю”.

Подробнее — в В любом случае, на работника обязательно заводится бланк. Для его получения необходимо написать заявление на оформление трудовой книжки впервые, образец: “В связи с заключением трудового договора впервые, согласно прошу оформить мне трудовую книжку”. Каждая организация должна приобретать за свой счет бланки, которые выдаются работникам при первичном трудоустройстве.

Запись о трудоустройстве должна быть внесена в документ не позднее пяти рабочих дней, после того, как человек вышел на работу и приступил к своим обязанностям. О том, как правильно оформить трудовую книжку, можно узнать из законодательных актов РФ, регулирующих данный вопрос. Перечислим их: — ; — ; — Для первичного оформления в отдел кадров предприятия нужно представить следующие документы: — паспорт или свидетельство о рождении; — диплом об образовании либо справку из учебного заведения, если человек является учащимся или студентом.

Эти данные указываются на титульном листе документа. Требования к оформлению трудовой книжки следующие: заполнять бланк можно только чернилами синего или черного цвета. Цифры при заполнении используются арабские.

Недопустимы сокращения. А любые сведения вносятся только на основании официального распоряжения. На титульном листе указывается следующая информация: — Ф.И.О; — дата рождения; — образование; — специальность; — дата заполнения.

Внизу титульного листа ставится печать предприятия и подпись сотрудника отдела кадров.

В знак ознакомления с записями работник также ставит свою подпись в отведенном для этого месте. На следующей странице, согласно правилам заполнения бланков, делается запись, подтверждающая факт трудоустройства. Правильное оформление трудовой книжки выглядит так: в первой графе прописывается номер записи по порядку, во второй — дата.

Далее указываются сведения о принятии на конкретную должность. В четвертую графу записываются основания для внесения записи.

Например, приказ о приеме на работу. Она является бланком строгой отчетности, поэтому после заполнения регистрируется в . В нем указывается номер и серия документа и сведения о работнике. Бланк хранится в отделе кадров до момента увольнения сотрудника. Автор: Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.
Автор: Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.

Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес. Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Ознакомление с записями в трудовой книжке — это обязательная процедура, предусмотренная действующим законодательством.

Факт уведомления работника о содержании документа о трудовом стаже должен быть подтвержден документально. 21 Мая 2020 в 16:20 Запись в трудовой книжке при увольнении содержит корректное указание статей ТК РФ, на основании которых расторгается соглашение с работником. Несоблюдение утвержденных инструкций, незнание или грубые нарушения установленных правил влекут судебные иски со стороны сотрудников, наложение штрафов и компенсаций.

18 Мая 2020 в 11:14 Получить трудовую на руки работник может в нескольких случаях — при увольнении, для нужд социального страхования и при переходе на формирование данных о стаже в электронном виде. Документ выдается строго по заявлению и под расписку.

13 Апреля 2020 в 11:56 Клеить голограмму на трудовую книжку в 2020 необходимо на первую страницу оформляемого документа. Эта наклейка призвана защитить трудовую книжку от подделки и снизить оборот поддельных документов в стране. 05 Апреля 2020 в 11:35 Внесение записей в трудовую книжку о работе по совместительству осуществляет только работодатель по основному месту работы.

На работников, которые трудятся на условиях внешнего совместительства, по требованиям законодательства, работодатель не имеет право вести трудовые книжки. 28 Января 2020 в 11:47 25 Августа 2020 12 Августа 2020 11 Августа 2020 12 Июня 2020 11 Июня 2020 ИЗБРАННОЕ Эта функция доступна только зарегистрированным пользователям НЕТ, СПАСИБО

В течение какого времени заполнять трудовую книжку о приеме на работу

Вы здесь Опубликовано 2014-06-21 13:06 пользователем OP Вопрос о том, в течение какого времени нужно заполнить трудовую книжку о приеме на работу, остается довольно острым и зачастую спорным. Хотя законодательством прописаны, казалось бы, четкие нормы.

Для начала необходимо определиться с тем, как правильно оформлять прием сотрудника на работу.

Приемом на работу, согласно текущему законодательству, является тот момент, когда руководителем (работодателем) издается приказ о приеме на работу сотрудника. Приказ должен быть составлен на основании заключенного с сотрудником трудового договора, его условия должны соответствовать условиям, прописанным в трудовом договоре. Таким образом, сначала заключается трудовой договор и только после этого издается приказ, а не наоборот, как это часто случается.

Очень желательно также заключить с сотрудником договор о полной материальной ответственности. В трехдневный срок с момента фактического начала работы приказ должен быть объявлен сотруднику и выдан на подпись.

Сотрудник вправе потребовать выдать заверенную копию приказа о приеме на работу. При приеме на работу обязательно необходимо ознакомить сотрудника с правилами внутреннего распорядка и рядом других нормативных документов, которые применяются на предприятии – это осуществляется также под роспись.

Стоит учитывать, что в случае, если принятый сотрудник является бывшим государственным или муниципальным служащим, нынешний работодатель должен сообщить бывшему работодателю о принятии сотрудника на работу. Все кадровики обязаны точно знать, когда делать запись в трудовой книжке о приеме на работу.

Все кадровики обязаны точно знать, когда делать запись в трудовой книжке о приеме на работу. Согласно Трудовому кодексу, работодатель ведет трудовую книжку только в том случае, если сотрудник проработал у него свыше пяти дней и данная работа является для него основной. Таким образом, запись в трудовой книжке может быть сделана даже на шестой день работы, но с указанием начала периода фактической работы на предприятии.

В случае, если у работника по каким-либо причинам нет трудовой книжки, работодатель должен ее завести, если сотрудник устраивается на основное место работы. Нормативных документов, которые заставляли бы проверять наличие трудовой книжки или предыдущие места работы (кроме трудоустройства на государственную или муниципальную службу), нет.

Таким образом, наличие или отсутствие трудовой книжки узнается со слов сотрудника.

Если работа является неосновной, то сведения о совместительстве могут быть внесены в трудовую книжку по желанию сотрудника по его основному месту работы. Такие сведения вносятся на основании справки, выданной по месту работы по совместительству. Трудовую книжку никто не имеет права куда-либо передавать.

Запись приема на работу в трудовой книжке является обязательной, но статус данного документа постепенно становится все меньше. В СССР трудовая книжка была фактически единственным законным подтверждением стажа работника.

Только с ней можно было заявить о своих претензиях на пенсию. Со временем система упрощала жизнь работнику, давая возможность подтвердить стаж иным образом.

Например, с 1997 года ФСС и Пенсионный фонд также стали вести учет стажа работы, так что с этого времени оформление пенсии фактически перестало зависеть от трудовой книжки.

Каждый желающий сегодня может получить выписку о своем стаже, согласно с данными ПФ России. Копии приказов о принятии на работу и увольнении также стали служить в качестве документов, подтверждающих стаж работы.

Таким образом, теперь совершенно необязательно иметь трудовую книжку для того, чтобы начать оформлять пенсию – ранее без нее пенсионное дело заводить было нельзя. Тем не менее, трудовая книжка является обязательной к оформлению на основном месте работы. Если сотрудник, по сути, может хоть на каждое место работы устраиваться без трудовой книжки, то работодатель о ее наличии должен позаботиться.

Если сотрудник, по сути, может хоть на каждое место работы устраиваться без трудовой книжки, то работодатель о ее наличии должен позаботиться. Выходит, что трудовая книжка больше нужна работодателю, чем работнику. Для последнего достаточно, чтобы работодатель правильно проводил удержания и начисления на заработную плату.

Ранее в трудовую книжку необходимо было вносить абсолютно все изменения в статусе работника. Фактически единственным документом, который подтверждал смену квалификации, была именно трудовая книжка. Сегодня это делать не обязательно – о карьерном росте сотрудника информацию можно почерпнуть из его резюме, а не из трудовой.

В случае возникновения вопросов можно обратиться к предыдущему работодателю. С одной стороны, это упрощает работу, с другой – появляются возможности для предвзятого отношения к работнику со стороны бывшего работодателя.

Для работников же подобные нововведения хороши в том смысле, что некоторые отрицательные моменты трудовой деятельности можно скрыть.

Ранее трудовая книжка сильно влияла на получение пенсии, потому что ею фиксировалась непрерывность стажа.

Сегодня эта функция утрачена, так как величина начисленной пенсии находится в зависимости не столько от стажа, сколько от величины отчислений в Пенсионный Фонд. Минимальный стаж для того, чтобы получить пенсию, сегодня составляет 5 лет, к 2025 году возрастет до 15. Молодые россияне (родившиеся после 1967 года) имеют широкие возможности касательно получения пенсии и выбора пенсионного фонда, который будет обеспечивать их старость.
Молодые россияне (родившиеся после 1967 года) имеют широкие возможности касательно получения пенсии и выбора пенсионного фонда, который будет обеспечивать их старость.

Поэтому вопросом, как заполнить трудовую книжку при приеме на работу, озабочены больше кадровики. Получение больничного листа сегодня также практически не зависит от стажа, а следовательно, и от заполнения трудовой книжки. С 2007 года непрерывность стажа не влияет на расчет больничного листа.

В целом, такой анахронизм, как непрерывность стажа, практически полностью остался в прошлом.

Сегодня работник для получения хорошей пенсии фактически должен заботиться о правильности отчислений, приличном доходе и отсутствии нарушений трудовой дисциплины. Не является обязательной сегодня запись о награждениях и поощрениях, хотя подобные разделы в трудовой книжке остались.

В советское время они играли значительную роль в карьере работника – сегодня это осталось в прошлом.

В основном такие записи делают в бюджетной сфере, особенно в государственной и муниципальной службе. В остальных же сферах деятельности такие записи не делают, а законодательно это в строгом порядке не регулируется. В данном вопросе закон можно трактовать двояко – в этом смысле есть определенные недоработки.

  • С одной стороны, законодательство четко регулирует наличие трудовой книжки и разграничивает понятия основного места работы и работы по совместительству. Есть разъяснения по поводу заполнения трудовых книжек.
  • С другой стороны, работодатель фактически может и не делать запись в трудовую книжку о приеме на работу, если с сотрудником подписан трудовой договор – контракт, в котором изложены все требуемые законодательством разделы и пункты.

Государственные предприятия стараются исправно вести трудовые книжки, так как в ходе проверок руководство может испытать неприятности.

Для частных предприятий, особенно крупных, трудовая книжка является пережитком старого. Если на предприятии трудовая книжка все-таки есть, необходимо знать еще ряд особенностей работы с ней. Так как заполнение трудовой книжки и прием на работу – это пока требование, от которого массово не отказываются, заполнена она должна быть правильно:

  1. все записи должны быть сделаны читаемым почерком, без двусмысленностей}
  2. при наличии исправлений они должны быть выполнены должным образом и заверены}
  3. в трудовой книжке желательно иметь запись о полученном образовании или приложить документ (копию документа) о его получении}
  4. каждый прием на работу и увольнение должны быть скреплены печатью организации, которая хорошо видна и читаема}
  5. трудовая книжка всегда подается в оригинале.
  6. каждая запись должна содержать документ, на основании которого она сделана, его номер и дату}

Работник не имеет права выносить трудовую книжку, если является сотрудником данного предприятия – она выдается только при увольнении.

По требованию, можно снять копию с отдельных страниц или скопировать всю трудовую книжку. Государство постепенно расширяет возможности сотрудников касательно подтверждения своего стажа, делая трудовые книжки уже не той ценностью, которой они были 25 лет назад.

Однако полностью этот документ из оборота не ушел и к работодателям предъявляются законные требования по поводу ведения трудовых книжек.

К тому же, есть определенная категория работодателей, которая любит смотреть именно в трудовую книжку, а не в резюме, считая, что в последнем можно написать что угодно.

С одной стороны, это даже верно: резюме подтверждается только подписью автора, а в трудовой книжке стоит печать предприятия, значит, есть высокий уровень ответственности. С другой стороны, тот факт, что сотрудник проработал на какой-либо должности определенное количество времени, еще не говорит о высоком уровне его способностей. С развитием электронного документооборота значимость трудовых книжек становится все меньше.

Правда, для карательных органов появилась лазейка в виде расхождения данных трудовой книжки и учета органов ФСС и Пенсионного фонда: есть повод провести проверку, в результате которой финансово могут пострадать и сотрудник, и работодатель. К тому же, электронный документооборот – это слишком большое для страны новшество, чтобы моментально прижиться.

Многие просто отрицают электронный документ как таковой, а государство пока не утвердило нормативную базу, запрещающую их не принимать. В любом случае, ошибка при осуществлении записи в трудовую книжку перестала быть трагедией, как это было раньше.

Ошибка в записи если и повлияет на какие-то обстоятельства, то незначительно – просто придется ее исправить, может быть, с помощью исправления других документов. Однако, последнее также может стать пережитком прошлого очень скоро, потому что законопроекты об отмене трудовых книжек регулярно появляются. Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Трудовые книжки: прием на работу

Автор: · 31.08.2014 Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней (ч.

3 ст. 66 Трудового кодекса РФ).

В настоящее время трудовая книжка является основным, хотя и не единственным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже физического лица (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). Рассмотрим порядок оформления трудовых книжек при приеме на работу нового сотрудника.

В Российской Федерации действуют следующие формы трудовых книжек, обладающие одинаковой силой: образцов 1939 г. , 1974 г. и 2004 г. Причем имеющиеся у работников трудовые книжки образцов 1939 г. и 1974 г. действительны и обмену на новые не подлежат.

Между тем если к вам устраивается сотрудник, не имеющий трудовой книжки, то ее следует оформить по форме, действующей с 2004 г. В настоящее время на территории России трудится много работников из стран СНГ. По данным сотрудникам возникает вопрос корректности внесения записей в трудовые книжки образца тех стран, откуда прибыли эти лица.

Роструд в письме от 15.06.2005 N 908-6-1 высказался относительно представления работниками украинских трудовых книжек. Чиновники отметили, что трудовые книжки украинского образца, представляемые гражданами Украины, не соответствуют форме, признаваемой на территории РФ. Поэтому работодатель должен завести на данных работников новые трудовые книжки.

При этом никаких записей об общем (непрерывном) трудовом стаже в трудовую книжку российского образца не переносится. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях (ч.

4 ст. 66 ТК РФ). Бухгалтеру следует ознакомиться с документами, в которых прописаны требования по ведению трудовых книжек: — Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила); — Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция).

Все записи вносятся в трудовую книжку на основании соответствующих приказов/распоряжений работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказов/распоряжений (п.

10 Правил). Записи следует производить перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в т.ч. шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цветов. Не допускаются какие-либо сокращения (например, «пр.» вместо «приказ»).

В разделах, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не разрешено. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных (п. 1.1 Инструкции и п. 30 Правил).

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу (п.

8 Правил). Сведения о работнике на первой странице (титульном листе) трудовых книжек заполняют следующим образом (п. 1.1 и 2.1 Инструкции): — фамилию, имя и отчество указывают полностью, без сокращения, на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.); — дату рождения записывают полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Запись производится арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными).

Например, «31.10.1980»; — запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляют на основании аттестата, удостоверения, диплома и т.п. Запись о неоконченном образовании может быть произведена на основании студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.; — профессию и/или специальность указывают на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

Отметим, что основное общее образование и среднее общее образование подтверждают соответствующими аттестатами, среднее профессиональное образование — дипломом о среднем профессиональном образовании.

Это следует из ч. 6 ст. 60 Федерального закона от 29.12.2012 N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (далее — Закон об образовании). Высшее профессиональное образование включает в себя бакалавриат, специалитет, магистратуру и подготовку кадров высшей квалификации (ч. 5 ст. 10 Закона об образовании).

Соответственно, подтверждающими документами являются диплом бакалавра, диплом специалиста, диплом магистра, дипломы об окончании аспирантуры (адъюнктуры), ординатуры, ассистентуры-стажировки (ч.

7 ст. 60 Закона об образовании). После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на титульном листе заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу также подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, затем ставится печать организации (печать кадровой службы) (п.

2.2 Инструкции). Отметим, что при оформлении титульного листа трудовой книжки многие кадровики теряются, доходя до графы «Дата заполнения».

Дело в том, что в Инструкции сказано, что во всех разделах книжки даты отражают арабскими цифрами. В форме трудовой книжки, которая утверждена постановлением Правительства России от 16.04.2003 N 225, на дату заполнения на титульном листе отведена длинная строка.

В отличие от нее, в образце трудовой книжки, который утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н, длина поля для месяца подразумевает буквенное обозначение. Поэтому часть экспертов говорит о правильности буквенно-цифрового обозначения даты.

На наш взгляд, в данном случае следует использовать только цифровой способ оформления, т.к. в Инструкции это четко прописано. Мнение Мария Колганова, доцент кафедры предпринимательского и трудового права Государственного университета управления При оформлении титульного листа трудовой книжки действительно возникают трудности при принятии решения о том, как правильно сделать запись даты ее заполнения.

Не оспаривая мнение автора о правильности цифрового способа заполнения этой даты, следует помнить, что основной смысл и значение любой записи в трудовой книжке — передача информации в наиболее защищенной от подделки форме.

Из этого можно сделать вывод, что буквенно-цифровой способ оформления дат более защищен от подделок по сравнению с цифровым способом.

Не случайно при оформлении нотариальных документов даты на них оформляются буквенным способом.

Хотелось бы обратить внимание еще на один момент — правильность простановки печати на титульном листе трудовой книжки.

В соответствии с п. 2.2 Инструкции первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка. Однако следует иметь в виду, что при оформлении пенсионных дел специалисты ПФ РФ с «лупой в руках» исследуют текст печати.

Печать должна содержать все необходимые данные о регистрации юридического лица. Поэтому печать кадровой службы для этих целей не может быть достаточной.

Печать должна проставляться ярко, понятно для чтения, без смещений. Неисполнение данных требований приводит к тому, что специалисты служб ПФ РФ ставят под сомнение факт выдачи трудовой книжки надлежащим образом и в случае стирания печати за долгие годы использования этого документа просят подтвердить факт начала трудовых отношений по документам из архивных служб.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан оформить новую трудовую книжку. Для этого работник подает письменное заявление с указанием причины ее отсутствия (ч. 5 ст. 65 ТК РФ). Обратите внимание: в данном случае речь идет именно о новой книжке, а не о ее дубликате.

Образец заявления об оформлении новой трудовой книжки взамен утерянной см. в Примере 1. Пример 1 Директору ООО «Основная работа» Ивану Петровичу Галкину продавца Смирнова Геннадия Анатольевича Прошу оформить мне новую трудовую книжку взамен утерянной.

10.02.2014 Подпись При выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется суммой расходов на ее приобретение (п.

47 Правил). По мнению чиновников, плата, взимаемая работодателем с работников при выдаче трудовых книжек, относится на прочие доходы (письмо Минфина РФ от 29.01.2008 N 07-05-06/18). Их показывают на счете 91 «Прочие доходы и расходы» в составе прочих доходов (п.

7 Положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99, утвержденного приказом Минфина России от 06.05.1999 N 32н). Для учета расчетов с работниками организации за выданные трудовые книжки применяют счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». При этом использованные бланки трудовых книжек списывают с забалансового счета 006 «Бланки строгой отчетности» (Инструкция по применению Плана счетов утверждена приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).

Удержание стоимости трудовой книжки из заработной платы работников показывают по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 73. Итак, в бухгалтерском учете передачу работникам трудовых книжек отражают следующим образом: Корреспонденция счетов Содержание операции Дебет Кредит 73 91 (субсчет «Прочие расходы») отражена стоимость реализованных бланков трудовых книжек 91 (субсчет «Прочие расходы») 68 (субсчет «Расчеты по НДС») учтен НДС со стоимости бланков трудовых книжек 50 (70) 73 стоимость бланка трудовой книжки оплачена работником в кассу (удержана из заработной платы) 006 списаны бланки трудовых книжек Теперь рассмотрим налоговый учет выдаваемых бланков трудовых книжек.

Представители Минфина России считают, что операции по выдаче работникам трудовых книжек, в т.ч. по стоимости их приобретения, являются реализацией товаров и, соответственно, облагаются НДС (письма Минфина России от 06.08.2009 N 03-07-11/199, от 27.11.2008 N 03-07-11/367, от 13.06.2007 N 03-07-11/159).

Доходы, возникающие при выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним, учитывают при определении налоговой базы по налогу на прибыль как внереализационные (письмо Минфина России от 26.09.2007 N 07-05-06/242).

Отметим, что при неправильном первичном заполнении трудовой книжки, а также в случае ее порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивает работодатель (п. 48 Правил). В бухгалтерском учете испорченные бланки трудовых книжек списывают с забалансового счета 006 «Бланки строгой отчетности».

Рассмотрим порядок оформления в трудовой книжке записи о приеме на работу (Пример 2): 1. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывают полное и сокращенное наименование организации (п. 3.1 Инструкции). 2. Под этим заголовком в графе 1 ставят порядковый номер вносимой записи (п.

3.1 Инструкции). 3. В графе 2 указывают дату приема на работу (п. 3.1 Инструкции). Здесь и далее запись производится арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными).

Например, «30.10.2013» (п. 1.1 Инструкции).

4. В графе 3 делают запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве обязательного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации.

Если в соответствии с законодательством с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками (п. 3.1 Инструкции). 5. В графу 4 заносят дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу (п.

3.1 Инструкции). Дату отражают арабскими цифрами. При этом не допускаются сокращения, например, «пр.» вместо «приказ», «пер.» вместо «переведен» и т.п. (п. 1.1 Инструкции). Пример 2 ТК N 8604301 N записи Дата Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись число месяц год 1 2 3 4 Общество с ограниченной ответственностью «Гермес» (ООО «Гермес») 15 03 02 2014 Принят на должность начальника автоколонны Приказ от 03.02.2014 N 14-к К сведению.

Бывает, принимаемый работник имеет несколько заполненных трудовых книжек.

С точки зрения законодательства, никаких штрафов за это не предусмотрено. Сотрудник самостоятельно выбирает ту из книжек, в которой следует продолжить записи.

Страховой стаж такого лица следует суммировать из всех предоставленных трудовых книжек, за исключением совпадающих периодов работы, которые засчитывают однократно . Мнение Мария Колганова, доцент кафедры предпринимательского и трудового права Государственного университета управления На наш взгляд, формулировка ч.

2 ст. 16 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ

«Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»

не оговаривает возможности наличия нескольких трудовых книжек. Там говорится лишь о возможностях совпадения страховых стажей для назначения пособий, например, работающих по основному месту работы и по совместительству.

В пенсионном законодательстве также не оговаривается возможность наличия нескольких трудовых книжек.

Там говорится лишь о возможностях совпадения страховых стажей для назначения пенсии. А это могут быть совпадения стажей по трудовому договору и по договору авторского заказа. В указанных случаях и работодатель, и заказчик обязаны перечислять взносы в ПФ РФ.

И эти отчисления совпадут во времени.

Более того, текст ст. 66 ТК РФ однозначно предусматривает, что трудовая книжка (в единственном числе) установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Единоличный исполнительный орган общества (генеральный директор, директор, президент и другие) избирается общим собранием участников на срок, определенный уставом общества. Договор между обществом и указанным лицом подписывает от имени общества председательствовавший на общем собрании участников или участник общества, уполномоченный решением общего собрания участников. Это, например, следует из п. 1 ст.

40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью». В подобных ситуациях единоличный исполнительный орган издает приказ о вступлении в должность или о том, что он приступил к исполнению обязанностей. Как мы говорили, при приеме работника на работу в графу 4 заносят дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу (п.

3.1 Инструкции). По мнению Роструда, данная формулировка позволяет сделать вывод о том, что назначение на должность помимо приказа может быть оформлено и иным решением. Таким образом, при внесении записей в трудовую книжку в графе 4 допускается сделать ссылку на решение общего собрания участников (письмо Роструда от 22.09.2010 N 2894-6-1). Примеры внесения записей в графу 3 трудовой книжки: — «Назначен на должность директора»; — «Избран на должность генерального директора».

Примеры записей в графу 4 трудовой книжки: — «Приказ от 11.02.2014 N 14»; — «Протокол общего собрания участников от 12.02.2014 N 5»; — «Решение единственного участника от 17.02.2014 N 2». Совместительство — это выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время (ч. 1 ст. 282 ТК РФ). Работа по совместительству может осуществляться как по основному месту работника (внутреннее совместительство), так и у других работодателей (внешнее совместительство) (ч.

1 ст. 60.1 ТК РФ). При этом в трудовом договоре обязательно указание на то, что работа является совместительством (ч. 4 ст. 282 ТК РФ). Работники-совместители при заключении трудового договора не предоставляют своему работодателю трудовую книжку (ч. 1 ст. 65 ТК РФ). Между тем по желанию таких сотрудников сведения о совместительстве вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании подтверждающего документа (ч.

5 ст. 66 ТК РФ). Образец заявления о внесении записи о работе по совместительству см.

в Примере 3. Образец справки о работе по совместительству см. в Примере 4. Пример 3 Директору ООО «Основная работа» Алексею Анатольевичу Гаврилову бухгалтера Пшеничниковой Инны Ивановны Прошу внести в мою трудовую книжку запись о работе по совместительству в ООО «Совместительство».

Приложения: 1. Справка о работе по совместительству в ООО «Совместительство» от 05.02.2014 N 17 на 1 л. в 1 экз. 2. Заверенная ООО «Совместительство» копия приказа о приеме на работу в ООО «Совместительство» от 10.01.2014 N 1/к на 1 л.

в 1 экз. 06.02.2014 Подпись Пример 4 ООО «Совместительство» ул. Трудовая, д. 12, г. Рязань, 390012 Тел.: (4912) 456788 ОГРН 1012232255488 ИНН/КПП 6224030645\622401001 05.02.2014 N 17 ───────────── ──── Пшеничникова Инна Ивановна на основании приказа ООО «Совместительство» от 10.01.2014 N 1/к с 10.01.2014 работает в ООО «Совместительство» в должности инспектора по кадрам на условиях совместительства.

┌─ ─┐ │ Печать │ │ ООО │ │»Совместительство»│ └─ ─┘ Директор Широков Д.Д.

Широков В этом случае порядок заполнения трудовой книжки выглядит следующим образом (п.

3.1 Инструкции): — в графе 1 проставляется порядковый номер записи; — в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя; — в графе 3 оформляется запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве обязательного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации; — в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер. В аналогичном порядке производится запись об увольнении с работы по совместительству.

Как заполнять трудовую книжку о приеме на работу по совместительству, см. в Примере 5. Пример 5 ТК N 8604301 N записи Дата Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись число месяц год 1 2 3 4 Общество с ограниченной ответственностью «Основная работа» (ООО «Основная работа») 41 20 06 2012 Принята на должность бухгалтера Приказ от 20.06.2012 N 11-к 42 10 01 2014 Принята по совместительству в Общество Приказ от с ограниченной ответственностью 10.01.2014 N 1/к «Совместительство» (ООО «Совместительство») на должность инспектора по кадрам Отметим, что если записи о работе по совместительству не были внесены в трудовую книжку работника своевременно, в период такой работы, то они, по нашему мнению, могут быть оформлены работодателем по желанию работника в любое время по месту основной работы.

Ведь в ст. 66 ТК РФ не указано, по месту какой из основных работ оформляется запись о совместительстве. Срочный трудовой договор заключают, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы либо условий ее выполнения (ст.

58 ТК РФ). Согласно ст. 57 ТК РФ к числу обязательных для включения в срочный трудовой договор относятся срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения.

Между тем трудовую книжку работника-срочника заполняют в обычном порядке. Роструд в письме от 06.04.2010 N 937-6-1 напомнил, что в трудовой книжке запись о сроке трудового договора не производится.

При выполнении работ вахтовым методом в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки отмечают, что работа выполняется вахтовым методом.

На это указано в абз. 3 п. 2.4 Основных положений о вахтовом методе организации работ, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31.12.1987 N 794/33-82 . Образец заполнения трудовой книжки вахтовика см. в Примере 6. Пример 6 ТК N 8604301 N записи Дата Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись число месяц год 1 2 3 4 Общество с ограниченной ответственностью «Полярная ночь» (ООО «Полярная ночь») 12 05 02 2014 Принят в бригаду N 1 на должность техника-маркшейдера Приказ для выполнения работ вахтовым от 05.02.2014 методом N 12-к Дистанционной считается работа, которую работник выполняет вне места нахождения работодателя и стационарного рабочего места, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения трудовой функции и для осуществления взаимодействия с работодателем информационно-телекоммуникационных сетей (ч.

1 ст. 312.2 ТК РФ). По соглашению сторон сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку работника, а при заключении трудового договора впервые трудовая книжка дистанционному работнику может не оформляться.

В этих случаях основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовой договор о дистанционной работе (ч.

6 ст. 312.2 ТК РФ). При отсутствии указанного соглашения дистанционный работник предоставляет работодателю трудовую книжку лично или направляет ее по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 7 ст. 312.2 ТК РФ). При этом запись о приеме на работу оформляют в обычном порядке.

В трудовую книжку по месту работы также вносятся следующие записи (п.

21 Правил): — о времени военной службы (см.

Пример 7); — о времени службы в органах внутренних дел; — о времени службы в Государственной противопожарной службе МЧС 72 России; — о времени службы в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы; — о времени службы в органах налоговой полиции; — о времени службы в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ; — о времени службы в таможенных органах; — о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров. Пример 7 ТК N 8604301 N записи Дата Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись число месяц год 1 2 3 4 1 12 02 2014 Служба в Вооруженных силах Российской Федерации Военный билет с 25.10.2012 по 24.10.2013.

АА N 5950567 Общество с ограниченной ответственностью «Дорстрой» (ООО «Дорстрой») 2 12 02 2014 Принят дорожным рабочим второго разряда Приказ от 12.02.2014 N 14-к Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то в трудовую книжку вшивается вкладыш (п.

38 Правил). Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225. Вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Причем вкладыш без трудовой книжки недействителен (п.

38 Правил). При выдаче работнику вкладыша в трудовую книжку работодатель взимает с сотрудника плату, размер которой определяется суммой расходов на его приобретение (п.

47 Правил). Бухгалтерский и налоговый учет стоимости вкладышей аналогичен учету стоимости бланков трудовых книжек, который мы рассмотрели выше.

  1. 29 Мар, 2015
  2. 9 Авг, 2015
  3. 28 Мар, 2015

Категории Популярное

Как завести трудовую книжку впервые

Автор статьиЮлия Бакирова 2 минуты на чтение4 356 просмотровСодержание Вопрос о том, как завести трудовую книжку впервые волнует не только гражданина, впервые устраивающегося на работу, но и сотрудника отдела кадров, оформляющего ему документы. В статье рассмотрим порядок первичного заполнения трудовой.Трудовая книжка является документом, содержащим сведения о трудовом стаже работника.

При обращении человека за пенсией этот документ является подтверждением его стажа, а значит любые ошибки и неточности в этом документе следует исключить.Бланк «Трудовая книжка», а также вкладыш к ней утверждены от 16.04.2003, а порядок их заполнения – .Кадровик или иной специалист, отвечающий за ведение трудовых книжек, заполняет паспортные данные в присутствии работника, после чего передает ему книжку для проверки внесенной информации. Если кадровиком допущена ошибка (например, пропущена одна буква в фамилии, или неверно указана цифра в дате рождения) принимаемый работник должен настоять на заполнении нового бланка книжки (Читайте также статью ⇒ ).Важно! Самостоятельно заполнять трудовую книжку работник не вправе, это обязанность работодателя.

Поэтому за ведение трудовых в организации отвечает специалист, назначенный руководителем.После трудоустройства на работу впервые, работник может устроиться в другую компанию.

В этом случае оформление второй трудовой не нужно.

Однако, если у второго работодателя сотрудник трудится по совместительству, то вносить об этом сведения в трудовую или нет – решать должен сам работник. В трудовую вносится запись о приеме на вторую работу тем кадровиком, который вносил запись по основному месту работы.

Для этого ему потребуется предъявить подтверждающий документы. Это может быть справка, копия приказа о приеме или копия трудового соглашения (Читайте также статью ⇒ ).У каждого работодателя в наличии должны быть бланки трудовых книжек и вкладышей к ним. Требовать от работников покупать трудовые самостоятельно, работодатель не вправе.

Работодателю следует заключить договор с таким объединением, как «ГОСЗНАК» или с иным аккредитованным поставщиком.

Такие организации занимаются предоставлением бланков трудовых.После того, как сотруднику выдается бланк трудовой, с него удерживается плата за книжку. Размер платы будет равен расходам на покупку бланка.Если вдруг бланк книжки случайно будет испорчен, удерживать с работника деньги нельзя.

Кроме того, удержание денег невозможно и в том случае, если произошла массовая утеря трудовых книжек, виной которой стал работодатель. Такие случаи должны предусматриваться в коллективных договорах в качестве специальных условий на выдачу трудовых бесплатно. А все затраты при этом работодатель компенсирует в полном объеме.Помимо всего прочего работодатель должен:

  1. в случае увольнения работника выдавать ему трудовую, при этом вносить в Книгу учета соответствующую запись.
  2. вести Книгу учета движения трудовых книжек, в которой происходит учет их выдачи, хранения, прихода-расхода, а также регистрация документов новых работников;
  3. хранить у себя трудовые своих сотрудников и нести ответственность за них;

Важно!

Работодатель вправе удержать из работной платы работника стоимость трудовой книжки при первичном ее оформлении. Для этого работодатель обязан издать соответствующий приказ, с котором работник должен ознакомиться под подпись. Без согласия работника вычесть из зарплаты стоимость книжки нельзя.Заполнить чистую трудовую книжку следует на основании следующих документов:

  1. приказа о приеме.
  2. паспорта;
  3. документов об образовании;

Оформляется трудовая книжка новому сотруднику в семидневный срок с момента подписания приказа о приеме его на работу.

В этот же срок должны быть внесены сведения в книжку о приеме сотрудника (переводе на другую должность, повышении квалификации или награждении). Об увольнении работника сведения вносят днем увольнения и в этот же день работнику передается документ в руки.На титульном листе книжки указываются следующие сведения:

  1. ФИО принимаемого работника полностью – так, как это указано в его паспорте;
  2. образование, специальность и профессия вносятся так, как это указано в документах об образовании.
  3. дата рождения нового работника;

Важно!

После заполнения указанных сведений специалист кадровой службы должен передать работнику книжку для проверки и постановки подписи.Если работником будут обнаружены ошибки, то кадровику потребуется книжку уничтожить. Для этого нужно будет составить специальный акт и на его основании произвести уничтожение трудовой.После этого заполняется новый бланк трудовой книжки.Если со временем потребуется внести изменения на титульный лист трудовой (например, работник сменил фамилию, получил высшее образование и т.д.), то исправления вносят с учетом определенных правил:

  1. выше вписываются верные сведения;
  2. зачеркивания допускаются только на титульном листе, при этом информация зачеркивается одной чертой таким образом, чтобы ее можно было прочесть;
  3. рядом указывается наименование, номер и дата документа, на основании которого в книжку вносятся исправления (это может быть свидетельство о браке, диплом и т.д.);
  4. запись заверяется сотрудником, вносившим исправления в книжку и заверяется печатью работодателя.

Важно!

Исправления в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о работе» вносят иным способом.

Зачеркивание ошибочной информации не допускается.

Она должна быть признана недействительной, после чего внесены верные сведения.После того, как первый разворот трудовой заполнен, кадровик переходит к заполнению сведений о работе.

Для этого в соответствующем разделе вносится информация о приеме на работу.

В графах раздела указываются:

  1. реквизиты документа, на основании которого работника принимают на работу (приказ, распоряжение руководителя).
  2. дата приема;
  3. сведения о приеме: «Принят на работу на должность …» (при этом указывается структурное подразделение компании, если его наименование упоминается в трудовом договоре);
  4. номер записи (в нашем случае запись будет под номером 1);

Если трудовая книжка заводится впервые, то работник может потребовать кадровика внести запись об учебе в стационарном отделении ВУЗа, службе в армии или другом периоде, включаемом в трудовой стаж, если работник нанимается на работу после него.В том случае, если документы о воинской службе работник принес уже после того, как запись о приеме сделана в книжку, то запись о службе в армии вносится после.Трудовая книжка на нового сотрудника оформляется в любом случае, независимо от того, является он совершеннолетним или нет.Хранится книжка у работодателя и пока работник находится с ним в трудовых отношениях работнику она не выдается. В случае, если работнику требуется в тот или иной орган предоставить трудовую книжку, то ему следует написать заявление о выдаче копии трудовой или выписки из нее. На заявление работника работодатель обязан отреагировать и выдать требуемые документы.

Оригинал документа органы запрашивать не вправе.Если утеря книжки произошла по вине работодателя, то он обязан будет восстановить документ.

Работнику выписывается дубликат трудовой, восстанавливаются все сведения о стаже и иные записи книжки. Все запросы в требуемые службы и прежним работодателям настоящий работодатель берет на себя, он также оплачивает необходимые расходы.Если утеря книжки произошла по вине работника, то работодатель выдает по заявлению дубликат книжки. А все данные в книжке восстанавливаются по документам и справкам, полученным силами работника.Вопрос: Нужно ли работнику подавать заявление на оформление трудовой впервые?Ответ: Законодательство не предусматривает подобные требования.

Однако, подобные правила могут предусматриваться внутренними нормативными документами работодателя.Вопрос: Почему сотрудник не может самостоятельно купить себе бланк трудовой, ведь с него в любом случае нужно будет удержать деньги?Ответ: Покупая бланк трудовой в киоске или ларьке, работник может приобрести экземпляр книжки, который не соответствует установленным стандартам или изготовленный компанией, не имеющей право выпускать подобные бланки.

Поделитесь статьей

(нет голосов, будьте первым)

Загрузка.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+