Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Журналы приказов обязательные для ведения

Журналы приказов обязательные для ведения

Журналы приказов обязательные для ведения

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

8460 является важным регистрационным документом в любой организации. В него заносятся все приказы, касающиеся деятельности всей организации в целом.

В отличие от журнала приказов по личному составу, вносимая в регистр документация имеет неперсонифицированный характер.

  1. Бланк и образец
  2. Онлайн просмотр
  3. Проверено экспертом
  4. Бесплатная загрузка

ФАЙЛЫ Каждая компания, в которой издаются приказы по основной деятельности (а без них никак не обойтись) обязана вести журнал регистрации приказов по основной деятельности.

Об этом сказано в самом начале (в части А 258 статьи) Перечня архивных документов, который был принят Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года. Однако это является лишь косвенным указанием. Прямого приказа либо распоряжения на этот счет не имеется.

Но при проверках контролирующих органов журналы такого типа лучше предъявлять.

Кроме того, его наличие:

  1. Позволяет ориентироваться в приказах по основной деятельности, быстро находить и ссылаться на необходимый.
  2. Значительно упрощает документооборот организации в целом, позволяет классифицировать приказы.
  3. Позволяет доказать само существование того или иного приказа. Данная возможность очень упрощает жизнь при возникновении судебных разбирательств. Сам факт наличия записи указывает на существование документа.

К приказам по основной деятельности имеют отношение:

  1. Документы о назначении руководителя на свою должность.
  2. Бумаги о создании филиала, подразделения организации.
  3. Документы о трудовом распорядке.
  4. Документы о соблюдении коммерческой тайны и пр.
  5. Документы относительно .

Стоит отметить, что назначения руководителя и его заместителей относятся к приказам по основной деятельности, тогда как распоряжения о назначении других сотрудников относятся к приказам по личному составу. Здесь нет никакой дискриминации.

Просто руководители, по своей сути, обычно обладают гораздо более широкими полномочиями. Юридическая тонкость состоит в том, что их назначение либо увольнение в конечном итоге влияет на всю организацию в целом.

Поэтому в журнале приказов по основной деятельности и регистрируются приказы о назначении управленческого звена компании. Помимо этого, в журнал могут заноситься другие приказы, которые проходят по:

  1. Планированию, общему выстраиванию стратегии поведения организации в конкретной сфере и пр.
  2. Установлению порядка отчетности. Как налоговой, так и других видов.
  3. Хозяйственной деятельности компании.

Практика показала, что в журнал регистрации приказов по основной деятельности очень удобно заносить все приказы с постоянным сроком хранения, если это не противоречит общей направленности регистрируемой документации.

Журнал должен иметь обложку и вложенные в нее страницы. На обложке обычно располагаются:

  1. Виза руководителя, количество заполненных листов (эта информация должна появляться при окончании).
  2. Дата начала и дата окончания. Первая графа обязательна для заполнения. Во вторую информация бывает проставлена только после регистрации последнего приказа.
  3. Наименование организации, сотрудники которой его ведут.
  4. Номер дела по номенклатуре и номер тома.
  5. Наименование документа.
  6. Если есть, то наименование структурного подразделения.

Обложка может быть напечатана на обычном формате А4, но удобнее производить печать на плотной бумаге и прошивать. Так листы журнала будут надежно закреплены, их будет удобнее заполнять.

Вложенные страницы содержат две таблицы.

  • Первая таблица описывает ответственных за ведение журнала лиц.
  • Вторая создана для подробного перечня приказов по основной деятельности.

Графы обеих следует заполнять.

Они включают:

  1. Номера приказов по основной деятельности.
  2. Даты издания. Здесь важно соблюдать хронологию.
  3. ФИО и табельные номера (при наличии) фигурирующих в приказе лиц (те, на которых регистрируемая бумага распространяется).
  4. Порядковые номера регистрируемых документов.
  5. Название. Они могут повторяться. Главное, чтобы номера и даты были разные.
  6. Краткое содержание регистрируемого документа. Достаточно одного-двух предложений.

Нигде нет унифицированной формы журнала, так что каждая организация вправе формировать собственный бланк и образец.

У некоторых вообще нет страницы ответственных за заполнение лиц.

У других – в основную таблицу добавлены столбцы подписей ответственных за доставку.

Это вопрос удобства. Важно: располагать информацию о приказах и складывать их листы в дело нужно строго в хронологическом порядке. Только так можно будет быстро найти запрашиваемый документ. Для той же цели используется нумерация.

В электронном виде этот журнал вести можно.

Однако здесь есть нюансы:

  1. Электронная версия не всегда может быть доступна для использования. Виной тому обновления, компьютерные вирусы, зависания. Все эти минусы техники проявляются в самый неподходящий момент. Так что бумажную версию необходимо иметь в страховочных целях. Бывают случаи, когда при обновлении той или иной программы полностью утрачивается введенная ранее информация.
  2. Если есть бумажный и электронный варианты бумаги и в них есть расхождения, то предпочтение отдается печатному. Таковы негласные правила проводимых проверок.

Конечно, при ошибках, помарках, опечатках журнал приказов по основной деятельности придется перепечатывать и заново заверять подписями.

Если после закрытия журнала (при окончании года) в напечатанном бланке остаются пустые строки, то их необходимо перечеркнуть. В конце от руки записывается количество заполненных листов.

Документация такого вида имеет постоянный срок хранения. В организации всегда должен присутствовать и вестись журнал регистрации приказов по основной деятельности, иначе она не имеет права осуществлять какую-либо работу.

В некоторых случаях такие журналы передаются в государственный архив для использования их в качестве справочного материала.

Журнал регистрации приказов организации

Последнее обновление: 18.02.2020 Деятельность любой организации, независимо от правовой формы собственности, индивидуальных предпринимателей, использующих труд наемных рабочих, связана с оборотом документов внутреннего пользования.

Издаваемые руководителем письменные распоряжения должны быть доведены до сведения подчиненных, что должным образом необходимо зафиксировать.

Для возможности осуществления контроля исполнения заводят журнал проработки приказов и распоряжений. Поговорим подробные о том, кто и как должен вести журнал приказов. Содержание С точки зрения закона никаких обязательных требований к наличию подобного рода документа нет.

Но, при проведении надзорных мероприятий государственными органами в сфере трудовых отношений, инспектор вправе затребовать журнал регистрации приказов организации.
Прежде всего, благодаря зарегистрированным данным, можно без труда отследить хронологию последовательности событий, например:

  1. привлекался ли к дисциплинарной и прочим предусмотренным законом видам ответственности;
  2. дату и причину прекращения трудовых отношений.
  3. когда человек был принят на работу;
  4. переводился ли за время трудовой деятельности на другие участки работ;

Как правило, регистрация распоряжений в организации вменяется в профессиональные обязанности секретарю, передающему документы на подпись руководителю, принимающему входящую информацию, рассылающему исходящую корреспонденцию.

Регистрация производственных приказов позволяет экономить время при необходимости найти то или иное распоряжение, в то числе за прошлые годы деятельности. Без учета представьте, сколько часов или даже дней нужно будет перелистывать все собранные в течение многих лет распоряжения, которые должны храниться работодателем вплоть до 75 лет.

Без учета представьте, сколько часов или даже дней нужно будет перелистывать все собранные в течение многих лет распоряжения, которые должны храниться работодателем вплоть до 75 лет.

Можно сделать вывод: даже при передаче документов на хранение в архив, подшив их в хронологическом порядке, приложенный журнал регистрации производственных приказов позволит не допустить неразберихи. Порядок ведения документооборота для внутреннего пользования утверждается локальными правовыми актами.

Отдельно могут быть заведены книги учета для письменных распоряжений руководства, в зависимости от их предназначения:

  1. касающиеся основной производственной деятельности, включая вопросы финансирования;
  2. журнал регистрации приказов по административно хозяйственной деятельности;
  3. и прочие.
  4. кадровые – о приеме, перемещениях (переводах), увольнении работников; установлении или повышении квалификации работников; о награждениях или дисциплинарных взысканиях;
  5. по вопросам организации и охраны труда;

Журнал регистрации распоряжений образец: Как правило, ведут учет в письменном виде, но допускается и электронная форма документа. Покажем, как может выглядеть книга учета приказов по основной деятельности, образец: Унифицированных форм для регистрации распоряжений внутреннего пользования не существует.

В продаже имеются типовые книги учета, которыми можно воспользоваться, или разработать свою форму и заказать в печатных изданиях. Порядок ведения регистрации документации стандартный, в виде таблицы.

Страницы имеют несколько граф для заполнения:

  1. номер по порядку очередной записи;
  2. кто является ответственным лицом за исполнением приказа;
  3. могут быть и другие графы.
  4. краткое содержание распорядительного документа;
  5. присвоенный номер распоряжению (он может не совпадать с порядковым, например, иметь дополнительные буквенные обозначения);
  6. примечание;
  7. подпись должностного лица, обязанного проконтролировать исполнение об ознакомлении или о получении копии распоряжения;
  8. дата регистрации приказа (которая считается датой его издания);

До начала внесения записей:

  1. все страницы нумеруют;
  2. на титульном листе уточняют дату начала и окончания ведения.
  3. указывают количество прошитых листов, заверив подписью ответственного лица (секретарь или инспектор кадровой службы), руководителя организации;
  4. книга учета прошивается, концы нитей заклеивают белой бумагой (или опломбируют специальной пломбой);
  5. подпись первого руководителя скрепляют печатью организации (при ее наличии);

Записи могут вносить чернилами синего или черного цвета. Не допускается:

  1. подтирание ластиком;
  2. вырывание страниц.
  3. использование различных канцелярских средств корректировки текста;

В ситуациях, когда допущена ошибка, неверно внесенную запись аккуратно зачеркивают.

После внесенной новой записи лицо, ответственное за ведение регистрации, после уточнения, что «исправленное верно», ставит свою подпись.

Если учет ведется в электронном виде, периодически информацию распечатывают, поскольку в любую компьютерную программу можно внести изменения и не составит труда поменять сведения, внесенные ранее.

Распечатанные листы также пронумеровывают, прошивают, уточняют количество, ставят подписи ответственного лица и руководителя, печать.

Титульный лист журнала регистрации распоряжений, образец: Образец последней страницы: Заказать бесплатную консультацию юриста Я даю согласие на обработку своих персональных данных Похожие статьи Услуги Юрлицам + Физицам + Разделы блога Популярно Физическим лицам Юридическим лицам © 2020 Все права защищены. Заказать звонок г. Санкт-Петербург, ул.

Кропоткина д. 1 Я даю согласие на обработку своих персональных данных Я даю согласие на обработку своих персональных данных Я даю согласие на обработку своих персональных данных

Обязательно ли вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу

Вы здесь Опубликовано 2013-09-18 10:34 пользователем Valeratal (в частности, журнал учета отпусков) в бумажном виде, если номера приказов присваиваются автоматически при их формировании в программе 1С?Ответ: Законодательством для некоторых кадровых журналов и книг установлено обязательное их ведение в бумажном виде. При этом обязанность организации вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу (в частности, журнал учета отпусков) в бумажном виде не установлена.

Следовательно, если номера соответствующих приказов присваиваются автоматически при их формировании в программе 1С, то вести такой журнал в бумажном виде необязательно. Обоснование: Согласно п. п. 65 и 66 ГОСТ Р 51141-98 «Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28) регистрацией является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

На данный момент утверждены формы некоторых журналов регистрации — их ведение для организаций в бумажном виде обязательно: форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69), формы журналов учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н), форма журнала учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля (утв.

Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 N 141) и др. Между тем форма журнала регистрации кадровых приказов по личному составу (в частности, журнала учета отпусков) законодательно не утверждена.

Следовательно, работодатель сам определяет порядок регистрации таких приказов в локальном нормативном акте организации (например, Инструкции по делопроизводству), в котором можно предусмотреть в том числе и автоматизированную форму регистрации — автоматическое присвоение номеров приказам при их формировании в программе 1С.

Законодательно не установлены особенности оформления журнала, обязательные для работодателя, такие, как, например, обязанность распечатывать данный журнал по итогам определенного периода (квартала, года), заверять его подписью уполномоченных лиц и печатью организации.

Рекомендуем прочесть:  Динамика инфляции в россии в 2014

В связи с чем работодатель определяет порядок оформления журнала регистрации кадровых приказов по личному составу самостоятельно в локальном нормативном акте организации. Отметим, что организации необходимо учитывать сроки хранения книг и журналов кадрового учета, которые установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв.

Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).
Е.А.Чершинцева Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики» Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Журнал регистрации приказов

Последние изменения: Январь 2020Кадровая внутренняя документация в компании подлежит отдельной фиксации, установленный порядок регламентируется нормативно-правовыми актами.

Каждая организация обязана вести журнал регистрации приказов в разрезе направлений и в соответствии со сроками хранения, определёнными для различной документации распорядительного характера.

Постановление Росархива от 06.09.2000 года регламентирует механизм учёта и регистрации распоряжений в соответствующих реестрах приказов и распоряжений, специально предназначенных для кадровых документов.

Регистрировать приказы в организации необходимо в специально предусмотренных книгах, не имеющих унифицированной формы, предусмотренной законодательством. Если форма ведения и регистрации устанавливается организацией самостоятельно, то сроки хранения жёстко регламентированы и составляют от 5 до 75 лет.

Если форма ведения и регистрации устанавливается организацией самостоятельно, то сроки хранения жёстко регламентированы и составляют от 5 до 75 лет. Представляется целесообразным вести несколько журналов приказов и распоряжений в зависимости от количества времени хранения регистрируемых документов. Основной документ – журнал регистрации приказов по личному составу, которых нужно иметь как минимум два с соответствующим хранением в течение периодов.

В книге, предназначенной для хранения на протяжении 75-ти лет, фиксируются:

  1. длительные служебные командировки внутри страны и за юридической территорией, преимущественно связанные с вредностью.
  2. приём, увольнение, совмещение должностей и кадровые перемещения;
  3. оплата труда, доплаты и премирование;
  4. прохождение аттестаций и переаттестаций, курсов повышения квалификационного уровня и переобучения;
  5. отпуска за вредные условия труда и время ухода за детьми;

В книге, хранящейся 5 лет, будет учитываться документация следующего характера:

  1. кратковременные служебные поездки, учитывая однодневные;
  2. дисциплинарные взыскания.
  3. ежегодные отпуска и отпуска, связанные с обучением;

Для фиксирования распоряжений по кадровому документообороту, касающихся не индивидуально работника, а предприятие полностью, предусмотрен журнал учёта приказов по основной деятельности, отражающем издание приказа, касающегося:

  1. сокращение численности.
  2. изменения правил, регулирующих внутренний распорядок;
  3. назначения работников на руководящие посты;
  4. утверждения обновления штатного расписания;

по основной деятельности не включает кадровые документы по административно-хозяйственной деятельности, поскольку первые подлежат хранению в течение 75 лет, а вторые – на протяжении 5 лет, для фиксации которых создаётся отдельная книга.

Ведение в удобной для предприятия форме не отменяет требования соблюдения правил, предусмотренных для подобной документации. Титульный лист обязан содержать информацию о дате начала внесения записей и окончания. Для ведения каждой книги назначается ответственный сотрудник, информация о котором размещается:

  1. на последнем листе;
  2. в конце каждой страницы при ведении в электронном виде.
  3. на титульной странице;

Книга принадлежит к документации строгой отчётности, предусматривающей обеспечение сохранности путём предотвращения извлечения или дополнительной вставки новых листов.

Страницы пронумеровываются, прошнуровываются и с обратной стороны скрепляются подписью руководителя и печатью организации, дающей возможность зарегистрировать журнал и осуществлять его дальнейшее ведение. Подтирки, подчистки и замазки специальными средствами категорически запрещены. В случае ошибочного внесения записи она подлежит корректировке путём зачёркивания одной чертой с внесением подписи работника, совершившего ошибку, и внесение правильной записи в ту же графу.

Сотрудник, ответственный за ведение, назначается ответственным за хранение.

Как часто необходимо вносить информацию и нужно ли вести журнал ежедневно? Соответствующая информация вносятся по мере формирования распоряжений, а соблюдение выполнения регламентируется внутренними документами, позволяющими проводить проверку в присутствии назначенного ответственного лица.

Скачайте

(24,5 KiB, 2 704 hits) (33,5 KiB, 1 631 hits) (36,5 KiB, 2 716 hits) (37,0 KiB, 3 114 hits)

Поскольку стандартного порядка внесения записей в книги нормативными актами не предусмотрено, как заполнять журнал в разрезе граф, решает каждая организация индивидуально. Примерный образец заполнения включает:

  • Вид распоряжения, в связи с причиной издания:
    • отпуска;
    • приём или увольнение;
    • внесение изменения в штатное расписание;
    • перевод на другую должность;
    • назначение совмещения.
  • перевод на другую должность;
  • Номер, присваиваемый в момент издания.

    Чтобы правильно вести нумерацию приказов без нумерологических сбоев, целесообразно разработать схему, состоящую из цифр и букв, понятную и наглядную для учёта.

  • внесение изменения в штатное расписание;
  • отпуска;
  • назначение совмещения.
  • Дата формирования, которой считается дата подписания руководителем.
  • приём или увольнение;
  • Название распорядительного документа.
  • Краткое содержание, находящееся в преамбуле.
  • Информация о сотруднике – виновнике составления.

Ведение ряда книг для регистрации кадровой документации упорядочивают документооборот, упрощают поиск конкретного информационного документа вне зависимости от количества регистрируемых распоряжений ежедневно и количества прошедших лет до момента запроса, включая 75-летний период. © 2020 zakon-dostupno.ru

    Похожие записи

Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии

13528 Формирование журнала регистрации приказов по личному составу происходит обычно тогда, когда предприятие имеет достаточно большой штат работников.

В таких случаях вся кадровая документация подлежит обязательному учету и контролю, для чего создаются отдельные обобщающие документы в виде журналов.

  1. Онлайн просмотр
  2. Проверено экспертом
  3. Бланк и образец
  4. Бесплатная загрузка

ФАЙЛЫ Личный состав любой организации – это все те люди, которые работают в ней на условиях трудового договора.

При этом не имеет значения, трудится ли человек на постоянной основе или его работа носит временный, срочный или сезонный характер. Таким образом, все приказы, выпущенные в отношении этих лиц, считаются приказами по личному составу.

Это могут быть приказы о

  1. трудоустройстве,
  2. переводе на другую должность и т.д.
  3. отпуске,
  4. дежурствах,
  5. дисциплинарном взыскании,
  6. материальном поощрении,
  7. сокращении,

На сегодняшний день список таких приказов является открытым, что подразумевает под собой то, что кадровая служба каждой организации вправе самостоятельно формировать их перечень.

При этом сведения обо всех этих распоряжениях должны заноситься в соответствующий журнал регистрации. Единственное исключение составляет руководящая «верхушка» фирмы – приказы о назначении директора и главного бухгалтера, а также иных работников, упомянутых в уставе, относятся к приказам об основной деятельности юридического лица.

А это значит, что их вносить в журнал регистрации приказов по личному составу не нужно. Значение журнала понять не сложно: он позволяет систематизировать данные о распоряжениях руководства предприятий в отношении подчиненных, а также оптимизировать работу с ними. Для того, чтобы сведения были полными, в журнале должны регистрироваться все без исключения приказы относительно кадрового состава предприятия в хронологическом порядке.

При необходимости журнал помогает быстро отыскать нужный приказ, а также, в случае возникновения сложных спорных ситуаций между работодателем и работником и доведения дела до инспекции по труду или суда, дает возможность подтвердить или опровергнуть правомерность тех или иных действий каждой из сторон трудовых взаимоотношений. Для того, чтобы документ выполнял свою функцию, в него вносится ряд определенных сведений, в том числе дата выпуска каждого приказа, коротко – суть, ФИО работника и т.д.

Кроме того, журнал должен иметь начальную дату его формирования и дату закрытия.

При этом организация имеет право самостоятельно решить, нужно ли вести отдельные журналы по каждому типу приказов или достаточно того, что все приказы будут вноситься в один журнал. Обычно обязанность по ведению журнала регистрации приказов возлагается на руководителя/специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или даже секретаря, т.е.

того работника, который отвечает за работу с документацией по личному составу предприятия.

В любом случае, это должен быть сотрудник, контролирующий кадровый документооборот, а также имеющий представление о том, как правильно вести подобного рода документы. Унифицированной единой формы журнала нет, поэтому работники компаний могут формировать его в произвольном виде или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон документа, по его образцу.
Унифицированной единой формы журнала нет, поэтому работники компаний могут формировать его в произвольном виде или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон документа, по его образцу.

При этом документ должен включать в себя ряд обязательных сведений.

К ним относятся:

  1. дата открытия журнала, дата его окончания;
  2. должность, фамилия-имя-отчество ответственного за его ведение сотрудника;
  3. срок хранения документа.
  4. наименование предприятия;

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, которую следует разделить на несколько столбцов. В них надо вписать:

  1. основание для выпуска распоряжения.
  2. ФИО и табельный номер работника, которого он касается;
  3. номер документа, его вид, содержание;
  4. порядковый номер приказа, дату его выпуска;

При необходимости таблицу можно дополнить и другой информацией, или, напротив, сократить. Как и содержание журнала, его оформление полностью отдано на откуп составителям.

Журнал допустимо формировать в простой рукописной или электронной форме. При этом, если журнал ведется на компьютере, дублировать его в распечатанном виде необязательно.

Ну а если руководство компании считает необходимым ведение документа в «живом» виде, то использовать для журнала можно как простые чистые листы бумаги, так и фирменные бланки предприятия. ВАЖНО! В приказе должно быть указано ответственное за ведение журнала регистрации приказов лицо.

Проштамповывать журнал необходимо только в том случае, если норма по визированию таких документов с помощью штемпельных изделий закреплена в локальных актах фирмы.

Обычно данные журналы достаточно внушительны по объему и имеют не один десяток страниц. В таких случаях все листы журнала необходимо пронумеровывать, скреплять между собой при помощи крепкой нити, прописывая с внешней стороны дату создания документа и проставляя подпись ответственного лица.

Как правило, журнал регистрации приказов по личному составу лежит в кадровом отделе компании в отдельном месте, куда нет доступа посторонним лицам. Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо внутренними нормативно-правовыми документами предприятия. После того, как журнал утрачивает свою актуальность, его полагается .

Как регистрировать кадровые документы. Журналы, которые должны быть у каждого работодателя

Существует три способа регистрации документов:

  1. более совершенный — с помощью картотеки;
  2. наиболее совершенный, удобный и быстрый — с помощью соответствующих компьютерных программ.
  3. простейший — в журналах;

Организация имеет возможность выбрать наиболее приемлемый для себя способ регистрации документов.

Регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов, т.к. в случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда может не признать.

Все регистрационные журналы (как и книги учета) должны быть защищены от изъятий и вложений: страницы должны быть пронумерованы ручкой (не карандашом), журнал должен быть прошит и опечатан, заверен подписью руководителя организациии и ответственного за его ведение лица.

Только в этом случае он может служить доказательством. Журналы и книги по учету кадров ведут для того, чтобы:

  1. организовать учет кадров и их движения (прием на работу, перевод, отпуск, увольнение);
  2. наладить учет документов, которые выдаются работникам под расписку и не хранятся в организации (удостоверения, справки);
  3. регистрировать документы и присваивать им порядковые номера;
  4. облегчить в дальнейшем поиск нужных документов.
  1. Журнал регистрации трудовых договоров.

Кадровики, кроме того, иногда ведут отдельно журналы регистрации принятых и уволенных работников, каждый год начиная новую нумерацию, что позволяет быстро получить сведения о том, сколько работников было принято, уволено за год, сколько уволилось из принятых в текущем году.

  1. Журнал регистрации личных карточек.
  2. Журналы регистрации приказов (распоряжений).
  3. Журнал регистрации личных дел работников (если они ведутся в организации).

Их количество определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота.

Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном либо в нескольких журналах (вплоть до регистрации в отдельном журнале каждого вида приказов).

Поскольку приказы (распоряжения) по личному составу подразделяются по срокам хранения на два массива — «75 лет ЭПК» и «5 лет», кадровые службы должны формировать эти документы в разные дела и вести их регистрацию раздельно.

При регистрации приказов (распоряжений) по личному составу со сроком хранения «75 лет ЭПК» (прием, перевод, увольнение и др.) им присваиваются порядковые номера с добавлением буквенных обозначений «к» или «л/с», например: «приказ № 1-к» или «№ 5-л/с». Приказы (распоряжения) со сроком хранения «5 лет» (очередные и учебные отпуска, взыскания и др.) имеют регистрационные номера с другой буквой, например «о»: «приказ № 1-о». Внутри каждого дела приказы (распоряжения) располагаются по номерам и датам издания.

При большом объеме документов в деле (свыше 250 листов) дела с приказами (распоряжениями) разбиваются на тома (том 1, том 2) и т.д. с указанием на обложке каждого тома номеров и крайних дат включенных в него приказов (распоряжений).

  1. Журнал регистрации актов (об отказах от ознакомления с документами, прогулах, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.п.).

На факультативной основе ведутся журналы регистрации заявлений работников, докладных и объяснительных записок, связанных с кадровой работой. Такие журналы облегчают процесс урегулирования споров и разногласий.

Книги учета необходимы для того, чтобы фиксировать:

  1. сверхурочные работы;
  2. использованные и неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска;
  3. предоставленные работникам отгулы и т.д.

В любом из этих регистрационных журналов или книг рекомендуется дополнять возрастающий в течение года порядковый номер документа буквенным индексом.

Во многих случаях Трудовой кодекс требует, чтобы работники были предупреждены о наступлении определенных событий не позднее указанного в нем срока. Поэтому рекомендуется вести картотеку предупреждений (бумажную или электронную) о следующих событиях:

  1. об окончании срока испытания. Согласно ст. 71 ТК РФ увольнение работников, не выдержавших испытания, возможно только в случае, если они были об этом предупреждены в письменной форме с указанием причин не менее чем за три дня;
  2. об истечении срока трудового договора. В соответствии со ст. 79 ТК РФ работодателю необходимо предупредить работника об истечении срока трудового договора в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения;
  3. о ежегодных оплачиваемых отпусках. Согласно ст. 123 ТК РФ работник должен быть извещен о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала. Для этого издается приказ о предоставлении ежегодного отпуска, а подпись работника об ознакомлении с ним и будет являться предупреждением.

Помимо этого, кадровик может сделать себе «напоминалочки» о любых других событиях (днях рождения работников, юбилейных датах и т.п.). Организация сама решает, какие журналы ей необходимо вести, исходя из своих особенностей и потребностей.

Прежде чем приступить к изготовлению обложки, нужно решить, как будут расположены страницы журнала — вертикально или горизонтально.

Вертикальное расположение подходит для журналов с небольшим количеством граф, а горизонтальное расположение используется, если на странице журнала требуется отразить много разных сведений.

Так, у Журнала учета больничных листов может быть вертикальное (книжное) расположение страниц, поскольку в нем требуется отразить лишь сведения о работнике, номер больничного листа, его срок и название лечебного учреждения. А Журнал регистрации переводов работников лучше сделать в виде альбома, потому что в нем на одной странице нужно зафиксировать прежнее и новое места работы работника, старое и новое наименования его должности.

Для обложки лучше использовать плотную бумагу формата А4. На ней с помощью компьютера, печатной машинки или вручную пишут название организации, слово «журнал» или «книга» и наименование журнала (книги), ниже выделяют две строки для даты начала и даты окончания журнала (книги).

Можно создать унифицированную форму и по ней делать обложки для всех журналов.

Форма может быть, например, такой: Далее необходимо разделить журнал на графы (лучше разграфить сразу все страницы).

Чтобы защитить документ от изъятий и вложений, все страницы журнала нумеруют, журнал прошнуровывают и скрепляют печатью. Журнал заверяется подписью руководителя кадровой службы, заместителя генерального директора по работе с персоналом или генерального директора.

Внимание! Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них заверяет только руководитель организации.

В журнале должно быть указано лицо, ответственное за ведение журнала, и должна стоять его подпись. Подпись можно поместить на обложке (лицевой или оборотной стороне), или на последней странице журнала, или на каждой его странице. Если при заполнении журнала была допущена ошибка, исправление в него можно внести одним из следующих способов: 1.

Неверная запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а ниже, в той же графе, делается правильная запись. В графу «Примечания» (если эта графа есть в журнале) вносится запись: «Исправлено в графе такой-то», а ниже ставится подпись с расшифровкой и дата по следующему образцу: 2.

Если в журнале нет графы «Примечания», можно воспользоваться порядком, который применяется для исправления неверно внесенных записей в трудовую книжку. В той же графе, где допущена ошибка, ничего не зачеркивается, ниже неверной записи пишется: «Запись за номером таким-то недействительна» и делается правильная запись.

Пока в учетном журнале не заполнены все страницы, он хранится у того работника, который его ведет. Когда все страницы журнала будут заполнены, на обложке ставится дата окончания и журнал сдается в архив организации. : Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера».

Все для бухгалтера.

  1. © 2001–2020, Клерк.Ру.

18+

Журнал регистрации приказов работодателя

Правильная организация труда невозможна без ведения такого реестра, как журнал регистрации приказов работодателя. Ведь быстрый поиск нужных документов, в том числе при проверках по , , и т.п., позволят защитить интересы организации. Проверяющих бизнес в нашей стране много.

Поэтому журнал регистрации станет способом эффективного доступа к документам в сфере труда.Помимо реестра приказов по личному составу (о работниках), организация может разработать журнал приказов по основной деятельности организации. Поэтому для удобства мы разместим примеры указанных журналов.Скачать образец:

Регистрация приказа предполагает наличие определенного реестра, присвоение регистрационного номера и внесение этого номера в определенную форма. Собственно форма, которая содержит номер и дату приказа, и есть журнал.Строгой формы журнала, как по личному составу, так и по основной деятельности, закон не устанавливает.

Каждый работодатель вправе разработать и утвердить свою форму. При этом журнал можно вести в бумажном виде, а можно в электронном. Если работодатель закрепит в локальных актах, например, , необходимость распечатать журнал, то его придется изготовить в бумажном виде, пронумеровать и сшить.

Обычно такие обязанности возлагаются на отдел кадров.Таким образом, правильная организация управления в организации, по нашему мнению, предполагает наличие журнала приказов работодателя.Стандартная форма журнала включает следующие графы:

  1. сведения об ознакомлении
  2. информация об исполнении
  3. дата издания приказа
  4. порядковый номер записи
  5. срок исполнения
  6. номер
  7. ответственный за исполнение
  8. Ф.И.О. (должность) подписанта
  9. наименование заголовка (краткое содержание)

Журнал приказов по личному составу может быть изготовлен в усеченном формате.

В нем ответственный сотрудник отражает сведения , , , на обучение и т.п.Как уже сказано выше, это примерная форма.

Работодатель вправе сам разработать удобный ему реестр.Сколько нужно хранить журнал приказов работодателя? В государственных органах установлен срок – постоянно.

И многим работодателям рекомендуем поступать аналогично.

Тогда в случае работников или поступления запросов журнал регистрации приказов работодателя может стать соблюдения трудовых и иных прав.

Журналы

Очистить Журнал – это книга для фиксации сведений и документов, ведения учета. Является ключевым элементом в ведении документооборота.

Существует много видов журналов. Их перечень зависит от специфики работы компании.

Каждая фирма обязана вести некий перечень журналов.

Этот документ требуется для фиксации разных аспектов деятельности организации. Он предъявляется представителям госорганов в ходе проверки. А потому журналы требуется вести на основании регламента.

В обратном случае возникнут нарекания со стороны проверяющих.

Перечень журналов определяется типом компании, сферой ее работы.

Но есть и форма документа, которая должна быть в любой организации. Это журнал, в котором учитывается движение трудовых книжек.

Если такого документа в документообороте компании нет, ее ждут штрафы. В частности, штраф в размере 5 000 рублей накладывается трудовой инспекцией. Если книжки не учитываются, специалисты могут сами направить жалобу в соответствующие органы.

Как правило, в организации ведутся эти формы журналов:

  1. Журнал входящей и исходящей документации. В нем могут фиксироваться, к примеру, заявления от сотрудников.
  2. Журнал учета трудового времени. Отражает время, которое было фактически отработано трудящимися. Этот документ может помочь при конфликтах с работниками, касающимися начисления ЗП.
  3. Журнал трудовых соглашений. В этом документе отражаются трудовые договоры, которые компания оформила с сотрудником. Требуется он для того, чтобы упорядочить соглашения. Как правило, он запрашивается в ходе проверки.
  4. Журнал приказов. В нем отражаются приказы, которые были оформлены компанией. На основании приказов начисляется ЗП, рассчитываются отпускные/премии. А потому это важный документ, который нуждается в учете.
  5. Журнал учета больничных. Необходим для регистрации больничных листов. В нем также отражается время, на протяжении которого сотрудник фактически отсутствовал на рабочем месте.
  6. , касающиеся экономики компании. К примеру, это кассовая книга, журнал кассира. Последний необходим тогда, когда фирма ведет расчеты через кассовый аппарат.
  7. Журнал бланков отчетности. Бланки используются в том случае, если компания не использует кассу.
  8. Журнал учета командировочных. Этот документ необходим компаниям, сотрудники которых ведут разъездную работу. То есть, журнал нужен, если работники постоянно ездят в командировку. Документ помогает управлять периодичностью поездок, исполнением обязательств.

Очевидно, что крупная компания будет вести несколько журналов.

И они также должны учитываться в журнале. Ведение рассматриваемых документов упрощает управление деятельностью компании. пригодятся при различных спорах с сотрудниками и госорганами.

Перечень необходимых журналов определяется сферой деятельности организации.

В субъектах общественного питания обычно ведется бракеражный журнал. В нем фиксируются сведения о качестве выпускаемых товаров.

Бракераж – это дегустация, в процессе которой устанавливается вкус продукции, проверяется ее внешний вид.

На предприятиях питания формируется комиссия, ответственная за бракераж. В нее входят эти специалисты: директор, заведующий, медработник, старший правил. Эти сотрудники занимаются дегустацией блюд.

Результаты дегустации фиксируются в бракеражном журнале. В нем отражается запах, консистенция блюда, его особенности. Кроме того, на предприятии должен быть санитарный журнал.

Предприятия, деятельность которых связана с вредными выбросами, должны вести журналы по экологии. Они будут считаться первичными журналами.

К ним относятся эти журналы:

  1. Учета потребления воды и ее отведения.
  2. Книга движения отходов.
  3. Учета выбросов в атмосферу.

Ведение экологических журналов строго регламентируется Росприроднадзором. Если документация будет вестись неправильно, на предприятие накладывается штраф. Любое предприятие должно следить за безопасностью.

В частности, за пожарной безопасностью.

То есть, придется завести журнал пожарной безопасности. Но у этого документа нет единой формы.

Он также подразделяется на виды:

  1. Журнал о проблемах в системе автоматической защиты. Здесь отражаются обнаруженные неполадки.
  2. Журнал регистрации. Нужен для целей документооборота.
  3. Журнал учета огнетушителей. В нем фиксируется состояние огнетушителей, находящихся на предприятии. Состояние их должно проверяться раз в 6 месяцев.
  4. Журнал по электрической безопасности. В них заносятся, в том числе, сведения о проверках электроинструмента.
  5. Журнал инструктажа. Предприятие обязано проводить инструктаж по пожарной безопасности. И эти мероприятия должны учитываться. В журнале фиксируются сотрудники, которые прошли инструктаж.

Обязательная бумага – журнал по охране труда.

Особенности оформления зависят от вида журнала.

Первый шаг к заведению документа – регистрация журналов или в госоргане, или на самом предприятии. Следующие виды бумаг должны оформляться в полном соответствии с образцами:

  1. воинского учета.
  2. Журнал по командировкам.
  3. Журнал для фиксации движения трудовых книжек.

Большая часть других документов не имеет установленной формы.

То есть, руководитель предприятия может сам определять вид документа.

Однако, в любом случае, в журнале должны быть обязательные положения: номер, дата регистрации, сжатое содержание и так далее. К документам предъявляются эти требования:

  1. Должна присутствовать нумерация листов.
  2. В завершении должно стоять указание на то, что документ прошит и пронумерован.
  3. Журнал прошивается.

Документ обязательно заверяется подписью руководителя и печатью компании. К СВЕДЕНИЮ! должны храниться в компании на протяжении 75 лет.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+