Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Трудовое право - Приказ о назначении ответсвеннного за ведение трудовыхкнижек в школе 2020

Приказ о назначении ответсвеннного за ведение трудовыхкнижек в школе 2020

Приказ о назначении ответсвеннного за ведение трудовыхкнижек в школе 2020

Образец Положения об электронных трудовых книжках

ПодписатьсяНе сейчасАвтор публикации: Юрист,Был(а) сегодня, 15:54 юрист, Куприков Михаил Сергеевич Написать сообщение ПодписатьсяВОПРОСЫПУБЛИКАЦИИ2 233 просмотров 1 343 дочитываний 27 мая 2020 в 23:14 Краткое содержание:УТВЕРЖДАЮГенеральный директорООО «_____________»(приказ № __ от _____2020)_____________ /_________МПг. Ульяновск _________20201.1. Настоящее положение является локальным правовым актом ООО «_____________» (далее – Общество, Работодатель), регламентирующим порядок формирования электронных трудовых книжек работников Общества.1.2. Настоящее положение разработано в целях:-упорядочения фиксации и передачи в подразделение Пенсионного Фонда РФ информации о приеме, переводе и увольнении Работников для формирования электронных трудовых книжек;-обеспечения требований Федерального закона от 16 декабря 2020 г. № 439-ФЗ

«О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»

, Трудового кодекса Российской Федерации и Федерального закона от 1 апреля 1996 г.

№ 27-ФЗ

«Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»

;-установления прав и обязанностей Общества в части фиксации и передачи в подразделение Пенсионного Фонда РФ информации о приеме, переводе и увольнении Работников Общества;-установления механизмов ответственности работников Общества за непредставление или несвоевременное представление в подразделение Пенсионного Фонда РФ информации о приеме, переводе и увольнении Работников Общества.1.3.

Настоящее положение вступает в силу в момент его утверждения приказом Генерального директора ООО «_____________» и действует бессрочно до замены новым локальным правовым актом аналогичного назначения.1.4.

Изменения и дополнения в настоящее положение вносятся в соответствии с отдельными приказами Генерального директора Общества.1.5.

Все работники Общества должны быть ознакомлены с настоящим положением под личную роспись в листе ознакомления.2.1. Переход к электронному формату сведений о трудовой деятельности для работников Общества, принятых на работу до 31.12.2020 года, является добровольным и осуществляется только с их письменного согласия, поданного работнику Общества, ответственного за ведение кадрового учета.2.2. Для работников, впервые принятых на работу с 01.01.2021 года, ведение электронных трудовых книжек по умолчанию признается в Обществе обязательным, при этом для таких работников трудовые книжки на бумажном носителе не заводятся.2.3.

Работники Общества предоставляют в срок до 31 декабря 2020 года включительно лицу, ответственному за ведение кадрового учета, письменное заявление по установленной в Приложениях № 1 и № 2 к настоящему положению форме, о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки.2.4.

Работники Общества предоставляют в срок до 31 декабря 2020 года включительно лицу, ответственному за ведение кадрового учета, письменное заявление по установленной в Приложениях № 1 и № 2 к настоящему положению форме, о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки.2.4. При получении от работников Общества заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде, лицо, ответственное за ведение кадрового учета, вносит запись в трудовую книжку о подаче работником такого заявления (по образцу в Приложении № 3 к настоящему положению) и до конца рабочего дня выдает трудовую книжку на бумажном носителе работнику с соблюдением порядка передачи трудовой книжки, предусмотренного трудовым законодательством.После выдачи работнику трудовой книжки на бумажном носителе, работодатель освобождается от ответственности за ее ведение и хранение.2.5.

При получении от работников Общества заявления о сохранении трудовой книжки на бумажном носителе, лицо, ответственное за ведение кадрового учета, наряду с электронной книжкой, продолжает вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию.2.6. Работникам Общества, не подавшим заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде и заявление о сохранении трудовой книжки на бумажном носителе до конца 2020 года, несмотря на то, что они трудоустроены, работодатель обязан вести трудовую книжку как в электронном виде, так и на бумажном носителе.2.7. Информация о поданном работником заявлении включается лицом, ответственным за ведение кадрового учета, в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.2.8.

Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности.2.9. Работники, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю соответствующее письменное заявление.К таким лицам, в частности, относятся:-работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период:а) временной нетрудоспособности;б) отпуска;в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;-работники, имеющие стаж работы по трудовому договору, но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений.3.1.

Электронная трудовая книжка включает следующий перечень сведений: информация о работнике; даты приема, увольнения, перевода на другую работу; место работы; вид кадрового мероприятия (прием, перевод, увольнение); должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение; вид поручаемой работы; основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа); причины прекращения трудового договора.4.1. Работодатель ежемесячно, не позднее 15-го числа следующего месяца, в котором осуществлено кадровое мероприятие (прием, перевод, увольнение), либо работником подано заявление о выборе ведения сведений о трудовой деятельности, а с 01.01.2021 года – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения работника, обязан представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности, предусмотренные разделом 3 настоящего Положения, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки.4.2. Обязанность по направлению сведений, перечисленных в пункте 4.1 настоящего Положения, возлагается приказом Генерального директора Общества на лицо, ответственное за ведение кадрового учета, либо лицо, его временно замещающее.Передача сведений реализуется в рамках существующего формата взаимодействия работодателя с территориальным подразделением пенсионного фонда.4.3.

Работодатель обязан не позднее 30.06.2020 года включительно ознакомить каждого работника под личную роспись с настоящим положением, разъяснив работникам изменения в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.4.4.

В случае выявления работником неверной или неполной информации в электронной трудовой книжке, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда России.4.5. Работникам, на которых не ведется трудовая книжка на бумаге, работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе или в электронном виде, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя):-в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;-при увольнении в день прекращения трудового договора.Такое заявление работник может подать на бумаге или в электронном виде, направив его по адресу электронной почты работодателя _____________.В случае если в день прекращения трудового договора работнику невозможно выдать сведения о трудовой деятельности у данного работодателя в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику такие сведения на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением.5.1. Работодатель несет предусмотренную законодательством ответственность:-за задержку по своей вине выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности при увольнении работника;-за внесение в сведения о трудовой деятельности неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника;-за непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности в территориальный орган Пенсионного фонда.Приложение № 1Генеральному директоруООО «_____________»_____________(ФИО директора)от ______________________________________________________________________(должность, ФИО работника)проживающего (ей) _______________________________________________________________________________________________________________________________тел.:_ _______________________________паспорт: серия________№ _____________дата выдачи_________________________кем выдан _____________________________________________________________ЗАЯВЛЕНИЕо ведении электронной трудовой книжкиПрошу в дальнейшем, с момента подачи настоящего заявления, осуществлять ведение моей трудовой книжки в электронном виде.«____» _______202___ года ________________ ________________(подпись) Ф.И.О.Заявление от _______________________________получено «____»_____________________2020 г.___________________________________________(подпись, должность, расшифровка подписи лица, ответственного за ведение кадрового учета)РАСПИСКАТрудовую книжку на бумажном носителе получил (а), претензий по оформлению записей в трудовую книжку к работодателю не имею.«____» _______202___ года ________________ ________________(подпись работника) Ф.И.О.Приложение № 2Генеральному директоруООО «_____________»_____________(ФИО директора)от ______________________________________________________________________(должность, ФИО работника)проживающего (ей) _______________________________________________________________________________________________________________________________тел.:_ _______________________________паспорт: серия________№ _____________дата выдачи_________________________кем выдан _____________________________________________________________ЗАЯВЛЕНИЕо сохранении трудовой книжки на бумажном носителеПрошу продолжать осуществлять ведение моей трудовой книжки на бумажном носителе.«____» _______202___ года ________________ ________________(подпись) Ф.И.О.Заявление от _______________________________получено «____»_____________________2020 г.___________________________________________(подпись, должность, расшифровка подписи лица, ответственного за ведение кадрового учета)Проголосовали:39Проголосуйте, чтобы увидеть результаты

  1. Да.
  2. Нет.

да 9 / -1 нетВаш рейтинг должен быть не менее 500 для оценки публикацииОК Поделиться в социальных сетях: да 9 / -1 нет

Юристов онлайн Вопросов за суткиВопросов безответовПодписаться на уведомленияМобильноеприложениеМы в соц.

сетях

© 2000-2020 Юридическая социальная сеть 9111.ru *Ответ на вопрос за 5 минут гарантируется авторам VIP-вопросов.

МоскваКомсомольский пр., д. 7Санкт-Петербургнаб. р. Фонтанки, д. 59Екатеринбург:Нижний Новгород:Ростов-на-Дону:Казань:Челябинск:

Голосование:

Статья была опубликована в журнале .Все права защищены.

Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения статей с сайта разрешается правообладателем только с обязательной ссылкой на печатное СМИ с указанием его названия, номера и года выпуска.

В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» приведем перечень действий (схема), которые необходимо выполнить в связи с переходом на электронные трудовые книжки.
В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ

«О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»

приведем перечень действий (схема), которые необходимо выполнить в связи с переходом на электронные трудовые книжки.

В процессе перехода на электронные трудовые книжки организациям нужно подготовить следующие документы:

  1. бланки заявлений о выборе работниками способа учета сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже, а также о способе предоставления таких сведений.
  2. приказ о внесении изменений в правила внутреннего трудового распорядка;
  3. уведомление о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
  4. приказ о проведении мероприятий по формированию и ведению сведений о трудовой деятельности в электронном виде;

Такой приказ (пример 1) позволит работодателю эффективно организовать выполнение требований законодательства о формировании сведений о трудовой деятельности работников и подготовке к сдаче отчетности. Рекомендуем назначить лиц, ответственных за эту работу, а также определить, какие действия и в каком порядке им нужно произвести.

Этим приказом локальный нормативный акт (рассмотрим в данном случае ПВТР, пример 2) будет приведен в соответствие действующему законодательству. Кроме того, этот приказ будет доказательством выполнения требований законодательства о внесении изменений в локальные нормативные акты.

Вместо внесения изменений можно утвердить новую редакцию ПВТР. Вносимыми изменениями следует установить также порядок предоставления работниками сведений о трудовой деятельности при приеме на работу и выдачи таких сведений работникам по их запросу или при увольнении.

Здесь же рекомендуем указать адрес корпоративной электронной почты. Поскольку работодатель обязан ознакамливать работников с локальными нормативными актами, указание этого адреса в ПВТР либо другом локальном нормативном акте позволит довести его до сведения работников.

Эти изменения позволят снизить риски либо избежать их при проверках надзорных органов, а также при спорах с работниками.

Уведомление (пример 3) оформляется для выполнения требований законодательства о письменном уведомлении работников до 30.06.2020 об изменениях в порядке ведения трудовых книжек, порядке предоставления сведений в ПФР, а также о праве выбора между продолжением ведения бумажной трудовой книжки или предоставлением работнику сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст.

66.1 ТК РФ. Также работники будут уведомлены о корпоративном адресе электронной почты для направления заявлений в электронном виде.

Чтобы упростить процесс разработки организацией внутренних шаблонов заявлений о выборе работниками способа учета сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже, а также способа их предоставления, приведем примеры заявлений работников в части способа ведения их трудовых книжек. Образцы можно раздать работникам для написания заявления лично, в том числе от руки, либо для изготовления с применением компьютера и направления заявления в электронном виде. Получение заявления работника о ведении трудовой книжки в бумажном виде или предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст.

66.1 ТК РФ позволит работодателю выполнить требования законодательства о предоставлении работнику выбора способа учета сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Заявление работника о согласии на предоставление сведений о трудовой деятельности приведено в примере 4, о продолжении ведения трудовой книжки — в примере 5. В одном заявлении (пример 6) можно указать оба варианта выбора в таблице, а работник поставит подпись в соответствующей строчке.

Предлагаем и еще один вариант — указать оба предложения и в уведомлении (пример 7).

На наш взгляд, такой способ также приемлем, ведь в законодательстве не указан какой-то предпочтительный формат.

Статья 68 ТК РФ.

Ответственный за электронные трудовые книжки

11 январяИтак, свершилось! Мы с вами стали свидетелями переломного момента в истории трудовой книжки. Когда-то, в далёком 1919 году, трудовые книжки обязаны были иметь все лица старше 16 лет, так как этот документ выполнял функцию удостоверения личности, за уклонение от получения трудовой книжки в те годы грозило тюремное заключение сроком до 6 месяцев, а за потерю – штраф, так как паспортов в молодой Советской республике не было.

  1. И вот, через сто лет, трудовая книжка, следуя веяниям времени, преобразовывается в электронный документ, по-прежнему оставаясь основным документом, подтверждающим трудовой стаж и трудовую деятельность работника.

Закон о введении электронных трудовых книжекС 1 января 2020 г.

вступили в силу два федеральных закона:

  1. Федеральный закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования»
  2. Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»

Трудовой кодекс дополнен новой статьёй — 66.1 «Сведения о трудовой деятельности», это и есть то, что в народе называют «электронная трудовая книжка». Такие сведения работодатель обязан подавать в ПФР и выдавать работнику в определённых случаях, соответственно, у специалистов по кадрам появились новые обязанности, которые необходимо зафиксировать документально.Новые должностные обязанностиНовые обязанности можно разделить на три блока:1) взаимодействие по данному вопросу с работниками;2) взаимодействие с ПФР;3) работа со сведениями о трудовой деятельности: ведение, хранение, учёт.1.

Взаимодействие с работниками:

  1. Выдача трудовой книжки на руки работнику с внесением в неё соответствующей записи в случае выбора работником способа ведения сведений о трудовой деятельности
  2. Оформление и выдача уведомлений работникам о переходе на новый формат ведения сведений о трудовой деятельности
  3. Приём и регистрация заявлений о выборе работника
  4. Выдача работнику сведений о его трудовой деятельности (в период работы в организации либо в случае увольнения): заполнение формы и заверение записи

2. Взаимодействие с ПФР:

  1. Подача сведений о трудовой деятельности работников в ПФР (в случае приёма на работу, перевода на другую постоянную работу, увольнения, подачи заявления о выборе работника)

3.

Работа со сведениями о трудовой деятельности внутри организации:

  1. Внесение сведений в отчётные формы, банк данных о персонале, программу автоматизированного кадрового учёта

Вы можете дополнить данный перечень исходя из специфики вашей организации, но это — необходимый минимум.Кого можно назначить ответственным Кого же назначить ответственным за вышеуказанные работы, ведь теперь их необходимо выполнять постоянно?

  1. Этот вопрос не урегулирован законодательством, каждая организация вправе устанавливать схемы документооборота самостоятельно.

Думаю, за первый блок работ целесообразно назначить ответственными тех же лиц, что отвечали в вашей организации за работу с трудовыми книжками. Схемы распределения обязанностей могут быть различными в зависимости от масштаба и организационной структуры: на крупных промышленных предприятиях даже внутри отдела кадров возможно разделение, когда одни специалисты работают с трудовыми книжками рабочих, другие — с трудовыми книжками руководителей, специалистов и служащих.

  1. Если ваша организация имеет удалённые подразделения, документооборот может быть организован таким образом, что трудовые книжки хранятся либо централизованно, в головном офисе, либо в этих подразделениях, и в каждом назначен ответственный за работу с ними.

Что касается второго блока — подачи сведений в ПФР — уже сейчас, судя по вопросам в кадровых группах и на кадровых форумах, намечается конфликтная зона: кто должен подавать эти отчёты?И здесь, опять же, право решения остаётся за работодателем.

Возможно, в небольших организациях, где рабочее место специалиста по кадрам не оснащено программой автоматизированного кадрового учёта (бывает и такое!), уместно будет поручить эту работу специалистам бухгалтерии, взаимодействующим с ПФР, им нужно будет лишь запрашивать нужную информацию у специалиста по кадрам.

  1. Третий блок работ связан с программой автоматизированного кадрового учёта: если она есть только у работников бухгалтерии, то логично хранить эту информацию в программе, если же работодатель настаивает, что этим должны заниматься кадровики, то им придётся обходиться стандартным офисным пакетом.

Какое бы решение ни принял работодатель, необходимо правильно его оформить:

  1. издать приказ о назначении ответственных;
  2. внести соответствующие дополнения в трудовые договоры, должностные инструкции работников,
  3. документально разделить зоны ответственности между бухгалтерией и кадровой службой, чтобы избежать потенциальных конфликтов.

Читайте также:

Как назначить ответственного за электронные трудовые книжки

Copyright: фотобанк Лори В связи с введением ЭТК (), у кадровиков появилась дополнительная работа.

С 2020 года им нужно не только вести книжки работников в двух форматах – бумажном и цифровом (если работник не заявит о ведении ЭТК), но и сдавать новый вид отчетности в Пенсионный фонд.

В связи изменением трудового законодательства придется проводить , выдавать им сведения о трудовой деятельности. Руководитель компании должен решить, кто будет ответственным за ведение электронных трудовых книжек.

Назначенный работник наделяется обязанностями по работе с ЭТК, что фиксируется в приказе.

Работодатель вправе поручить эту кадровую деятельность одному сотруднику или распределить ее между несколькими подчиненными.

Издание приказа или распоряжения о назначении работника, ответственного за ведение трудовых книжек – это требование действующего законодательства. Оно прописано в п. Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв.

Правительственным Постановлением № 225 от 16.04.2003).

Несмотря на то, что про ЭТК здесь ничего не сказано, они являются равноценным аналогом обычной трудовой книжки, а значит, на них распространяются те же правила. В Трудового кодекса РФ говорится, что ЭТК, точнее, «Сведения о трудовой деятельности», могут предоставляться при трудоустройстве вместе с трудовой книжкой или взамен бумажного документа. Сведения обязательно выдаются работодателем в день увольнения сотрудника, а по запросу работника — в течении 3-х дней (рабочих).

Минтруд разработал проект формы таких сведений – СТД-Р (взамен , ранее предложенной Пенсионным фондом). Приказ о назначении ответственного лица следует издать в начале года, так как первые сведения в Пенсионный фонд по нужно подать не позднее 15 февраля 2020 г. Отчет формируется не на всех работников.

В него включаются данные только о тех сотрудниках, в отношении которых в предшествующем месяце произошло хотя бы одно из кадровых событий ( закона о персучете № 27-ФЗ от 01.04.1996):

  1. прием на работу;
  2. увольнение;
  3. подача работодателю заявления с просьбой продолжить вести его бумажную трудовую книжку или перейти на электронный вариант.
  4. перевод на другую постоянную работу;

Ответственный за электронные трудовые книжки должен своевременно подавать требуемую отчетность в Пенсионный фонд. В 2020 году срок ее подачи – не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором имело место кадровое событие, а с 2021 г. о приеме и увольнении сотрудников нужно будет сообщать не позднее следующего дня за днем издания соответствующего приказа.

Читайте также: Обычно ответственным за ведение ЭТК назначается работник кадровой службы или бухгалтерии, хотя уполномочить на эту деятельность можно любого сотрудника, который, по мнению работодателя, с ней справится. Когда предприятие небольшое, работа с ЭТК не будет занимать много времени. При отсутствии кадровой службы, работодатель вправе добавить ее к основным функциям одного или нескольких работников – за дополнительную плату и при наличии (ст.

ТК РФ). Если у работников, ответственных за ЭТК, при этом изменяются трудовые обязанности, с ними следует заключить (ст.ТК РФ). В этом случае коррективы вносятся и в должностную инструкцию сотрудника.

В приказе нередко указывают, кто будет работать с ЭТК в отсутствие ответственного лица, например, по причине болезни, отпуска или служебной командировки. Если возложенные на работника обязанности по носят временный характер, и не связаны с изменением условий договора, в приказе прописывается срок их исполнения. Приказ составляется в свободной форме.

В нем нужно максимально четко отразить, кто и чем будет заниматься в области ведения ЭТК на конкретном предприятии. Ниже приводится пример такого документа: Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в Рубрики: Tags:

    , ,

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство | 13:27 25 декабря 2020 Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство | 10:20 20 июля 2020 Пенсионеры, Транспортный налог Страховые взносы ПФР УСН Выплаты персоналу Штрафы Экономика и бизнес Прием на работу Декретный отпуск Иностранные работники | 13:16 1 октября 2020 Бухгалтерский учет Законодательство Бухгалтерская отчетность Прием на работу Кадровое делопроизводство Декретный отпуск Современный предприниматель Налоги и учет для малого бизнеса © 2006 — 2020 Все права защищены.

При полном и частичном использовании материалов, активная ссылка на spmag.ru обязательна, при условии соблюдения .

Инструкция: составляем приказ о назначении ответственного за трудовые книжки

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

  1. Сервисы:

Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки — это обязательный документ кадрового делопроизводства. Он необходим и при переходе на электронные трудкнижки в 2020 году.

7 апреля 2020 Автор: Дмитриева Наталья в ворде в ворде Для ведения, хранения, учета и выдачи трудовых в любой организации обязательно назначается специальное должностное лицо (п. 45 правил, утв. постановлением правительства от 16.04.2003 № 225). Это не всегда отдельный специалист, иногда на сотрудника дополнительные обязанности возлагаются приказом.

Это не всегда отдельный специалист, иногда на сотрудника дополнительные обязанности возлагаются приказом.

Требования и ответственность за отсутствие специального распоряжения приведены в таблице. Санкции за отсутствие лица (п. 45 правил, утв. постановлением правительства от 16.04.2003 № 225) Вариант оформления Руководитель ИП или юрлицо Предупреждение или штраф от 1000 до 5000 рублей (ч.

1 ст. 5.27 КоАП РФ). При повторном нарушении — от 30 000 до 50 000 рублей или дисквалификация до 3 лет (ч. 23 ст. 19.5 КоАП). Предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). При повторном нарушении ИП — от 30 000 до 50 000 рублей (ч.

23 ст. 19.5 КоАП). При повторном нарушении в организации — от 100 000 до 200 000 рублей (ч.

23 ст. 19.5 КоАП). Основная работа. Совместительство. Совмещение. Возложение обязанностей. Отдельное уполномоченное лицо утверждается руководителем (абз.

2 п. 45 постановления правительства № 225 в ред. от 25.03.2013). Приказ об ответственных за ведение трудовых книжек — документ обязательный.

Законодательство не определяет отдельных требований для ответственных работников. Назначают их такими способами:

  1. через возложение обязанностей на работника (ст. 60 ТК).
  2. на основную работу или по совместительству;
  3. оформляется совмещение функций к должности, существующей в штатном расписании (за доплату) (ст. 60 ТК);

Для оформления кадровика достаточно официального распоряжения, обязанности уже предусмотрены его должностной инструкцией. А вот для бухгалтера, например, придется вносить поправки в его должностную инструкцию.

Передать ведение сведений о трудовой деятельности на аутсорсинг нельзя. Только руководитель организации осуществляет назначение ответственных за ведение трудовых книжек из числа работников.

Это соответствует законодательству — не состоящие в трудовых отношениях с организацией лица не подчиняются правилам внутреннего распорядка и распоряжениям руководителя (ч. 2 ст. 21 ТК РФ). За нарушение — ответственность по ст. 5.37 КоАП. Унифицированного бланка нет, документ составляется в произвольной форме.

Шаг 1. Оформите на бланке организации. При его отсутствии в верхней части укажите основные реквизиты: название, место расположения, регистрационные коды. Шаг 2. Проставьте дату, порядковый номер и место оформления.

Напишите название — «Приказ». На следующей строке — повод-содержание

«О назначении ответственного лица за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек»

.

Шаг 3. В вводной части сделайте ссылку на нормативно-правовой акт, регулирующий содержание, — п. 45 правил ведения ТК (постановление правительства РФ № 225 в ред.

от 25.03.2013). Шаг 4. После слова «Приказываю» перечислите распоряжения руководителя:

  1. назначение сотрудника на время отсутствия ответственного — укажите должность и условия исполнения (например, форму и размер денежной компенсации);
  2. напишите, кто осуществляет контроль за исполнением.
  3. назначение уполномоченного сотрудника — укажите должность, основание для введения полномочий (например, ссылку на пункт договора найма или должностной инструкции);

Шаг 5.

Внесите место для подписи руководителя. Шаг 6. Перечислите сотрудников, которые упомянуты в тексте, — они поставят подпись после ознакомления с содержанием.

На что следует обратить внимание:

  1. правила работы, детальный перечень обязанностей уполномоченного не прописывайте. Они есть в договоре найма, должностной инструкции или ином локальном нормативном акте (например, в положении о ведении и хранении ТК).
  2. в содержании, при необходимости, предусмотрите ответственных по всей организации в целом и по отдельным структурным подразделениям;

Вот так выглядит образец приказа о ведении трудовых книжек и назначении ответственного: Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр» 123456, г. Москва, 3-й Бюджетный проезд, д.

1, ИНН 123456789876, ОГРН 1234567898765 ПРИКАЗ № 45-ЛС г.
Москва 30 мая 2020 г. О назначении лиц, ответственных за ведение, хранение, учет и выдачу ТК Во исполнение пункта 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003, ПРИКАЗЫВАЮ:

  • Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров А.А. Александрову.
  • Назначить специалиста по кадровому делопроизводству В.В. Волошину, а в ее отсутствие менеджера по персоналу С.С. Смирнову ответственными за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек работников.

30.05.2020 Директор: Иванов И.И.С С приказом ознакомлены: Александрова А.А. Волошина В.В. Смирнова С.С. А вот образец распоряжения о переходе на электронные книжки и подачу сведения о рабочей деятельности в электронном виде.

Основное содержание — назначается ответственное лицо и определяются новые функции работника в связи с исполнением ФЗ-439 от 16.12.2019:

  1. сбор заявлений сотрудников организации о переходе на ЭТК;
  2. уведомления и разъяснения персоналу о нововведениях в отношении трудовых книжек;
  3. подготовка отчета СЗВ-ТД для ПФР и сведений по форме СЗИ-ТД.

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр» 123456, г.

Москва, 3-й Бюджетный проезд, д. 1, ИНН 123456789876, ОГРН 1234567898765 ПРИКАЗ № 45-ЛС г. Москва 30 декабря 2020 г. О переходе на электронные сведения о трудовой деятельности работников и назначении ответственных на период до 31 декабря 2020 года ПРИКАЗЫВАЮ: 1 .Назначить начальника отдела кадров Александрову А.А.

ответственной за:

  1. подготовку сведений о деятельности по форме СЗИ-ТД и выдачу их работникам.
  2. подготовку сведений о деятельности сотрудников по форме СЗВ-ТД и предоставление в ПФР;

2. Назначить специалиста по кадровому делопроизводству В.В.

Рекомендуем прочесть:  Беременный отпуск в сентябре

Волошину ответственной за:

  1. уведомление сотрудников организации о нововведениях в отношении электронных трудовых книжек и о возможности выбора варианта их ведения в срок до 30.06.2020 (включительно);
  2. сбор заявлений от работников об отказе или о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном бланке в срок до 31.12.2020 (включительно).

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой. 31.12.2019 Директор: Иванов И.И.С С приказом ознакомлены: Александрова А.А.

Волошина В.В. Приказ о назначении ответственного (ответственных) за работу с ТК относится к приказам по основной деятельности. Такие документы хранятся не в кадровой службе, а работниками канцелярии.

Затем — в архиве организации. Срок хранения — 75 лет (ст. 19 перечня, утв. приказом Минкультуры № 558 от 25.08.2010).

Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Заявление на предоставление копии трудовой книжки — это обращение, которое работник направляет работодателю для получения заверенной ксерокопии. Оно оформляется письменно в свободной форме или по образцу, утвержденному локальным актом организации.

6 марта 2020 Доверенность на получение трудовой книжки третьим лицом — это нотариально заверенный документ, который оформляет работник, если по любой причине не получает ее лично.

9 апреля 2020 Трудовой договор о дистанционной работе — это соглашение между работодателем и работником об условиях выполнения функций вне офиса. Например, из дома. Удаленка — рекомендованный режим труда в период коронавирусного карантина.

9 апреля 2020 Приказ об организации дистанционной работы — это распорядительный документ руководителя, которым определяют правила для сотрудников, рабочие места которых находятся вне местоположения организации. 27 марта 2020 × Еженедельная рассылка Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю Подписаться

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек: обязательный ли это приказ, для чего издается, как оформить

/ / , 3,281 Просмотров Законодательством устанавливается, что пока работник занят по трудовому контракту, его трудовая должна храниться на предприятии, которое является его работодателем.

Так как данный бланк считая БСО, необходимо правильно организовать учет поступления книжек, их хранение, и выдачу. С этой целью руководство субъекта должно издать приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек. Оглавление

Все трудовые, поступающих на предприятие и работающих людей, должны храниться в специально оборудованном для этого месте.

За порчу или утерю данного бланка компания, а также ее руководитель, несут соответствующую ответственность. Ведь в этих документах отражается вся необходимая информация для установления работнику пенсии в будущем.

Поэтому директор организации создать все условия для правильной работы с трудовыми на предприятия. А так как у него помимо этого много других ответственных дел, руководитель выбирает должностное лицо, которому на основании изданного распоряжения вменяется ведение учета бланков трудовых.

При этом ответственность остается за руководителем, а выбранное лицо, отвечает за учет трудовых только внутри конкретного хозяйствующего субъекта. Именно он будет принимать у работников трудовые, правильно вести их учет, вносить соответствующие документам-основаниям записи, и выдавать их при увольнении сотрудникам компании.

Внимание! В случае неисполнения им своих обязанностей или исполнения их не в полном объеме, он будет отвечать перед руководством компании на основании изданного приказа о назначении этого сотрудника ответственным. Руководитель в соответствии с нормами законодательства должен назначить ответственного за ведение трудовых или же взять эту обязанность на себя.

Такие требования указаны в Правилах ведения трудовых книжек.

Таким образом, необходимость установить ответственное лицо закреплено законодательно. В случае, если оно все же не было назначено, то в соответствии с КОАП будет наложен штраф, размер которого будет достигать 50 тысяч руб.

При этом данное наказание накладывается не на должностное лицо, а непосредственно на организацию. Правила ведения трудовых книжек определяют, что работодатель обязан обеспечить работу с трудовыми книжками.

При этом такой шаг должен делать любой субъект бизнеса — как предприниматель с наемными сотрудниками, так и компания.

В случае с предпринимателем, он обычно самостоятельно вносит записи в трудовые книжки. В компаниях эта обязанность автоматически возлагается на директора, либо он выбирает одного из принятых сотрудников. Однако в любой из указанных ситуаций руководящее лицо должно однозначно установить ответственное лицо, как этого требуют Правила.

Это можно сделать только издав необходимо распоряжение. Внимание! При этом оформлять документ необходимо даже в том случае, когда руководитель — единственный работник компании, а потому автоматически принимает обязанность по оформлению книжек. В этой ситуации он оформляет приказ, в котором указывает, что принимает данные функции на себя.

Обычно, в крупной организации за работу с трудовыми книжками отвечает кадровый отдел, а в нем — ответственный за трудовые книжки или несколько конкретных специалистов. В небольшой компании такой отдел может быть не сформирован.

Поэтому, руководитель может назначить в качестве ответственного лица бухгалтера, секретаря, прочих должностных лиц. Свое решение руководящее лицо обязательно закрепляет в форме приказа. Если поручить данный процесс в организации некому, то ответственным за ведение трудовых считается непосредственно сам руководитель.

Закон устанавливает, что работодатель обязан организовать работу по ведению трудовых книжек. При этом он должен назначить своим приказом какое-либо лицо для выполнения таких действий. Из этого следует, что вести работу с трудовыми может только работник, который состоит в штате компании.

Даже если ведение кадрового учета передано по договору аутсорсинга, работать с трудовыми необходимо своими силами внутри компании.

бухпроффиВажно! При изменении ответственного лица, все имеющиеся трудовые должны быть переданы по акту приема-передачи.

При этом в документе нужно указывать не просто количество документов, а перечислить их владельцев пофамильно.

скачать в формате Word.

Для такого рода распоряжения закон не определяет какой-то обязательной формы. Ответственное лицо для его составления может использовать фирменный бланк компании, либо оформить документ самостоятельно.

Но в последнем случае необходимо обеспечить наличие на распоряжении обязательных к применению реквизитов.

Так, в верхней части документа нужно указать название организации, место ее расположения, регистрационные коды, банковские реквизиты. Следующим этапом посередине листа записывается название документа «Приказ».

Очень часто на следующей строке дается его краткое содержание – например, «О назначении ответственного лица за работу с трудовыми книжками. Кроме этого, на документе должны быть проставлены его дата составления, порядковый номер и место оформления (город). Под указанным номером данный приказ в дальнейшем регистрируется в журнале распоряжений по предприятию.

Приказ начинается с вводной части.

В ней необходимо указать, во исполнение каких законодательных актов он выпускается. Обычно это включает:

  • п. 45 Правил ведения трудовых книжек;
  • Постановление №225, которым приняты Правила.

Дальше идет слово «Приказываю», после чего попунктно перечисляются распоряжения:

  1. Назначение сотрудника, с указанием должности и доплаты, который будет исполнять данные обязанности при отсутствии первого сотрудника на своем месте (например, во время отпуска либо болезни);
  2. Кто будет контролировать выполнение данного распоряжения.
  3. Назначение работника, с указанием его должности, который будет отвечать за работу с трудовыми книжками;

Документ подписывает руководитель организации.

Внимание! После этого перечисляются сотрудники, упомянутые в тексте документа. Каждый из них должен в подтверждение знакомства с документом проставить свою подпись.Помогите нам в продвижении проекта, это просто: Оцените нашу статью и сделайте репост!

(1 оценок, среднее: 5,00 из 5) Загрузка.

Поделиться Тэги 29.02.2020 28.02.2020 01.03.2019 26.02.2019 25.02.2019 05.09.2018

Приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек

10335 При поступлении на работу каждый человек передает свою трудовую книжку вместе с вкладышем работодателю. Вследствие этого у руководства предприятия возникает потребность в организации ведения, хранения и учета этих документов.

Для того, чтобы возложить на кого-либо из сотрудников данную функцию, составляется приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек.

  1. Бланк и образец
  2. Бесплатная загрузка
  3. Онлайн просмотр
  4. Проверено экспертом

ФАЙЛЫ Трудовые книжки по закону относятся к бланкам строгой отчетности. Связано это с тем, что они содержат информацию, которая впоследствии напрямую влияет на уровень пенсии того или иного сотрудника, поэтому работа с ними должна вестись в определенном порядке.

Особенно это актуально для крупных организаций, где большое количество наемного персонала, а значит и большой поток кадровой документации. Руководитель предприятия лично назначает работника, который несет ответственность за сохранность трудовых книжек.

Обычно это сотрудник или начальник отдела кадров.

В обязанности этого специалиста входит не только прием и выдача трудовых и вкладышей в них, но и их заполнение, забота об их содержании и учет.

В случае потери или порчи трудовой, восстанавливать документ (или компенсировать затраты на эту процедуру) придется именно ответственному сотруднику. Все приказы, издаваемые в организации, всегда пишутся от имени руководителя, а вот непосредственная обязанность по их составлению обычно возлагается на секретаря, юрисконсульта или другого приближенного к директору работника, имеющего понимание о том, как формировать такой вид распорядительных бумаг.

Однако, в любом случае, независимо от того, кто именно занят в составлении приказа, для того, чтобы документ стал легитимным (т.е. законным), надо соблюсти одно важное условие: передать бланк на подпись директору.

В случае, если у вас возникла необходимость в написании приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек, внимательно прочитайте приведенные ниже советы и посмотрите образец документа. Для начала общая информация. На сегодняшний день не существует стандартной единой формы приказа, так что любой подобный документ представители компаний могут писать в свободном виде, или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон приказа – по его образцу.

Приказ допустимо создавать на фирменном бланке предприятия (как правило, в тех случаях, если такое требование указано в нормативных актах фирмы) или на обычном листе любого удобного формата (лучше А4). Писать приказ можно от руки (но чтоб написано все было четко, разборчиво, без помарок и исправлений) или набирать на компьютере.

При формировании приказа учитывайте несколько простых правил:

  • Приказ всегда пишется в единственном экземпляре, который подписывается директором (или иным лицом, уполномоченным действовать от имени руководителя), а также всеми упомянутыми в нем сотрудниками – подписи последних будут свидетельствовать о том, что они ознакомились с приказом и согласны его выполнить. Все автографы должны быть только «живыми», отпечатанные (т.е факсимильные) подписи для заверения приказа использовать запрещено.
  • В бланк также вносится и основание – т.е. даются ссылки на разделы, статьи и пункты закона, имеющие прямое отношение к содержанию документа.
  • Каждый приказ (и этот в том числе) должен иметь под собой обоснование – оно всегда пишется в начале документа и начинается со слов «В связи с…». Обоснование дает представление об обстоятельствах, послуживших поводом к составлению приказа.

Проштамповывать приказ при помощи печати следует только в том случае, если норма по применению штемпельных изделий для удостоверения внутренней документации закреплена в учетной политике фирмы.

После составления приказ надо зарегистрировать в журнале учета распорядительных документов. Приказ действителен только на предприятии, в котором он издан.

«Шапка» документа должна включать в себя:

  1. наименование предприятия;
  2. его номер, присвоенный в соответствии с внутренним документооборотом компании;
  3. название документа(с обозначением сути);
  4. дату и место (населенный пункт) составления приказа.

Далее идет основная часть. Здесь необходимо:

  1. назвать ответственное лицо, вписав в бланк должность, ФИО работника, а также аналогичным образом указать, кто будет замещать его в случае длительного отсутствия на рабочем месте (например, по причине отпуска, болезни или командировки).
  2. дать обоснование, т.е. по каким объективным причинам понадобилось формирование этого распоряжения (в данном случае это необходимость организовать ведение, хранение, учет трудовых книжек в соответствии с требованиями законодательства РФ);

При необходимости эту часть документа можно дополнить и другими сведениями.

Ниже надо включить основание для создания приказа – здесь это Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225. Напоследок в документ следует внести ответственное за исполнение приказа лицо (это может быть сам директор или любой из его заместителей, а также начальник отдела кадров). После окончательного формирования приказа и ознакомления с ним всех упомянутых в нем сотрудников, бланк нужно вложить в папку с прочей распорядительной документацией фирмы.

Ну а после того, как приказ перестанет быть действительным, его можно отдать в архив компании, а затем по истечении срока хранения уничтожить в порядке, установленном законом.

Как составить приказ о переходе на электронные трудовые книжки

Приказ о переходе на электронные трудовые книжки — один из важных документов, которые придется оформить отделу кадров в начале 2020 года. Образец приказа о введении электронных трудовых книжек представлен в нашей статье.

С начала этого года все предприятия обязаны предложить своим работникам использовать трудовые книжки (ТК) в электронном виде. Теперь все сведения о работниках и их стаже будут храниться в электронных ресурсах ПФР (ч.

1 ст. 66.1 ТК РФ, ст. 3 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Работник в любой момент, используя личный кабинет ПФР или портал «Госуслуги», может получить выписку из своей трудовой или оформить пенсию без похода в Пенсионный фонд. При этом если человек хочет, чтобы его трудовая велась на бумаге, он имеет на это право.

Необходимо только написать соответствующее заявление: До начала использования новых ТК работодатель должен сделать следующее: 1) В первые рабочие дни января составить приказ о введении электронных трудовых книжек: 2) До 01.07.2020 уведомить работников об изменениях, связанных с ТК, и о том, что у них есть выбор, как именно будут учитывать их трудовой стаж. Работник, в свою очередь, пишет заявление, указывая работодателю свой выбор.

Обратите внимание, что если работник не предоставит заявление до конца 2020 года, то работодатель продолжит вести трудовую в бумажном виде, в соответствии со ст. 66 ТК РФ. С 2020 года работодатели сдают отчет по форме СЗВ-ТД за месяц, в котором работник выбрал вид ведения трудовой или совершил кадровые передвижения.

Отчитываться необходимо до 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Новые ТК входят в нашу жизнь уверенными шагами.

При этом те, кто пока не уверен в их преимуществах, может написать соответствующее заявление и использовать бумажный вариант до окончания 2026 года.

Предполагается, что с 2027 года бумажные ТК перестанут существовать вовсе.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+