Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Служебная записка оформление по госту

Служебная записка оформление по госту

Служебная записка оформление по госту

Гост делопроизводство оформление документов служебная записка

» » Правовые ответы Данный документ составляется тогда, когда устное общение не решает проблемы и заявку нужно выразить письменно. Целью написания такого бланка является объяснение и согласование аспектов насущных вопросов внутри компании, которые касаются взаимоотношений сотрудников одного подразделения с сотрудниками другого.Служебная записка – это вспомогательный документ, который не регламентируется ОКУД. Вот почему информация в этих документах не отражается в приказах и распоряжениях.Что это такое?По сути служебный бланк является средством деловой переписки в середине компании, между работниками разных подразделений, у которых разные руководители. Если же работник написал записку вышестоящему начальнику, то это уже докладная.

Оформление записки не регламентируется ни стандартами, ни ГОСТами. Она составляется произвольно и отражает суть решения того или иного вопроса для улучшения взаимоотношений внутри компании.Предложим пример составления обыкновенной служебной записки.

Как, выше говорилось, стандартного бланка такого документа не существует. Тем не менее к оформлению документа рекомендуются общепринятые правила, среди которых можно отметить следующее:

  • Ниже пишется номер записки и название.
  • В дальнейшем описании нужно сделать предложения для решения сложившегося положения, либо автор документа рекомендует выполнение действий должностным работником, которому подана заявка.
  • Затем раскрывается суть проблемы, которую необходимо разрешить в компании в структуре своих обязанностей. Здесь может быть описана ситуация, с которой сотрудник сам не способен справиться и для этого нужна помощь других сотрудников или предоставлена заявка для подключения какого-либо устройства, расположенного в смежном отделе и т.д.
  • В верху в правом углу листа отображается адресат записки. Рекомендуется написать должность человека, к которому написано обращение и Ф.И.О.
  • Внизу записки пишется должность автора, отправившего записку и Ф.И.О.

Вот так составляется ориентировочный шаблон служебного бланка, которым можно воспользоваться при необходимости каждому работнику.Выше была рассмотрена структура оформления служебного бланка. А теперь рассмотрим, а как же написать данный документ правильно.

О чем нужно писать, и чего отображать нельзя.Мы уже говорили, что форма составления записки произвольная, однако какие-то устные правила по ее оформлению все-таки существуют.

  1. Далее, в описании сути документа отображается ситуация и излагается конкретная просьба, либо предлагаются решения автора для устранения проблемы.
  2. Должность автора и Ф.И.О. пишется в именительном падеже. Документ подписывается автором, а при необходимости и заинтересованными сотрудниками.
  3. В описании необходимо не употреблять лишние фразы, сложные обороты речи. Суть проблемы нужно описывать кратко и по-деловому.
  4. Для унификации образца служебных документов, каждая компания, как правило разрабатывает свой образец документа. При этом достаточно ориентироваться на стандарты РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации».
  5. Учитывая, что в документе отображается порядковый номер, следовательно, такие обращения должны регистрироваться в заведенных журналах.
  6. Во-вторых, в названии записки в кратком стиле обозначается тема или заголовок в именительном падеже, и здесь же ставиться дата и ее номер.
  7. Во-первых, записка должна быть написана грамотно, в деловом стиле и без ошибок. Так, при заполнении правого угла документа с обращением к вышестоящему органу (Ф.И.О. и должность пишется в дательном падеже).

В некоторых компаниях, для облегчения составления подобных обращений, создается приказ руководителя с инструкцией по оформлению служебных записок, с указанием общих правил по составлению различных записок (служебной, докладной, объяснительной), с приложением образцов бланков.Особенно актуально это, если документооборот в компании компьютеризирован, где журнал регистраций, служебные бланки и готовые документы содержаться в отдельных каталогах, с доступом всех заинтересованных пользователей по локальной сети.Как уже отмечалось, некоторые предприятия для облегчения составления служебных записок, оформляют образцы бланков приказом руководителя. Таким образом, сотрудникам не нужно искать, как написать такой документ. Достаточно обратиться к секретарю, у которого должны быть образцы таких документов, у него же, как правило, находиться и журнал регистрации.Ниже приводится пример составления служебной записки на листе А4, с придуманным субъектом, к которому обращается автор документа и произвольной сутью созданной проблемы.Директору ОАО «Рога и Копыта»Алексееву Арсению Сидоровичуг.

Челябинск 14 июня 2020 годаСЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКАС 12 июня 2020 года в мартеновском цехе завода вышла из строя плавильная печь.

Для устранения неисправности необходимо закупить запасные детали согласно представленного списка, который прилагается к данному документу.

Общая стоимость запасных частей и монтажных работ по ликвидации неисправности составляет 17905 (семнадцать тысяч девятьсот пять рублей 00 копеек).Лимит фонда по обслуживанию и ремонту оборудования исчерпан, а необходимые запасные части отсутствуют. Для недопущения остановки цеха, прошу:Выделить предлагаемую денежную сумму и направить ремонтную бригаду для устранения неисправности.С уважением, начальник горячего цехаСидоров Валерий Викторович (подпись).А вот таким может быть другой образец служебного обращения, который представлен нижеОбразец служебного обращенияСегодня, любая современная компания использует документы общего характера, так как исполняет функции, требуемые для оперативного функционирования компании, обеспечивая взаимодействие, как с сотрудниками, так и с государственными органами.Таким образом, электронный документооборот, внедренный в современной компании, обеспечивает реализацию следующих функций:Коммуникативные.
Для недопущения остановки цеха, прошу:Выделить предлагаемую денежную сумму и направить ремонтную бригаду для устранения неисправности.С уважением, начальник горячего цехаСидоров Валерий Викторович (подпись).А вот таким может быть другой образец служебного обращения, который представлен нижеОбразец служебного обращенияСегодня, любая современная компания использует документы общего характера, так как исполняет функции, требуемые для оперативного функционирования компании, обеспечивая взаимодействие, как с сотрудниками, так и с государственными органами.Таким образом, электронный документооборот, внедренный в современной компании, обеспечивает реализацию следующих функций:Коммуникативные.

Для исполнения данных опций применяются процедуры контроля входящих и исходящих писем, автоматизируя взаимодействие с различными учреждениями, государственными органами, обращениями граждан, не являющихся сотрудниками компании и служебные записки. Данные опции предназначаются для автоматического упорядочивания документооборота компании и обеспечивают делопроизводство, оперативно решая вопросы управления, формирования и распределения служебной документации – описи, титульного бланка и т.д.Управленческие.

К этому классу опций можно отнести 2 группы управления документацией:Первая, – оформление и складирование нормативных документовВторая, – управление распорядительными документами и дисциплина исполнения.При этом не надо забывать о том, что, отправляя документ по E-mail нужно установить опцию об уведомлении прочтения получателем отправленного бланка. Для этого необходимо установить «птичку» в соответствующем поле.

Данная опция обеспечит доказательство отправки служебного документа должностному работнику.Сегодня, в период тотальной компьютеризации во всем мире, многие учреждения переходят к обмену информацией с использованием электронной связи. При использовании электронной почты, намного облегчается электронный документооборот, в том числе и отправка служебных записок. Электронный документооборот внутри компании обладает рядом преимуществ и в первую очередь оперативностью реагирования на обращения работников.Как же оформить служебный бланк в электронном виде?

Да, практически, так же, как и на простом листе А4. Документ не обладает принципиальными различиями от классического стиля на листе бумаги. Шаблон электронного документа почти не отличается от представленного выше образца.Единственным отличием электронного бланка является то, что не требуется указания получателя.

В электронной записке в поле «Адрес» нужно указать имя получателя.

Если в подразделении зарегистрирован только одна электронная почта, то в поле «Тема» нужно отобразить получателя (Ф.И.О.

должностного сотрудника, которому отправляется документ).При этом, как правило, с применением электронной почты уже прикреплена подпись, которая автоматически прикрепляется к тексту.

Это обеспечивает экономию времени на составление служебного бланка.На этом особенности электронного документооборота заканчиваются.Источник: https://DocInfo.net/sluzhebnaya-zapiska/Для решения различных производственных и организационных вопросов существует внутренняя служебная переписка.

В процессе ведения документации составляются различные служебные записки.Это могут быть также объяснительные записки, докладные, распоряжение и т. д. В большинстве случаев эти внутренние документы очень близки за характером написания, только в зависимости от конечной цели и причины написания носят различный организационно-правовой характер.Если служебная записка имеет конкретное назначение или фиксирует расходы финансовых средств, то она в обязательном порядке прилагается до общей бухгалтерской отчетности (на основании конкретного факта бухгалтерия фиксирует и совершает расходно-приходные операции).Служебные записки различного характера помогают оперативно решать различные текущие вопросы и является подтверждающим документом конкретных фактов.Служебные записки в зависимости о ее вида и характера написания должны храниться в определенное количество лет (сроки могут быть от 1 года, 3-х, 5-ти лет или же хранятся постоянно).Согласно законодательной базе (ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации» Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов») служебная записка должна иметь:

  • указание на кого направлен документ (должностное лицо, структурное подразделение или конкретную организацию);
  • название документа (в данном случае указывается «Служебная записка»);
  • название адресата (конкретно кому направлен документ);
  • дату написания;
  • заголовок к тексту (пример: «О покупке канцтоваров для отделения», «О дисциплинарном взыскании» и т.д);
  • сам текст;
  • дата и подпись, кто составлял служебную записку (обязательно нужно указывать должность);
  • номер регистрации служебной записки;

При написании служебной записки нужно придерживаться следующих правил:

  1. правильное указание всех реквизитов;
  2. составлять документ в правильной последовательности;
  3. строго придерживаться официального стиля написания;

Служебную записку могут составлять как простые рабочие, так и руководящий состав организации. Это документ, который регулирует связь объектов при горизонтальном управлении.Основные цели написания служебных записок — это решение текущих организационных проблем, связанных с хозяйственным управление, материально-технической базой, информационным обеспечением, дисциплинарном взысканием и т.

д.Зачастую ведущие организации используют систему электронного документооборота для фиксации различных данных и фактов: программисты разрабатывают специальную программу, работки организации регистрируются благодаря логину и паролю (их предоставляет отдел кадров) и, зайдя в определенный раздел программы по документообороту, сотрудник выбирает раздел «Служебная записка» и уже заполняет недостающие поля.Удобство применения электронного документооборота оценили многие компании, так как:

  1. все документы хранятся в электронном архиве (в основном по годам);
  2. для поиска конкретного документа достаточно знать минимальный набор информации;
  3. автоматически присваивается номер документа (его карточка);
  4. экономия на бумаге и аренде хранилищ и т. д;

Но многие организации до сих пор пользуются бумажными носителями при написании служебных записок.В отделе кадров зачастую находятся уже готовые примеры служебных записок для различных целей и сотруднику только нужно обратиться к ответственному кадровику и указать причину написания его служебной записки.После написания служебной записки, она регистрируется ответственными сотрудниками, далее поступает на рассмотрение ответственным лицам (которые отмечают факт прочтения и ставят соответствующие пометки) и после всего этого она отправляется адресату. Адресат уже ставит свою резолюцию («Согласовано», «Отклонено», «Рассмотрено», «Исполнено» и т.д.

В зависимости от цели написания служебной записки и конечного результата действия после обращения сотрудником компании).Жестких требований со стороны законодательной базы нет к написанию служебных записок, но все же нужно указывать все пункты правильно (согласно общим требованиям документооборота).Директору ООО «Росток»Самелюк Анатолию Петровичуменеджера отдела продаж ООО «Росток»Кузнецовой Оксаны Ивановны( можно указать паспортные данные, адрес проживания или рабочий адрес, табельный номер сотрудника, что присваивается при приеме на работу)от 25 декабря 2014 г.№ 31 от 25.12.2014 (регистрационный номер)Источник: http://rushbiz.ru/upravlenie-biznesom/obrazcy-dokumentov/kak-napisat-sluzhebnuyu-zapisku.htmlКакие-либо обязательные правила создания СЗ или образцы в законодательстве отсутствуют.

Классификатор управленческой документации содержит упоминания только о докладных, объяснительных и пояснительных записках. Нормы и инструкции по оформлению СЗ в рамках конкретного юридического лица могут быть урегулированы на уровне локального нормативного акта по вопросам делопроизводства.

  1. Текст. Лучше всего использовать шрифты Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri. Размер от 12 до 14 в соответствии с выбранным шрифтом. Традиционный интервал между строчек – 1-1,5; для букв в словах – обычный; между отдельными словами – пробел (одна штука). Текст СЗ выравнивается по ширине листа.
  2. Предусмотрен отступ для абзаца – 1,25 см.
  3. он упоминает не только традиционные бумажные документы, но и электронный документооборот с соблюдением тех же правил по оформлению.
  4. Допускается двусторонняя печать документов с сохранением необходимых размеров полей со всех сторон.
  5. Нумерация страниц проставляется вверху листа (верхний колонтитул).

Рекомендуем кадровику всегда иметь под рукой несколько образцов различных записок или разработать для них унифицированные формы.

Ведь информационный обмен в организации происходит непрерывно, и сотрудники часто обращаются в отдел кадров за помощью в составлении того или иного документа. В инструкции по кадровому делопроизводству организации можно изложить требования к запискам, описать их необходимые реквизиты и привести образцы.На практике часто возникает вопрос, обязательно ли регистрировать служебные, докладные и объяснительные записки в рамках организации.

В инструкции по кадровому делопроизводству организации можно изложить требования к запискам, описать их необходимые реквизиты и привести образцы.На практике часто возникает вопрос, обязательно ли регистрировать служебные, докладные и объяснительные записки в рамках организации.

По нашему мнению, если изложенный в записке вопрос требует письменного решения в виде резолюции руководителя, то эти документы необходимо регистрировать, поскольку они требуют исполнения и использования в справочных целях. Если же вопрос может быть решен устно, регистрировать такую записку не обязательно.служебной записки в основном содержит какое-либо рабочее предложение, либо просьбу, иногда другую служебную информацию.

Служебная записка, в которой работник называет причины не выполнения поставленных перед ним ранее задач или планов, является объяснительной запиской, и направляется непосредственно вышестоящим руководителям.Как самостоятельный вид документа, служебная записка не внесена в общероссийский классификатор управленческих документов ( ОКУД ). Не смотря на это, широко используется на практике при решении деловых вопросов. При этом стоит соблюдать правила ее оформления, согласно требованиям ГОСТ 6.30-2003 ” УСД .

УСОРД. Требования к оформлению документов”.В основном, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки — это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение или иную служебную информацию.

Служебная записка объясняющая причины не выполнения планов и направляемая в вышестоящее подразделение является объяснительной запиской.Интересное: Как правильно написать коллективное заявлениеДокумент служебная записка, в отличие от докладной записки, обеспечивают коммуникацию подразделений организации на горизонтальном уровне, и составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует учитывать, что служебная записка направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные. Докладная записка может готовиться как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние (направленные непосредственному руководителю) и внешние (направленные в вышестоящие организации).На практике часто возникает вопрос, обязательно ли регистрировать служебные, докладные и объяснительные записки в рамках организации. Если изложенный в записке вопрос требует письменного решения в виде резолюции руководителя, то эти документы необходимо регистрировать, поскольку они требуют исполнения и использования в справочных целях. Если же вопрос может быть решен устно, регистрировать такую записку не обязательно.

  • Регистрация письма.
  • Утверждение его руководителем.
  • Тщательное изучение обстоятельств данного вопроса. Необходимо полностью владеть ситуацией, чтобы правильно оценить возможные пути ее решения.
  • Отправка корреспонденции получателю.
  • Согласование подготовленного текста. Иногда его приходится редактировать с учетом замечаний руководителя. Он может внести какие-то уточнения или разъяснения по теме.
  • Составление проекта письма. Здесь необходимо учесть все изложенные выше требования.
  • Окончательное оформление и подписание документа.

Составление служебных писем входит в обязанности делопроизводителей, секретарей или иных сотрудников, на которых возложены эти обязанности.

Принимаясь за работу, они должны придерживаться в своих действиях определенной последовательности. Процесс составления такого документа обычно проходит следующие этапы:Объяснительная записка пишется работником от руки в единственном экземпляре на стандартном листе бумаги формата А4 и адресуется потребовавшему ее лицу. Она также может быть набрана на компьютере с использованием трафаретной формы, принятой в организации.

Форма объяснительной записки, а также способ исполнения (рукописный или на компьютере) законодательно не закреплены.Законодательством не предусмотрены жесткие требования к составлению и оформлению служебных записок, поэтому порядок их оформления с учетом специфики организации следует закрепить в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству.

Формат служебной записки должен служить целям упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации.Интересное: Куда Можно Деть Машину Штобы Незабрали ПристоаыВ письмах можно изложить очень большое количество информации: пожелание, приветствие, все что угодно.

Его оформляют на специализированных бланках формата А4. В тех случаях, когда письмо небольшое и не содержит больше семи строчек, допустимо использовать формат А5.Это своего рода тоже информационное письмо, однако оно адресуется конкретному человеку или организации, в нем содержится подробное описание товаров и услуг.

В тех случаях, когда письмо небольшое и не содержит больше семи строчек, допустимо использовать формат А5.Это своего рода тоже информационное письмо, однако оно адресуется конкретному человеку или организации, в нем содержится подробное описание товаров и услуг. Текст письма содержит подробную информацию. Его конечной целью является побуждение приобретения чего-либо адресатом.Использование терминов, лексических и графических сокращений.

Благодаря использованию терминов в переписке автор может добиться однозначного понимания текста, что является крайне важной особенностью делового общения. Терминологию, которую можно и нужно использовать в сфере документационного обеспечения управления, регламентирует ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения»Деловыми (или служебными) письмами считаются те, которые служат для связи компании с внешними структурами. Причем, даже после того, как между руководителем организации и партнером по бизнесу или клиентом была достигнута некая устная договоренность, правила этикета предусматривают подтверждение этой договоренности. Это, в свою очередь, уже может считаться гарантией.

30 Июл 2018 yslygiur 289 Источник: https://urist-yslugi.ru/bez-rubriki/trebovaniya-k-oformleniyu-sluzhebnoj-zapiskiВ материале мы расскажем о том, как правильно написать служебную записку. Все чаще в перечне требований к кандидату на должность можно встретить тезис о коммуникабельности специалиста.

Это вовсе не означает, что от работника ждут долгих и захватывающих рассказов об отпуске или сплетен о соседях. В понимании нанимателя, умение общаться и внятно формулировать задачи понадобится работнику для успешного сотрудничества с коллективом. Одной из форм такого взаимодействия может стать служебная записка.В компании с небольшим штатом сотрудники нередко знают о существовании служебных записок лишь понаслышке.

Если весь коллектив не составляет и пары десятков человек, то информация обо всех значимых событиях, как произошедших, так и только намечающихся, распространяется в устной форме. Хотя малая численность вовсе не означает, что использование механизма письменного общения не эффективно.Сама по себе служебная записка является внутренним документом, формой уведомления заинтересованных членов коллектива о важных фактах либо содержащим некую информацию, влияющую на дальнейшую работу другого подразделения. И хоть упоминание о таком виде документа, а тем более типовой образец служебной записки, в трудовом законодательстве отсутствует, ее необходимость продиктована иногда и нормами ТК РФ.Составление такой бумаги будет целесообразно, если нужно письменно сообщить коллеге:

  1. о любом другом факте или событии, которое, по мнению автора документа, потенциально влияет на исполнение его трудовых обязанностей.
  2. о наличии или изменении кондиций материальных ценностей;
  3. об изменении графика работы отдельного работника или части подразделения;
  4. об имеющемся мнении или предложении внести коррективы в рабочий процесс;
  5. о возражении в отношении его действий или намерений;
  6. об изменениях в сути и составе информации, используемой для работы;

Для того, чтобы служебная записка была воспринята как достойный внимания документ, не достаточно просто черкнуть пару фраз на клочке бумаги.

Даже, если бланк не утверждается нормативными актами, всегда нужно пользоваться стандартом 6.30–2003 «УСД.

УСОРД. Требования к оформлению документов». Это также справедливо при разработке внутренних форм и закреплении их в системе документооборота компанииЗаконодательство не содержит понятия служебной записки, но его типовую форму можно разработать самостоятельно и ввести в действие отдельным приказом, основываясь на ГОСТ 6.30-2003.Поскольку практика оформления служебных записок затрагивает далеко не все предприятия, то существенной разницы между служебной и докладной запиской видят не все специалисты. А она, тем не менее, ощутимая и имеет вполне конкретные признаки:Вид документаАдресатСлужебная запискаЧлен коллектива, в отношении с которым нет взаимодействия в форме «подчиненный-начальник».

Равный по рангу коллега внутри подразделения или за его пределамиЧаще носит информационный или предупреждающий характер. Составляется с целью гарантированного ознакомления с данными и дальнейшего подтверждения собственной позиции перед руководством.Докладная внутренняяАдресуется либо непосредственному руководителю автора документа, либо вышестоящему начальствуМожет носит уведомительный характер с целью предупреждения о наступлении негативных или непоправимых последствий, мешающих работе или вредящих здоровью. Может быть составлена для согласования нужд компании или предложения мероприятий по реорганизации процессов.Докладная внешняяВ адрес смежной организации или структуры, с которыми ведется совместная работа или реализуется срочный проектОбычно составляется с целью уведомления руководства партнерской организации о нарушениях, неисполнении обязанностей ее сотрудниками или должностными лицами.

Реже с предложениями кого-то поощрить или отметить.Среди подавляющего числа работников бытует мнение, что этот процесс обмена «бумажками» — пустая трата времени и сил на их составление, ведь позвонить и быстренько обрисовать картину гораздо быстрее и проще.Ход их мыслей резко меняет свое направление уже после первого соприкосновения с производственными ситуациями, когда нужно доказать факт направления соответствующей информации всем заинтересованным лицам.Иногда от этого зависит не только судьба дисциплинарного взыскания (возможно, весьма сурового, вплоть до увольнения), но и дальнейшая успешная работа всего предприятия.Благодаря достаточно свободной форме изложения, служебная записка используется в очень широком спектре вопросов и ситуаций.

Далее будут перечислены наиболее часто встречающиеся ситуации, но это не означает, что данный список исключителен и не может быть дополнен другими пунктами.Даже если два сотрудника отделены друг от друга только проходом между столами, это не может помешать им общаться в письменном виде. И расценивать это как рабочий конфликт будет в корне неверно. Взаимодействие с помощью обмена «письмами» помогает:

  1. решить проблему неисполнения обязанностей или несвоевременной передачи необходимых данных;
  2. избежать сбоев в результате большой загруженности и забывчивости;
  3. разрядить напряженные отношения, а также перевести служебную записку на сотрудника в разряд дисциплинирующих и организующих документов.

этих бумаг может быть очень разным и содержать в себе как просьбы, так и требования.

Например, если сотрудник видит, что кто-то из членов команды пренебрегает должностными функциями, то еще до обращения к руководителю, можно направить служебную записку о невыполнении служебных обязанностей легкомысленно относящемуся к работе коллеге.

Это будет и корректнее, и позволит доказать в дальнейшем, что пробелы в работе не стали результатом «круговой поруки» и замалчивания проблемы.Служебная записка – инструмент взаимодействия между специалистами одного структурного уровня, для обращения в адрес руководителя правильнее использовать докладную записку.Редко какой труд не связан с материальными ценностями или расходниками, применяемыми для успешной работы. Это влечет за собой их порчу или утрату качественных характеристик, и тогда нужно обратиться в службу снабжения для списания старых материалов и выдачи новых.Если износ или выход из строя предметов труда стал результатом естественных процессов, связанных со старением или выработкой ресурса, то можно сообщить об этом материально ответственному лицу. Формой уведомления может стать служебная записка на списание с перечнем утративших полезность предметов и причиной отказа от их использования.Другое дело, если выход их строя был связан с нестандартными событиями или неаккуратностью ответственных сотрудников, то тут уж без ведома и решения начальства не обойтись.

В этом случае уместнее писать не служебную записку, а докладную.Письменное общение чаще связано с неприятными событиями или обменом данными. Реже случаются более приятные поводы составления служебной записки – сообщение о премировании.Поскольку отличительной чертой записки считается правило ее направления сотруднику равного ранга, то и предложение о награждении, оформленное подобным образом, правильнее направить, например, в кадровую службу.
Реже случаются более приятные поводы составления служебной записки – сообщение о премировании.Поскольку отличительной чертой записки считается правило ее направления сотруднику равного ранга, то и предложение о награждении, оформленное подобным образом, правильнее направить, например, в кадровую службу.

Как вариант, можно отдать документ сотруднику, ответственному за составление проекта приказа о премировании или представлении списка кандидатов на получении денежных поощрений.Можно обратиться с этой идеей напрямую к руководителю компании, но тогда изложить свои аргументы правильнее в форме докладной записки. Ознакомьтесь с образцом.После отмены в 2014 году необходимости обязательного оформления командировочного удостоверения на каждую служебную поездку, стал вопрос о том, как правильно зафиксировать некоторые нюансы и отчитаться о ее результатах. Выходом была избрана служебная записка на командировку.

Именно в такой форме можно проинформировать руководителя о том, как и когда планируется выполнять задание компании, а также изложить в записке результаты поездки.Этот документ принято использовать:

  1. если по приложенным финансовым документам невозможно точно определить фактическую длительность командировки;
  2. если нужно отчитаться о работе в выходной день или сверхурочные часы;
  3. если есть обстоятельства, которые должны быть учтены при начислении суточных и возмещении расходов или нужно объяснить необходимость трат без первичных документов.
  4. если путь до места назначения совершался на личном или попутном транспорте;

Источник: https://rusauto-pravo.com/oformlenie-sluzhebnoy-zapiski-po-gostu-obrazets/Руководитедь организации____ __________Ф.И.О.ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО(номер)Введена в действие приказом №______от___________Введена взамен _________________РАЗРАБОТАНО(наименование организации)1 Область применения. . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .2 Нормативные ссылки.

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3 Термины, определения, сокращения и обозначения . . . . . . . . . . . . . . . . . .4 Требования. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов6 Организация документооборота и исполнения документов.

. . . . . . . . .5 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов6 Организация документооборота и исполнения документов. . . . . . . . . . . .7 Организация документов в делопроизводстве. . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . .Приложение 1 Формы бланков приказf … . . . . . . . . . . . . . .Приложение 2 Форма бланка распоряжения .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . .Приложение 3 Форма бланка письма . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . .Приложение 4 Форма реестра на согласование. . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . .Приложение 5 Образец оформления приказа по отделу(подразделению) .

. . . . . .Приложение 6 Образец оформления распоряжения по отделу(подразделению).

. .Приложение 7 Образец оформления решения.

. .Приложение 8 Форма протокола . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . .Приложение 9 Форма выписки из протокола . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . .Приложение 10 Форма акта .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Приложение 11 Образец оформления внешней докладной записки . … . .Приложение 12 Образец оформления служебной (докладной) записки .

. . . . . . . . . . . .Приложение 13 Форма телефонограммы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Приложение 14 Форма акта о некомплектности входящейкорреспонденцииПриложение 15 Форма реестра .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Приложение 16 Форма журнала учета исходящих документов . . . . . . . . .Приложение 17 Форма журнала учета входящих документов.

. . . . . . . . .Приложение 18 Форма номенклатуры дел . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . .Приложение 19 Форма акта ревизии документации . . . . . . . . . . . . . . . . . .Приложение 20 Форма описи дел постоянного хранения (делдолговременного хранения или дел по личному составу)Приложение 21 Форма акта о выделении к уничтожению документов.

. .Приложение 22 Образец оформления обложки дела. . . . . . . . . . . . . . . . . .Приложение 23 Образец оформления листа-заверителя .

. . . . . . . . . . . . . .Приложение 24 (рекомендованное) Перечень документов, неподлежащих регистрации . . . . .Лист регистрации изменений .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . .Лист ознакомления .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1 Область применения1.1 Настоящая инструкция устанавливает единуюсистему делопроизводства в организации.1.2 Настоящая инструкция обязательна дляруководителей, специалистов и служащих организации.2 Нормативные ссылкиВ настоящей инструкции использованы следующиедокументы:ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлениюдокументов;ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело.Термины и определения;ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов поинформации, библиотечному и издательскому делу. Управлениедокументами. Общие требования;Типовая инструкция по делопроизводству в федеральныхорганах исполнительной власти.

Утверждена Приказом МинкультурыРоссии от 08.11.2005 № 536;Источник: http://www.OpenGost.ru/iso/6466-tipovaya-instrukciya.-deloproizvodstvo.htmlОтветим, в каком случае составляют служебную записку и как правильно оформить этот внутренний документ. Скачайте готовые образцы и используйте их в работе.Скачайте и используйте готовые образцы документов:До того, как писать служебную записку, необходимо четко понять, в каких случаях составляют этот вид документов и чем они отличаются от других видов записок, используемых во внутреннем документообороте предприятия.Для взаимодействия внутри организации используют несколько видов служебных документов:

  1. докладная (кадровая);
  2. служебная.
  3. пояснительная;
  4. объяснительная;

Они не только имеют разные наименования, но и назначение.Докладную записку составляют в случае нарушения работником установленного режима труда, правил внутреннего трудового распорядка.

Она является основанием для вынесения дисциплинарного взыскания проштрафившемуся сотруднику. Подсказка от журнала «Справочник секретаря».

Расположение реквизитов на докладной запискеПосмотреть подсказку в журналеОбъяснительную записку составляет сотрудник, допустивший нарушение дисциплины, правил охраны труда, условий трудового договора и т.п. Без этого документа работодатель не вправе принимать решение о вынесении наказания работнику.

Пример объяснительной запискиСкачать образецПояснительную записку составляют в качестве приложения к пакету документов.

Ее назначение — пояснить, какие документы содержатся в пакете и какие действия ожидаются от исполнителя после обработки этих документов.Служебная записка — образец оперативного взаимодействия между руководством и работниками одного подразделения или руководством разных подразделений.

Цель документа — информировать о производственных проблемах, препятствующих эффективному исполнению трудовых обязанностей.

Форма служебной записки образец также позволяет включить в текстовую часть предложения по исправлению сложившейся ситуации, в том числе, предложения о премировании сотрудников. Поэтому служебная записка часто является основанием для принятия управленческих решений, направленных на повышение мотивации, производительности и эффективности труда.

Если вы не знаете, как написать служебную записку, образец оформления можно скачать по ссылкам в начале статьи.

Но особое внимание следует уделить текстовой части документа.

Важно определится, с какой целью она составляется.

Например, служебная записка может быть составлена для того, чтобы:

  • Проинформировать уполномоченное должностное лицо о возможности рационализации труда и внесения изменений в технологический процесс с целью повышения производительности.
  • Обосновать необходимость приобретения дополнительных инструментов или оборудования и в этом случае служебная записка может являться документом первичного бухгалтерского учета, на основании которого будут впоследствии произведены расходы.
  • Обосновать необходимость материального стимулирования работников, показавших высокие результаты в труде.
  • Запросить информацию из другого подразделения.
  • Указать на возникшие в работе затруднения, довести эту информацию до руководства и, тем самым, снять с себя ответственность.

Законом не установлено то, как пишется служебная записка, но предприятие может самостоятельно разработать шаблоны, с помощью которых сотрудники будут правильно оформлять и составлять такие документы.Общий принцип составления текста: изложение проблемы с указанием всех причастных лиц и предлагаемые варианты ее решения.

Излагать суть проблемы следует коротко и логично. Для убедительности следует ссылаться на цифры, факты и документы, которые смогут подтвердить правоту составителя.Скачать образецОбщий объем текстовой части служебной записки не должен превышать 8-10 строк. При необходимости, адресат всегда сможет запросить у составителя документа дополнительные сведения.Не забудьте зарегистрировать служебную записку в специальном журнале регистрации внутренних документов.

Это позволит исключить конфликтные ситуации, связанные с утерей и несвоевременным представлением информации руководству.Итог:При составлении служебной записки важно правильно заполнить все реквизиты ее формуляра и изложить суть проблемы доходчиво и кратко.

Сделанные в записке выводы и предложения нужно подтвердить фактами или документами.Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211151-slujebnaya-zapiska-obrazets-2019-19-m5

Правила оформления служебной записки по закону

Служебная записка считается наиболее распространенным внутренним документом в организациях, который позволяет запросить информацию у параллельных подразделений для решения ряда производственных задач. Представленная документация требует правильного оформления относительно структуры и внешней подачи.

Рассмотрим основные особенности в представленной статье. Под служебной запиской (СЗ) следует понимать вид докладной записки, позволяющая запрашивать информацию должностными лицами, которые находятся на одном уровне управления. Напомним, что докладная используется по вертикали, то есть направляется вышестоящим управленцам, тогда как в случае с СЗ бумага − по горизонтали.

Единого образца, который установлен государственными органами отсутствует. Но в ряде документов содержатся упоминания относительно пояснительных и объяснительных записок, а также докладных.

Обычной практикой считается использование норм оформления, которые устанавливаются локальными нормативными актами.

То есть ведение делопроизводством определяет структуру и внешний вид представленного документа. Документация проходит регистрацию, специализированный учет, так как является письменной бумагой.

При решении сложных задач, которые невозможно решить без участия «параллельных» структур. Учет документооборота является доказательной базой, то есть позволяет оттянуть время и перераспределить ответственность. На текущий момент на территории отечественного государства действует государственный стандарт Р7.0.97 – 2016

«Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу»

.

Для организационно-распорядительной документации имеется отдельная статья, где представлены основные особенности и нормативные указания. В пункте 5.15 располагается упоминание относительно СЗ.

Важно отметить, что документ носит рекомендательный характер.

При условии внесения пункта-отсылки к ГОСТ представленные нюансы нужно будет соблюдать.

В самом документе детальное регулирование относится к внешнему виду, особенностям оформления на различных типах бумаги, в том числе регулирование по форматированию. По краям должны располагаться поля 10 и 20 мм справа и слева соответственно. Все документы должны заполняться только на русском.

Справа в верхнем углу вписывается адресат, слева наименование бумаги, дата регистрации, регистрационный номер. В заголовке должна отражаться суть служебной записки.

Здесь могут использоваться как текст, так и аналитические материалы, в том числе анкеты, таблицы. Обычно написание основного содержания выполняется в официально-деловом стиле, при этом должно содержать 2 части: мотивировочная (суть проблемы и цели докладной) и запрос (заключительная часть в виде просьбы). Если имеются приложения, необходимо делать указание, отсылку на дополнение.

Снизу проставляется должность, Ф.И.О.

и подпись лица, которое оформляет данный документ. В случаях, когда СЗ располагается на нескольких листах, необходимо выполнять нумерацию страниц.

В силу изменений в обществе, переходе на электронный документооборот, в ГОСТ указаны требования относительно таких документов. В правилах прописаны следующие позиции:

  1. размер шрифта от 12 до 14 pt;
  2. текст следует оформлять четкими шрифтами, которые легко читаются (Times New Roman, Calibri, Arial, в некоторых случаях допускается Verdana);
  3. отступ абзаца 1,25 см.
  4. выравнивание по ширине листа;
  5. стандартным межстрочным интервалом считается 1-1,5;
  6. вверху страницы производится нумерация арабскими цифрами;

Обратите внимание, что для служебной записки имеется возможность двусторонней печати.

Использование печати при отправлении внутреннего документа не требуется.

На текущий странице можно скачать пример бумаги, которая заполнена на основании ГОСТ. Выше отмечалось, что служебная записка не является официальным документом.

Поэтому даже в случае отправления последней не по форме не несет никаких последствий. Единственным исключением считается принципиальность должностных лиц, а также прописанные нормы в локальных документах.

Но желательно следовать общим правилам законодательства, которые связываются с различными обращениями. Их можно также перенести на СЗ.

Отказ по заявлениям обычно дается:

  1. если ранее ответ по запросу давался многократно;
  2. наличие нецензурной лексики, оскорблений;
  3. неподдающиеся прочтению;
  4. при необходимости сохранить тайну.
  5. анонимные документы, не указано лицо, осуществляющее запрос;

Представленные нормы прописываются в ФЗ «О порядке рассмотрения обращений».

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+